Avec la transformation numérique, les cabinets comptables peuvent grandement bénéficier de l'automatisation pour optimiser leur efficacité. En adoptant des solutions modernes comme Pennylane, vous libérez du temps pour explorer de nouvelles missions à forte valeur ajoutée. Découvrez comment transformer votre cabinet avec des cas concrets.

Naviguez au travers de cet article avec ce sommaire :

1. Le choix stratégique de votre logiciel comptable

La transformation digitale de votre cabinet commence par le choix d'un logiciel adapté aux enjeux actuels. Dans un contexte où l'efficacité et la réactivité sont essentielles, opter pour une solution cloud représente un avantage stratégique majeur.

Pourquoi choisir une solution cloud ?

Une solution cloud comme Pennylane vous permet de vous connecter en temps réel aux outils utilisés par vos clients. Cette interconnexion facilite considérablement la récupération des données et permet d'automatiser de nombreuses tâches chronophages.

Préparer l'avenir avec la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique approche à grands pas. Choisir dès maintenant un logiciel compatible vous permettra :

• d'aborder sereinement cette transition,
• de fournir des données en temps réel à vos clients,
• de proposer de nouvelles missions à forte valeur ajoutée,
• d'intégrer naturellement des services comme la gestion des règlements fournisseurs.

Pennylane est une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : tout est déjà prêt, ni vous ni vos clients n’avez donc plus à vous soucier d’avoir un outil adapté !

2. L'intelligence artificielle au service de la comptabilité

Saviez-vous qu'aujourd'hui, environ 60% du temps d'un collaborateur est consacré à la tenue comptable ? L'intelligence artificielle permet de réduire significativement ce temps pour le réinvestir dans des missions plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Une révolution dans le traitement des données

Avec l'IA intégrée à Pennylane, le traitement des factures devient largement automatisé peu importe le format des factures entrantes :

• reconnaissance automatique des données,
• catégorisation intelligente des opérations,
• mise à jour en temps réel de la comptabilité,
• réduction significative des erreurs humaines de saisie.

Cette automatisation libère du temps précieux que vous pouvez consacrer au conseil et à l'accompagnement de vos clients.

Pour automatiser votre saisie, lisez notre article sur le forum : Maximisez l'automatisation de vos dossiers avec l'IA et prolonger le sujet grâce à notre livre blanc : tout comprendre sur l’IA pour votre cabinet.

La gestion de la paie automatisée vers une gestion RH complète

La digitalisation des processus RH est devenue incontournable pour gagner en efficacité. Pennylane s'intègre nativement avec des solutions de paie modernes comme Silae et Payfit, offrant une synchronisation automatique des écritures dès la génération de la paie. Cette automatisation présente plusieurs avantages :

• réduction du temps de traitement,
• sécurisation du transfert de données,
• fiabilité accrue des informations.

Pour aller plus loin, envisagez d'accompagner vos clients vers une solution SIRH complète (Lucca, Popay, MySilae…) qui simplifiera :

• la gestion des congés,
• l'envoi des bulletins,
• la transmission des variables de paie.

La révision repensée

La révision des comptes est une étape cruciale qui mobilise traditionnellement beaucoup de ressources humaines. Par exemple, avant la clôture comptable, il est typique pour les collaborateurs de passer en revue la balance pour repérer toute erreur comptable ou problème potentiel. Avec Pennylane, cette étape devient plus intelligente et efficace grâce à des outils de révision avancés :

Des outils de révision intelligents :

• Création de modèles de guide de révision personnalisables
• Bibliothèque de diligences accessible à l'échelle du cabinet
• Paramétrage de seuils de signification adaptés à chaque dossier
• Intégration de documents de travail (PDF, Excel)

Cette approche structurée permet de concentrer vos efforts sur les éléments vraiment significatifs.

Tout sur la révision sur Pennylane dans notre centre d’aide : La révision sur Pennylane.

Une gestion des cut-off simplifiée

Pour les achats et ventes :

• enregistrement automatisé des CCA/PCA et FNP/FAE directement depuis la saisie de la facture
• génération en masse des écritures de cut-off

Pour les immobilisations :

• import simplifié des données historiques
• liaison automatique entre factures et immobilisations
• calcul automatique des dotations
• contrôle de cohérence intégré

Pour les emprunts et crédits-bails :

• création assistée des échéanciers
• comptabilisation automatique des écritures

Cette approche structurée et automatisée vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines, et de vous concentrer sur l'essentiel, tout en assurant une gestion comptable précise et fiable.

Tout sur les cut-offs sur Pennylane dans notre centre d’aide : Les écritures d’inventaire.

3. Une gestion interne augmentée

Pour optimiser la rentabilité de votre structure et éviter de perdre du temps sur des tâches administratives, un bon outil de gestion interne est également nécessaire.

Pennylane ne se limite pas à la production comptable mais vous accompagne aussi dans toute la gestion interne de votre cabinet. Du commercial à l'analyse de rentabilité, tout est centralisé dans votre espace cabinet :

• création des lettres de mission,
• suivi des temps par collaborateur et par dossier,
• outil complet de facturation et notamment automatisation de la facturation récurrente des honoraires,
• pilotage du portefeuille clients et des prospects,
• analyse de la rentabilité et suivi des boni/mali,
• gestion des budgets et des activités.

Cette approche intégrée vous offre une vision à 360° de votre activité et vous permet de vous concentrer sur le développement de votre cabinet.

Pour mettre en place la gestion interne dans votre cabinet, lisez notre section dédiée dans le centre d’aide : Faites votre gestion interne sur Pennylane.

4. Modernisation de la relation client et de la gestion des paiements

“Full service” des comptes clients

L’automatisation transforme la manière dont les cabinets comptables interagissent avec leurs clients, en enrichissant significativement les services proposés. Grâce à Pennylane, vous pouvez désormais offrir des missions "full service" qui incluent :

• Gestion des comptes clients : préparation et suivi des devis, facturation automatisée, et suivi des encaissements pour assurer une gestion fluide.
• Relances et recouvrement : Gérez efficacement les relances grâce au menu Ventes complet de Pennylane. Aussi, préparez-vous à intégrer des solutions de recouvrement comme GCollect, Justice, Legalcity, MyDSO ou Rubypayeur qui se connectent à Pennylane pour importer directement les factures impayées et lancer des procédures de recouvrement.

“Full service” des comptes fournisseurs

En tant qu'expert-comptable, vous avez également la possibilité de gérer le cycle achat complet pour vos clients, ce qui inclut la réception des factures, la préparation des règlements, et l'émission des paiements. Pennylane propose des fonctionnalités robustes pour faciliter cette gestion :

• Réception et validation des factures : bénéficiez de workflows d'approbation personnalisables pour sécuriser le processus et automatiser l'enregistrement des factures.
• Préparation et exécution des règlements : préparez et lancez les paiements de manière sécurisée.

Cette approche intégrée vous permet d'offrir à vos clients des services de haute qualité, tout en optimisant vos processus internes pour gagner du temps et réduire les erreurs.

Pour proposer des services de gestion des achats, explorez notre centre d’aide : Gérer les paiements fournisseurs sur Pennylane.

La gestion des notes de frais digitalisée

Fini le temps des notes de frais sur Excel et des justificatifs égarés. Pennylane propose une approche moderne où chaque collaborateur dispose de son espace personnel :

• une adresse e-mail dédiée pour l'envoi des justificatifs,
• un traitement automatisé des factures,
• une interface intuitive de validation,
• la génération automatique des écritures comptables.

Cette digitalisation simplifie considérablement les processus pour vos clients comme pour vos équipes.

Pour en savoir plus, lisez notre section dédiée du centre d’aide : Gestion d’équipe.

La gestion bancaire optimisée

- Une connexion bancaire intelligente

La récupération des données bancaires est cruciale mais chronophage si l’outil n’est pas adapté. Pennylane propose une solution robuste, notamment via le protocole EBICS qui permet :

• une synchronisation quotidienne fiable,
• la disparition de la saisie manuelle,
• des données fiables, sécurisées et complètes.

- Le rapprochement transactions et factures simplifié

L'intelligence artificielle de Pennylane facilite le rapprochement des factures avec leur transaction :

• identification automatique des transactions récurrentes,
• suggestions de rapprochement basées sur l'historique,
• interface collaborative avec votre client pour le rapprochement.

5. Les outils de pilotage financier

Prévisions de trésorerie

Les prévisions de trésorerie, analyses de coûts et de performance sont encore trop souvent produites manuellement dans une feuille de calcul Excel par vos clients. Pennylane s'interface avec des solutions spécialisées comme Forekasts, Finthesis, PREVI’START ou Power BI pour offrir :

• des indicateurs flashs,
• des prévisions de trésorerie automatisées,
• une vision claire des entrées et sorties futures,
• des scénarios de simulation,
• des tableaux de bord personnalisables.

Aussi, aidez vos clients dans leurs décisions opérationnelles avec des outils comme Fincome ou Trezy par exemple, ou proposez-leur de réduire leurs coûts grâce à des outils comme Novo par exemple.

Reporting financier

Directement dans Pennylane, transformez vos données comptables en observations stratégiques avec :

• des KPIs personnalisables,
• des tableaux de bord dynamiques,
• des comparatifs période/budget,
• des exports automatisés.

Ou faites parler la donnée à travers d’autres outils intégrés à Pennylane comme Looker, Metabase, Tableau, EMAsphère ou Toucan Toco.

Transformez ce service à la base chronophage en produit récurrent à forte valeur ajoutée.

Le conseil juridique

Aidez vos clients dans leurs formalités juridiques annuelles grâce à notre intégration avec Juriactes par exemple; ou téléchargez le fichier EDI de la liasse depuis Pennylane vers d’autres outils comme Polyacte ou AlexLegal.

Aussi, accompagnez vos clients dans leurs éventuelles demandes de financement en connectant directement votre portefeuille Pennylane à MAPI et en détectant à quelles aides il peuvent prétendre.

6. L'accompagnement conseil : une nouvelle approche pour votre cabinet

Démocratiser le conseil au sein de votre cabinet

Traditionnellement réservé aux associés et chefs de mission, le conseil peut aujourd'hui être démocratisé grâce à l'automatisation des tâches comptables. Cette évolution représente une opportunité majeure pour votre cabinet, mais nécessite un accompagnement structuré.

Un changement de paradigme nécessaire

La transformation vers un cabinet conseil implique :

• un changement de posture de vos collaborateurs,
• une nouvelle façon de valoriser vos services,
• une vulgarisation des offres auprès de vos clients,
• une approche proactive plutôt que réactive.

Accompagner la transformation

Structurez cette évolution de deux façons :

- En interne

• formation de vos équipes à la détection d'opportunités (Pennylane vous aide dans le coaching de vos équipes),
• création de processus standardisés pour s’assurer que vos équipes sont alignées avec votre nouvelle façon de fonctionner,
• mise en place d'indicateurs de performance,
• développement d'une culture du conseil.

- Avec des outils dédiés

• futur centre d'opportunités Pennylane pour identifier les missions potentielles,
• GetBob pour détecter des opportunités de missions par exemple en intégrant simplement un FEC.

En mettant toutes ces pratiques en place selon cette nouvelle approche, vous diversifiez vos revenus, instaurez une meilleure répartition de la charge de travail ainsi que la montée en compétence de vos collaborateurs, tout en renforçant votre relation client. Et vous, qu’avez-vous mis en place pour transformer votre cabinet ? N’hésitez pas à partager vos expériences en commentaire.