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Notes de frais pour collaborateur

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Bonjour,

Nous sommes une association et avons des remboursements de frais notamment pour des bénévoles sans accès à Pennylane. Ils ne peuvent donc pas saisir leurs NDF dans le module dédié.

Ce sont donc des collaborateurs qui saisissent la NDF pour le bénévole X ou Y. On peut sélectionner en compte fournisseur le bénévole évoqué, cependant lorsqu’on souhaite rembourser cette NDF via le compte pro, c’est le collaborateur ayant saisi la NDF qui s’affiche en remboursement et non pas la personne ayant fait la dépense.

Comment est-il possible d’utiliser le module note de frais pour les personnes à rembourser qui ne possèdent pas d’accès Pennylane ?

Question subsidiaire: La fiche solution suivante précise que le montant à rembourser est affecté automatiquement en 467 or chez nous, ça apparait en 455, comment est-il possible de modifier ce paramétrage ?

https://help.pennylane.com/fr/articles/80096-impacts-comptables-d-une-note-de-frais

Merci,

Bonne journée.

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Meilleure réponse par Clément R. 8 December 2023, 14:50

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6 commentaires

Stefan ENGLER
Niveau d'utilisateur 7
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Bonjour @Christophe ROUE ,

votre dernier point et plus facile à résoudre. Le compte de remboursement est défini dans les données du collaborateur/utilisateur ici :

Voir  l’aide à ce sujet ici :

https://help.pennylane.com/fr/articles/80096-impacts-comptables-d-une-note-de-frais

 

Bon il faut être administrateur de votre compte. C’est probablement que votre expert-comptable qui peut faire ce paramétrage.

 

 

A très bientôt Stefan
Stefan ENGLER
Niveau d'utilisateur 7
Badge +9

Pour l’autre point une solution de contournement serait de créer les utilisateurs quand même avec des adresses mails factices , mais ne pas en informer les bénévoles. De ce fait ils ne vont pas aller voir sur Pennylane. 

Par contre vous pouvez très bien renseigner les bons coordonnées bancaires et le virement va se faire. C’est juste que les mails de PL vont à l’adresse factice - haha !

😉😉😉

A très bientôt Stefan
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Pour l’autre point une solution de contournement serait de créer les utilisateurs quand même avec des adresses mails factices , mais ne pas en informer les bénévoles. De ce fait ils ne vont pas aller voir sur Pennylane. 

Par contre vous pouvez très bien renseigner les bons coordonnées bancaires et le virement va se faire. C’est juste que les mails de PL vont à l’adresse factice - haha !

😉😉😉

Merci pour votre retour, je pense qu’il sera plus simple de les traiter directement comme des factures plutôt que de passer via le module note de frais dans notre cas.

Clément R.
Niveau d'utilisateur 4

Bonjour,

Sur notre association, les bénévoles sont considérés comme des fournisseurs. De ce fait, illes réalisent un NDF en dehors de PL sur un tableur, l’édite en PDF et fusionne leurs factures justificatives au sein du même PDF.

Ce PDF est ensuite importé en Achat > Facture d’achat, affecter au fournisseur “NDF NOM Prénom”. Les coordonnées bancaires sont les bonnes et le paiement passe en lot en même temps que les autres fournisseurs.

Bonne journée. Clément

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Bonjour,

Sur notre association, les bénévoles sont considérés comme des fournisseurs. De ce fait, illes réalisent un NDF en dehors de PL sur un tableur, l’édite en PDF et fusionne leurs factures justificatives au sein du même PDF.

Ce PDF est ensuite importé en Achat > Facture d’achat, affecter au fournisseur “NDF NOM Prénom”. Les coordonnées bancaires sont les bonnes et le paiement passe en lot en même temps que les autres fournisseurs.

Bonne journée. Clément

Merci Clément, nos réponses se sont croisés. Nous passons également par des NDF PDF avec les justificatifs liés. J’essayais de les faire passer via le module NDF mais je pense que la meilleure solution dans notre cas de figure est effectivement de les traiter directement comme des factures.

Merci,

Bonne journée.

Clément R.
Niveau d'utilisateur 4

Je vous invite, dans le cadre de votre demande, à soutenir mes propositions à destination des associations :

Et à partager celles que vous souhaitez ajouter.

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