Changer d'expert-comptable sur un dossier

Bonjour @Sophie ,

si vous demandez la lettre de mission vous êtes dans une logique “déontologique”. Nos clients sont des personnes impliquées. Je trouve il serait beaucoup plus astucieux de demander l’accord au client non ? Après tout ce sont ses données qui seront transférées.

Dans mon cas, mon nouveau client a donné accès à son cabinet comptable, mais ce cabinet n’a jamais donné suite et n’a pas utilisé PL. Du coup mon client voudrais retirer l’autorisation à l’ancien cabinet et le donner au nouveau cabinet. C’est ce workflow qu’il faut reproduire dans votre logiciel.

Je ne suis pas dons une logique de transfert de dossiers suite à un rachat de clientèle etc.

Bonjour,

je vois que ma question qui date de plus d’un an a quand même 268 vues - ce sujet semble intéressant.

Ceci dit, je dois confirmer aujourd’hui que Finalement le processus de Pennylane pour transférer les dossiers d’un cabinet à un autre n’est pas très bien pensé. Il y a en effet quand même une période ou les deux cabinets doivent pouvoir travailler ensemble sur les données. Un cabinet travaille encore sur n-1 tandis que l’autre cabinet commence déjà sur l’année n.

Avez-vous une solution dans une telle situation ?

Stefan ENGLER a écrit:

Bonjour @Sophie ,

si vous demandez la lettre de mission vous êtes dans une logique “déontologique”. Nos clients sont des personnes impliquées. Je trouve il serait beaucoup plus astucieux de demander l’accord au client non ? Après tout ce sont ses données qui seront transférées.

Dans mon cas, mon nouveau client a donné accès à son cabinet comptable, mais ce cabinet n’a jamais donné suite et n’a pas utilisé PL. Du coup mon client voudrais retirer l’autorisation à l’ancien cabinet et le donner au nouveau cabinet. C’est ce workflow qu’il faut reproduire dans votre logiciel.

Je ne suis pas dons une logique de transfert de dossiers suite à un rachat de clientèle etc.

Nous avons vécu la situation et le sujet est délicat. Certes le client est propriétaire de ses données mais pas de toutes … On peut à juste titre considérer que le cabinet est par exemple propriétaire de tout le paramétrage qu’il a fait sur le dossier client, par exemple celui du centre de règles mais pas que, loin de là.

Oui vous avez raison. Un sujet pas du tout intégré correctement dans la solution de Pennylane. 

A force de y réfléchir je peux ajouter encore d’autres points  de friction.

Pour ma part je propose de dédoubler l’environnement :

1. Environnement “alpha” pour l’ancien expert
2. Environnement “beta” pour le nouvel expert

On peut tout à fait limiter les données dans le temps. Par exemple la version “alpha” de 2021 à 2023 et la version “beta” de 2024 - open end …  et chaque expert à un accès en lecture sur l’ensemble du dossier. C’est assez similaire aux balances et grand livres imprimés qu’on avait déjà avant à sa disposition. Seulement avant c’était le client qui remettait le pdf du GL au nouveau cabinet. 

Il faut absolument reproduire cette fonctionnalité aussi au niveau du logiciel cloud.

Lors d’une ancienne configuration avec le logiciel de production sur le serveur du cabinet, les documents et l’environnement compta restent automatiquement au cabinet. Aujourd'hui avec Pennylane tout va “partir”. Dans l’hypothèse que dans 2 ans il y a un contrôle fiscal. L’ancien cabinet n’a aucun justificatif ni les éléments à produire au fisc en cas de besoin. Il va falloir demander gentiment au successeur de vous donner accès temporairement.

De même le nouveau cabinet connait pas très bien la compta “hérité” du confrère.sœur . Il a certes accès, mais il n’a pas les explications.

Je pense surtout au guide de révision qui est totalement imbriqué dans le logiciel. 

Autre aspect qui me vient:

Quid le paramétrage de PL en place ?

Admettons l’ancien cabinet à un paramétrage “étrange” aux yeux du nouveau confère, il va faire quoi ? Se former à ce paramétrage inconnu ou tout refondre et refaire un autre paramétrage ?? Je ne sais même pas si on peut si facilement se défaire d’un paramétrage existant ?

Avis aux autres utilisateurs …

@Y.Derue @Alexandre , @Myriam Goldrajch , @Anthony Grand 2 , @Céline Clavon, @Xavier GLAENTZLIN , @Clément R. @Tiphanie Vion @Nathaniel ABITTAN 

Bonjour Stefan, 

Je prends la conversation en cours, en cas de changement d’EC pour celui qui sort il est possible d’archiver son dossier (si contrôle fiscale dans les années à venir).
 

Pour demander l'archivage d'un dossier client, il faut contacter le support et opter pour “Gestion abonnement client” > "Supprimer un dossier client" dans les choix qui s'offrent à vous. Vous avez 30 jours pour exporter tous les éléments du dossier (FEC, factures, documents divers) à compter de la date d’effet de la résiliation. Toutes les sources d'imports de vos flux seront coupées et ne seront plus synchronisées (banques et import de factures). La facturation sera bien coupée et vous n'aurez donc plus de débit de notre part. A l'issue de ces 30 jours, l'accès à ce dossier vous sera retiré mais il sera conservé dans nos archives.

Bonne soirée,

Alexandre

Bonjour @Alexandre ,

votre phrase est bien formulée : “… pour exporter TOUS les éléments du dossier (FEC, factures, documents divers) ...” MAIS c’est une phrase purement théorique. La somme de documents qu’on peut réellement exporter est largement insuffisante !!

Je ne peux pas exporter :

• Ma conversation avec mon client dans les commentaires
• Le paramétrage du dossier dans PL
• Le plan comptable
• Le lien des justificatifs avec les écritures comptables (!!!! très important pourtant !!!!)
• Je n’ai pas de n° de pièce qui me permets de reconstituer en dehors de PL le lien entre la pièce et l’écriture
• Mon export des fichiers pdf n’est ni chronologique ni selon une numérotation compréhensible par l’homme

Est-ce que vous pensez qu’on va investir dans une structure dans laquelle on  remonte un dossier exporté de Pennylane au moment même que le client quitte le cabinet et où vous n’avez plus d’honoraires. C’est irréaliste.

Non, clairement sans Pennylane mon travail est totalement perdu et je ne suis pas en mesure de justifier les travaux que j’ai fait pendant des années sur Pennylane. Désolé vos développeurs ont fait une énorme impasse sur ce volet de notre travail.

Mais je suis constructif !

Premièrement vous pourriez proposer une licence gratuite pour tous les dossiers archivés jusqu’à la date de prescription.

Sinon...

Voici ce que je peux proposer :

1. Création d’un fichier comprimé “sauvegarde” dynamique et qui permets de grader la structure du dossier intact. Comme ce que vous devez forcement faire au niveau de votre RGPD et des mesures contre le ransomware. Vous avez écrit, que PL arrive à redémarrer un dossier en quelques heures depuis rien, donc vous avez une sauvegarde quelque part. 
2. Et aussi un accès “archives cabinet” dans lequel on peut au choix de l’expert remonter l’un ou l’autre dossier archivé en 1. pour le faire vivre le temps d’un contrôle ou d’un litige avec un tiers

Je n’ai pas mis longtemps pour imager ces deux points, car ces fonctionnalités existent depuis 10 ans chez vos concurrents. Dans ces solutions vous avez une véritable fonction “sauvegarde d’un dossier entier avec ses paramétrages” et vous pouvez remonter ces sauvegardes à n’importe quel moment.

Entre confères (et pas comme Pennylaner), vous êtes certainement d’accord avec moi, honnêtement tous vos explications sont que des rustines pour le moment. Il faut rapidement se pencher sur cette question svp !

Bonsoir,

Il est vrai qu'une fonction de sauvegarde pour restauration future (sans frais) serait nécessaire.

Comme le démontre @Stefan ENGLER

de nombreux éléments sont encapsulés dans PL.

De plus il faudrait pouvoir exporter le FEC avec les pièces : 

Et améliorer la piste d'audit :

https://community.pennylane.com/ideas/numero%2Dde%2Dpiece%2D1041

Bonjour,

Pour ce qui est du transfert de dossier, notre équipe internal tooling va travailler sur le sujet en mars. Pour la restauration de sauvegarde (en dehors d'un cas d'archivage), c'est un sujet différent qui n'a pas encore été priorisé donc on reste sur un mode manuel (où une équipe de dev est sollicitée de notre côté).

Belle journée,

Alexandre