Forum Discussion
Benjamin_Farrudja
Parolier novice
Parolier noviceRéconciliation / lettrage en masse de factures VT e-commerce Shopify générées par erplain (intégration)
Bonjour à tous,
Je souhaitez partager avec vous une parade que j’ai trouvée pour gérer un grand nombre de factures de vente e-commerce (Shopify en l’occurence) générées par erplain et transmises à Pennylane via l’intégration disponible.
En effet, on peut déplorer que la réconciliation entre ces factures et les transactions ne se fassent pas automatiquement.
Avant de commencer, une astuce au passage pour ceux qui réconcilient manuellement, dans erplain : il vaut mieux mettre une échéance de paiement à 7 jours par défaut au moins pour les factures car cela permet d’englober la date à laquelle apparaîtra la transaction, généralement quelques jours après.
Du côté des transactions, il y a celles de PayPal via l’intégration bancaire PayPal, par contre pour Shopify Payments il faut les importer manuellement, une intégration bancaire serait au passage bienvenue… Pour cela, il faut créer un « compte en monnaie locale », puis exporter les transactions, dont les payout, j’utilise l’App Matrixify qui permet de faire cela plus facilement. Il faut alors faire 3 traitements dans le fichier CSV :
- ajouter une colonne Libellé avec une fonction concaténation de la colonne disant Charge, Refund ou Payout, un espace et la colonne avec le numéro de commande
- Remplacer les . par des , pour les 3 colonnes des montants
- Supprimer les - de la colonne Frais
Au préalable pour la suite, il faut s’assurer dans erplain que toutes les factures et avoir / remboursement se soient bien exportées vers Pennylane.
Ce que je fais une fois le mois écoulé et quelques jours écoulés afin que l’export Shopify Payments soit complet (2 à 3 jours de délai), c’est de sélectionner toutes les factures e-commerce dans le module Saisie -> Factures client pour les modifier en ce qui concerne le client. Je les ré-attribue à un compte client lambda « Clients Shopify ».
Pour repérer facilement les factures e-commerce lorsque vous faites du B2B également, vous pouvez filtrer les factures jusqu’à un certain montant qui sera probablement une facture de vente en gros…
Pour les transactions c’est plus simple, une règle pour mettre en contrepartie le compte client lambda lorsque le libellé commence par charge ou refund ou le libellé dès encaissement PayPal (PayPal API checkout quelque chose comme cela). Une autre règle pour mettre en contrepartie virements internes les payout d’un côté comme de l’autre.
Ensuite je travail dans la balance du client lambda pour lettrer au lieu de réconcilier facture par facture.
Avec un peu de chance en sélectionnant factures et transactions du mois, en faisant attention au décalage des transactions en début et fin de période ça devrait être bon !
Si le nombre d’éléments est impaire ou qu’un écart suspect est trouvé au lettrage, il faudra vérifier plus en détails… lettrer seulement quelques jours par quelques jours ou utiliser la fonction filtre d’aide au lettrage.
Il peut y avoir de petits écarts de change, dans ce cas il suffit de lettrer avec écart et de réimputer l’écart au bon compte de perte / gain de change.
Cela peut être une erreur de traitement de la facture, je l’ai rarement vu, plus souvent sur des documents de remboursement par contre.
Autre source d’erreur ce sont si vous utilisez la fonctionnalité Shopify permettant au client de laisser un pourboire au checkout. Alors là c’est la catastrophe dans le traitement des factures, je l’ai signalé à erplain et Shopify… pour résumer ici, erplain ajoute une remise globale du montant du pourboire, donc le total de la facture ne correspond pas aux transactions ! Pire, c’est un mic mac total dans les lignes de factures… Personnellement, en attendant une résolution du problème par erplain Pennylane, je ferme un peu les yeux car ce n’est pas forcément faux au niveau des taxes collectées au final et j’applique la parade suivante : dans les rapport Shopify je récupère le montant des pourboires du mois et je passe une écriture OD entre le compte client lambda et le compte 4261 Service au pourcentage à repartir au dernier jour du mois, à inclure dans le lettrage.
Globalement, avec un peut de pratique, ça va quand même plus vite que la réconciliation manuelle ou le lettrage dans chaque compte client individuellement…
Je suis preneur de votre retour d’expérience à propos de comment vous gérez cela !
Bon été à tous
https://help.pennylane.com/fr/articles/18695-connecter-erplain
https://help.pennylane.com/fr/articles/18739-automatiser-le-rapprochement-de-vos-factures-de-ventes
https://help.pennylane.com/fr/articles/18751-lettrer-des-ecritures
14 Réponses
- Y_Derue
Virtuose des forums
Bonjour,
Merci pour ce retour d'XP.
C'est vrai que la gestion de l'e-commerce passe encore par de la manipulation de données…
Bizarre que Shopify payments ne se connecte pas à PL comme PayPal ou Stripe qui aide à gagner du temps.
Nous pratiquons aussi la technique de l'agrégation des clients sinon c'est l'horreur pour le rapprochement.
Souvent des ventes en $ et £ donc des écarts de change (je ne parle pas des pourboires!).
- Erplain
Vous avez connecté Erplain/Shopify pour la gestion des stocks ? D'autres raisons? Les factures intégrées dans PL sont seulement celles d'Erplain ?
Ne pouvez-vous pas insérer une référence unique de facture qui serait reprise dans les libellés PayPal et Shopify payments pour faciliter le rapprochement ?
Ou utiliser Stripe et le payment_id de la transaction Stripe comme transaction_reference lors de l'importation des factures par API ?
Plus facile à dire qu'à faire...
- TVA et ventes à distance
Les factures générées par Erplain/Shopify sont-elles correctes / TVA sur ventes à distance ?
Comment arrivez-vous à gérer le seuil UE ? A reconnaître les B2C UE donc taux du pays UE (si seuil 10k dépassé) et B2C hors UE donc pas de TVA ?
Erplain/Shopify gèrent-ils bien tout ça ?
- Facturation électronique & e-reporting
Avez-vous réfléchi à la gestion de l'e-invoicing/reporting ?
Quelle PDP ? PL ?
- Y_Derue
Un webinaire sur le sujet serait le bienvenu !
- Benjamin_Farrudja
Y. Derue a écrit:
Nous pratiquons aussi la technique de l'agrégation des clients sinon c'est l'horreur pour le rapprochement.
Okay, ça me rassure...
Y. Derue a écrit:
- Erplain
Vous avez connecté Erplain/Shopify pour la gestion des stocks ? D'autres raisons? Les factures intégrées dans PL sont seulement celles d'Erplain ?
Pas seulement pour la gestion des stocks, en tout :
- gestion des stocks multi-emplacement et stock partagé avec les commandes B2B
- gérer les stocks de produits composés (bundles / kits) que Shopify ne gérait pas jusqu’alors
- gérer les ventes B2B
- générer les factures des commandes Shopify
- …
Du coup tout le cycle de vente / facturation est géré dans erplain, puis les factures sont envoyées par l’intégration à PL, PL ajouter les règlements dans erplain quand celles-ci sont rapprochées pour les factures autres que celles issues de Shopify.
On envoie les factures depuis Pennylane pour bénéficier du paiement par e-transfert sans frais contrairement au paiement via stripe proposé avec erplain. Et les relances.
Y. Derue a écrit:
Ne pouvez-vous pas insérer une référence unique de facture qui serait reprise dans les libellés PayPal et Shopify payments pour faciliter le rapprochement ?
C’est ce que devraient mettre en place erplain / Pennylane je pense aussi dans l’intégration !
Surtout que la suggestion de réconciliation a du mal car un numéro de facture est donné par erplain qui est différent et inconnu dans les données des transactions. Pour Shopify Payment j’ai le numéro de la commande Shopify en libellé, je ne peux pas y mettre le nom du client. Pour Paypal il y a le nom du client, ou du moins du compte Paypal utilisé par le client, ça marche un peut mieux…
Y. Derue a écrit:
Ou utiliser Stripe et le payment_id de la transaction Stripe comme transaction_reference lors de l'importation des factures par API ?
Shopify Payment est bien plus économique que Stripe et Paypal (désactivé sur certains des e-commerce qu’on gère d’ailleurs)… d’un temps c’était Stripe derrière Shopify Payment techniquement mais il semble qu’ils s’appuient entièrement sur Paypal désormais. De toute façon c’est quelque chose qui doit être mis en place par erplain / PL au niveau de leur intégration, à notre niveau on ne peut rien faire.
Y. Derue a écrit:
- TVA et ventes à distance
Les factures générées par Erplain/Shopify sont-elles correctes / TVA sur ventes à distance ?
Comment arrivez-vous à gérer le seuil UE ? A reconnaître les B2C UE donc taux du pays UE (si seuil 10k dépassé) et B2C hors UE donc pas de TVA ?
Erplain/Shopify gèrent-ils bien tout ça ?
C’est Shopify qui gère tout ça et le fait très bien, erplain ne fait que récupérer et appliquer de façon bête et méchante les taux donnés par Shopify donc aucun soucis.
Y. Derue a écrit:
- Facturation électronique & e-reporting
Avez-vous réfléchi à la gestion de l'e-invoicing/reporting ?
Quelle PDP ? PL ?
Je ne comprends pas, vous pouvez préciser ?
- Y_Derue
D'accord.
Pour l'e-invoicing/reporting, avez-vous réfléchi à l'articulation de vos flux avec la réforme (repoussée) de la facturation électronique ?
- E-invoicing et gestion des statuts du cycle de vie des factures
- E- reporting des données de paiements B2B domestique
- E-reporting des données de transactions B2C, B2B UE/hors UE
- Benjamin_Farrudja
Y. Derue a écrit:
D'accord.
Pour l'e-invoicing/reporting, avez-vous réfléchi à l'articulation de vos flux avec la réforme (repoussée) de la facturation électronique ?
- E-invoicing et gestion des statuts du cycle de vie des factures
- E- reporting des données de paiements B2B domestique
- E-reporting des données de transactions B2C, B2B UE/hors UE
En effet les factures émises par erplain ne sont pas facture X, celle de PL oui mais là c’est erplain qui émet et PL ne fait qu’importer… mais mes clients ne sont pas encore concernés par les obligations, il faut espérer qu’entre temps erplain fasse le pas. Ceci dit, on est déjà bien en avance sur l’électronique comparativement à bien des sociétés même assez grande 😅
- Y_Derue
Bonsoir,
Ok pour l'e-invoicing, quid de l'e-reporting !?
- Benjamin_Farrudja
Y. Derue a écrit:
Bonsoir,
Ok pour l'e-invoicing, quid de l'e-reporting !?
On paye un abonnement PL pour suivre les régulières nouvelles inventions de l’administration, donc on ne se fait pas trop de soucis, on essaye de se concentrer sur notre boulot, en espérant que chacun en fasse de même et que l’administration nous demande pas trop de travailler à sa place comme avec la collecte de TVA qui est la plus grosse entube jamais vue… on collecte, on comptabilise, on déclare, on reverse, on prend des pénalités… mais qu’ils se débrouillent un peu à aller récupérer leur taxe à chaque vente 😡
- Y_Derue
D'où l'e-invoicing et l'e-reporting ! C'est principalement pour contrôler les flux TVA...
Je vous conseille en plus de PL de vous faire accompagner…
PL mettra à disposition des outils pouvant vous faciliter l'exercice mais la cartographie de vos flux et l'articulation avec la réforme devra passer par une analyse fine au risque d'attirer l'administration...
- Benjamin_Farrudja
J’ai trouvé une “faille” dans ma méthode :
Il n’est pas possible de mettre une TVA spécifique à un pays (européen) au traitement de la facture si le pays en question n’est pas spécifié par le client lambda “Clients - Shopify”. J’ai du choisir un pays, traité la facture, modifié le client sans pouvoir le supprimer (j’ai mis France par défaut), pareil pour le taux de TVA, par chance les écritures de ma facture n’ont pas bougées (toujours sur TVA collecté Grèce) mais c’est vraiment galère…
Je m’en suis rendu compte sur une assez grosse facture avec un taux grec à 24% qui avait était écrasé par un taux classique à 20%…
Pennylane ne nous facilite définitivement pas la vie...
- Benjamin_Farrudja
Benjamin Farrudja a écrit:
J’ai trouvé une “faille” dans ma méthode :
Il n’est pas possible de mettre une TVA spécifique à un pays (européen) au traitement de la facture si le pays en question n’est pas spécifié par le client lambda “Clients - Shopify”. [...]
Par chance, ces factures étant traitées automatiquement avec les bon comptes / TVA, lorsque je les réattribue au client lambda Shopify cela ne modifie pas les écritures… par contre il ne faut pas avoir à faire quelque modification qu’il soit sur la facture.
Laisser libre le choix de tous les taux de TVA des différents pays peut importe le pays sélectionné parait être la meilleure solution à implémenter pour PL… Par exemple on peut avoir un client dans un pays hors UE qui se fait livrer dans un autre pays de l’UE, j’ai eu un client Suisse se faisant livré en Grèce des produits vendus par une société FR, stockés en France, donc TVA Grèce...
