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Benjamin_Farrudja
Parolier novice
Parolier noviceRéconciliation / lettrage en masse de factures VT e-commerce Shopify générées par erplain (intégration)
Bonjour à tous,
Je souhaitez partager avec vous une parade que j’ai trouvée pour gérer un grand nombre de factures de vente e-commerce (Shopify en l’occurence) générées par erplain et transmises à Pennylane via l’intégration disponible.
En effet, on peut déplorer que la réconciliation entre ces factures et les transactions ne se fassent pas automatiquement.
Avant de commencer, une astuce au passage pour ceux qui réconcilient manuellement, dans erplain : il vaut mieux mettre une échéance de paiement à 7 jours par défaut au moins pour les factures car cela permet d’englober la date à laquelle apparaîtra la transaction, généralement quelques jours après.
Du côté des transactions, il y a celles de PayPal via l’intégration bancaire PayPal, par contre pour Shopify Payments il faut les importer manuellement, une intégration bancaire serait au passage bienvenue… Pour cela, il faut créer un « compte en monnaie locale », puis exporter les transactions, dont les payout, j’utilise l’App Matrixify qui permet de faire cela plus facilement. Il faut alors faire 3 traitements dans le fichier CSV :
- ajouter une colonne Libellé avec une fonction concaténation de la colonne disant Charge, Refund ou Payout, un espace et la colonne avec le numéro de commande
- Remplacer les . par des , pour les 3 colonnes des montants
- Supprimer les - de la colonne Frais
Au préalable pour la suite, il faut s’assurer dans erplain que toutes les factures et avoir / remboursement se soient bien exportées vers Pennylane.
Ce que je fais une fois le mois écoulé et quelques jours écoulés afin que l’export Shopify Payments soit complet (2 à 3 jours de délai), c’est de sélectionner toutes les factures e-commerce dans le module Saisie -> Factures client pour les modifier en ce qui concerne le client. Je les ré-attribue à un compte client lambda « Clients Shopify ».
Pour repérer facilement les factures e-commerce lorsque vous faites du B2B également, vous pouvez filtrer les factures jusqu’à un certain montant qui sera probablement une facture de vente en gros…
Pour les transactions c’est plus simple, une règle pour mettre en contrepartie le compte client lambda lorsque le libellé commence par charge ou refund ou le libellé dès encaissement PayPal (PayPal API checkout quelque chose comme cela). Une autre règle pour mettre en contrepartie virements internes les payout d’un côté comme de l’autre.
Ensuite je travail dans la balance du client lambda pour lettrer au lieu de réconcilier facture par facture.
Avec un peu de chance en sélectionnant factures et transactions du mois, en faisant attention au décalage des transactions en début et fin de période ça devrait être bon !
Si le nombre d’éléments est impaire ou qu’un écart suspect est trouvé au lettrage, il faudra vérifier plus en détails… lettrer seulement quelques jours par quelques jours ou utiliser la fonction filtre d’aide au lettrage.
Il peut y avoir de petits écarts de change, dans ce cas il suffit de lettrer avec écart et de réimputer l’écart au bon compte de perte / gain de change.
Cela peut être une erreur de traitement de la facture, je l’ai rarement vu, plus souvent sur des documents de remboursement par contre.
Autre source d’erreur ce sont si vous utilisez la fonctionnalité Shopify permettant au client de laisser un pourboire au checkout. Alors là c’est la catastrophe dans le traitement des factures, je l’ai signalé à erplain et Shopify… pour résumer ici, erplain ajoute une remise globale du montant du pourboire, donc le total de la facture ne correspond pas aux transactions ! Pire, c’est un mic mac total dans les lignes de factures… Personnellement, en attendant une résolution du problème par erplain Pennylane, je ferme un peu les yeux car ce n’est pas forcément faux au niveau des taxes collectées au final et j’applique la parade suivante : dans les rapport Shopify je récupère le montant des pourboires du mois et je passe une écriture OD entre le compte client lambda et le compte 4261 Service au pourcentage à repartir au dernier jour du mois, à inclure dans le lettrage.
Globalement, avec un peut de pratique, ça va quand même plus vite que la réconciliation manuelle ou le lettrage dans chaque compte client individuellement…
Je suis preneur de votre retour d’expérience à propos de comment vous gérez cela !
Bon été à tous
https://help.pennylane.com/fr/articles/18695-connecter-erplain
https://help.pennylane.com/fr/articles/18739-automatiser-le-rapprochement-de-vos-factures-de-ventes
https://help.pennylane.com/fr/articles/18751-lettrer-des-ecritures
Du nouveau sur ce front : Billy, l’intégrateur racheté par Pennylane, a trouvé un moyen de faire matcher les factures avec les transactions Shopify Payments ! Cf : https://docs.heybilly.io/fr/integrations/ecommerce/shopify/retrieve_transactions_for_matching.
Je suis en train de contacter erplain dans l’espoir qu’ils jettent un coup d’oeil à cela pour en faire de même, surtout que l’équipe partenariat technologique de Pennylane semble avoir bien évoluée et être prête à aider !
14 Réponses
- Benjamin_Farrudja
Du nouveau sur ce front : Billy, l’intégrateur racheté par Pennylane, a trouvé un moyen de faire matcher les factures avec les transactions Shopify Payments ! Cf : https://docs.heybilly.io/fr/integrations/ecommerce/shopify/retrieve_transactions_for_matching.
Je suis en train de contacter erplain dans l’espoir qu’ils jettent un coup d’oeil à cela pour en faire de même, surtout que l’équipe partenariat technologique de Pennylane semble avoir bien évoluée et être prête à aider !
- Benjamin_Farrudja
Stefan ENGLER a écrit:
Bonjour @Benjamin Farrudja ,
j’ai un client qui vends des livres sur Internet. On se retrouve avec de nombreuses factures <20 euros et Pennylane crée et crée de clients à ne pas en finir.
@Olivia Bleiberg : Il faudrait un jours se poser et réfléchir à ce sujet je trouve. Je me retrouve sur ce dossier avec des centaines de clients “one shot” qu’on n’utilisera plus jamais. Il n’y a pas de plus-value à vouloir faire une comptabilité avec des tiers dans un tel business.
C’est exactement cela ! et peu importe le montant du panier moyen, avoir 4 000 comptes clients 411 qui ne servent pas souvent 2 fois en effet, et qui n’ont pas d’intérêt surtout car payé à la commande, c’est inutile… C’est pourquoi maintenant je fais la réattribution à un client lambda via le module compta !
- Y_Derue
Virtuose des forums
Oui pour des clients non récurrents = un compte client générique
- Stefan_ENGLER
Maestro communautaire
Bonjour @Benjamin Farrudja ,
j’ai un client qui vends des livres sur Internet. On se retrouve avec de nombreuses factures <20 euros et Pennylane crée et crée de clients à ne pas en finir.
@Olivia Bleiberg : Il faudrait un jours se poser et réfléchir à ce sujet je trouve. Je me retrouve sur ce dossier avec des centaines de clients “one shot” qu’on n’utilisera plus jamais. Il n’y a pas de plus-value à vouloir faire une comptabilité avec des tiers dans un tel business.
- Benjamin_Farrudja
Benjamin Farrudja a écrit:
J’ai trouvé une “faille” dans ma méthode :
Il n’est pas possible de mettre une TVA spécifique à un pays (européen) au traitement de la facture si le pays en question n’est pas spécifié par le client lambda “Clients - Shopify”. [...]
Par chance, ces factures étant traitées automatiquement avec les bon comptes / TVA, lorsque je les réattribue au client lambda Shopify cela ne modifie pas les écritures… par contre il ne faut pas avoir à faire quelque modification qu’il soit sur la facture.
Laisser libre le choix de tous les taux de TVA des différents pays peut importe le pays sélectionné parait être la meilleure solution à implémenter pour PL… Par exemple on peut avoir un client dans un pays hors UE qui se fait livrer dans un autre pays de l’UE, j’ai eu un client Suisse se faisant livré en Grèce des produits vendus par une société FR, stockés en France, donc TVA Grèce...
- Benjamin_Farrudja
J’ai trouvé une “faille” dans ma méthode :
Il n’est pas possible de mettre une TVA spécifique à un pays (européen) au traitement de la facture si le pays en question n’est pas spécifié par le client lambda “Clients - Shopify”. J’ai du choisir un pays, traité la facture, modifié le client sans pouvoir le supprimer (j’ai mis France par défaut), pareil pour le taux de TVA, par chance les écritures de ma facture n’ont pas bougées (toujours sur TVA collecté Grèce) mais c’est vraiment galère…
Je m’en suis rendu compte sur une assez grosse facture avec un taux grec à 24% qui avait était écrasé par un taux classique à 20%…
Pennylane ne nous facilite définitivement pas la vie...
- Y_Derue
D'où l'e-invoicing et l'e-reporting ! C'est principalement pour contrôler les flux TVA...
Je vous conseille en plus de PL de vous faire accompagner…
PL mettra à disposition des outils pouvant vous faciliter l'exercice mais la cartographie de vos flux et l'articulation avec la réforme devra passer par une analyse fine au risque d'attirer l'administration...
- Benjamin_Farrudja
Y. Derue a écrit:
Bonsoir,
Ok pour l'e-invoicing, quid de l'e-reporting !?
On paye un abonnement PL pour suivre les régulières nouvelles inventions de l’administration, donc on ne se fait pas trop de soucis, on essaye de se concentrer sur notre boulot, en espérant que chacun en fasse de même et que l’administration nous demande pas trop de travailler à sa place comme avec la collecte de TVA qui est la plus grosse entube jamais vue… on collecte, on comptabilise, on déclare, on reverse, on prend des pénalités… mais qu’ils se débrouillent un peu à aller récupérer leur taxe à chaque vente 😡
- Y_Derue
Bonsoir,
Ok pour l'e-invoicing, quid de l'e-reporting !?
- Benjamin_Farrudja
Y. Derue a écrit:
D'accord.
Pour l'e-invoicing/reporting, avez-vous réfléchi à l'articulation de vos flux avec la réforme (repoussée) de la facturation électronique ?
- E-invoicing et gestion des statuts du cycle de vie des factures
- E- reporting des données de paiements B2B domestique
- E-reporting des données de transactions B2C, B2B UE/hors UE
En effet les factures émises par erplain ne sont pas facture X, celle de PL oui mais là c’est erplain qui émet et PL ne fait qu’importer… mais mes clients ne sont pas encore concernés par les obligations, il faut espérer qu’entre temps erplain fasse le pas. Ceci dit, on est déjà bien en avance sur l’électronique comparativement à bien des sociétés même assez grande 😅
