Changer de logiciel comptable est un véritable défi pour un cabinet d'expertise-comptable.
Dans un contexte de mutations technologiques et réglementaires, ce changement, souvent nécessaire pour améliorer les performances, peut engendrer des complications techniques, organisationnelles et humaines.
Sauf que le travail ne s’arrête pas là. Alors, comment gérer la phase qui suit la migration afin d’en assurer le succès à long terme ?
Voici des astuces pour vous accompagner tout au long de ce processus.
Faire face à la résistance au changement
Ça y est, votre migration est terminée mais il y a encore des collaborateurs réfractaires et des clients sceptiques. Pour faire face à cette résistance au changement, des actions peuvent être mises en place.
Comprendre les raisons du changement
Pourquoi avoir changé ? La migration doit répondre à des besoins précis : gain de productivité, connectivité, meilleure collaboration client, sécurité renforcée, intelligence artificielle, facture électronique…
Ces motivations doivent être claires pour tous, et doivent bénéficier à la fois au cabinet, à ses collaborateurs et à ses clients.
Une compréhension commune des raisons du changement crée une base solide pour une transition réussie.
Impliquer les équipes
Une bonne communication est la clé d’une post-migration réussie. Informez et impliquez vos collaborateurs dès le début. Pour cela, plusieurs éléments peuvent être mis en place :
- Expliquez les raisons du changement
: soyez transparent sur les raisons du changement. Partagez les bénéfices attendus et comment ils impacteront positivement le travail de chacun. - Demandez leur avis
️ : demandez l’avis de vos collaborateurs sur les dossiers à migrer, l’approche à adopter vis-à-vis des clients ou les nouvelles procédures à mettre en place. Cette approche participative réduit les résistances et montre que chaque opinion compte. - Répondez aux objections
: Écoutez les préoccupations et répondez-y de manière constructive en planifiant des créneaux dédiés avec chaque personne. Comprendre et adresser les craintes aide à désamorcer les résistances. - Impliquez tout le monde
: attribuez des tâches spécifiques à chacun. Impliquez les collaborateurs dans le processus les rend plus engagés et responsables. - Ambassadeurs
️ : désignez des ambassadeurs parmi vos équipes, y compris la direction. Ces ambassadeurs joueront un rôle clé en étant référent technique, en motivant et en soutenant les autres collaborateurs dans leur prise en main de la plateforme.
Fixer des objectifs
Définissez des objectifs clairs.
Ils peuvent être collectifs et personnels, et doivent être SMART, c’est-à-dire : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.
Voici quelques exemples d’objectifs :
- Passer et réussir la certification Pennylane Interface Comptabilité au bout de 3 mois d’utilisation active.
- Avoir déclaré 100% des TVA sur Pennylane dans les 30 prochains jours.
- Augmenter la satisfaction collaborateur de 10% à la fin de la période fiscale.
- Réduire le temps de saisie de 2h par dossier d’ici 3 mois.
Chacun de ces objectifs pourra ainsi être mesuré et suivi à l’aide de KPI.
Continuer à se former et s'adapter 
Continuer à apprendre
Une fois la migration terminée, il est crucial de poursuivre l'apprentissage et l'adaptation au nouvel outil.
🫶 Pennylane propose de nombreuses ressources pour continuer à prendre en main l’outil :
- Les Formations (en ligne ou en présentiel) : des formations pédagogiques par des experts Pennylane à l’endroit et au moment qui vous conviennent.
- Pennylane Academy : des formations en ligne interactives pour prendre en main l’outil en autonomie.**
- Le Centre d’Aide : des articles pas-à-pas pour répondre à toutes vos questions techniques.
- Le Forum Pennylane : Une communauté d’entraide et des astuces métier exclusives
Encouragez vos équipes à utiliser régulièrement ces ressources pour rester à jour et optimiser leur utilisation de l'outil.
Gestion des connaissances
Le Knowledge Management est essentiel pour intégrer les nouvelles améliorations et pour l’accueil de nouveaux collaborateurs.
Grâce au partage de connaissances, encouragez les collaborateurs à partager leurs expériences et astuces via des ateliers, des groupes de discussion ou des plateformes de collaboration internes.
Pour chaque nouveau collaborateur, organisez un planning de formation sur une semaine dès son arrivée.
Par exemple : jour 1, suivre le cours Découvrir Pennylane puis Reprendre un dossier et session de questions/réponses avec un ambassadeur dédié.
Veille sur les nouveautés
Il est également essentiel de rester à jour avec les dernières fonctionnalités et améliorations de votre outil. Cette veille active vous permet d'optimiser continuellement votre utilisation du logiciel et de bénéficier pleinement des innovations les plus récentes.
Sur le Forum Pennylane, vous retrouvez une page dédiée à l’actualité du produit ainsi que des évènements ponctuels en ligne les Forum en Live.
Désignez un responsable chargé d'assurer une veille continue sur ces mises à jour. Cette personne pourra tester les nouvelles fonctionnalités et former le reste de l'équipe en conséquence.
Encouragez l'entraide et le partage de connaissances entre vos collaborateurs : les plus expérimentés peuvent aider les autres à résoudre des problèmes et à comprendre les nouvelles fonctionnalités, et cela créera une émulation au sein du cabinet.
Enfin, mettez en place un support continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes qui peuvent survenir après la formation initiale.
Notre équipe support Pennylane est là pour vous aider dès que vous avez une question.
Suivi du changement 
Suivre les objectifs et les résultats
Mesurez les résultats obtenus pendant et après la migration grâce aux indicateurs clés de performance (KPI). Ces indicateurs clés de performance permettront d’évaluer l’impact de cette migration et, si nécessaire, d’appliquer des actions correctrices.
- Données tangibles
: utilisez des KPI pour mesurer les progrès, tels que la productivité, la satisfaction des clients et l’efficacité opérationnelle.
Par exemple, voici les KPI à mesurer à partir des objectifs fixés :
- Avoir déclaré 100% des TVA sur Pennylane dans les 30 prochains jours. → Nbr de TVA déclarée
- Augmenter la satisfaction collaborateur de 10% à la fin de la période fiscale → eNPS (Employee Net Promoter Score)
- Réduire le temps de saisie de 2h par dossier d’ici 3 mois → Temps de saisie / dossier, utiliser le module de saisie des temps si besoin. </aside>
- Actions correctives
: Si nécessaire, mettez en place des actions correctives. Si certains objectifs ne sont pas atteints, identifiez les causes et apportez les ajustements nécessaires pour améliorer les résultats.
La migration d'un logiciel comptable à un autre est une étape délicate mais essentielle pour rester compétitif et efficace.
En accordant une importance particulière à cette période post-migration, vous pouvez transformer ce défi en une opportunité de croissance et d’amélioration pour votre cabinet. 