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Vous êtes plutôt du genre à imputer les décaissements dans les comptes fournisseurs dès qu’ils passent en banque, puis à attacher leur justificatif plus tard ? Nous l’avons compris durant nos échanges avec vous.

 

Pour nous adapter à votre manière de travailler, nous avons donc modifié la logique des statuts de factures côté client.

Pas de panique, cela ne vous impacte finalement que peu, mais votre client sera peut-être un peu plus assidu dans la transmission de ses justificatifs. C’est ce que nous voulons tous n’est-ce pas ?

 

Reprenons du début.

 

Il y a encore quelques jours, les transactions que vous traitiez par une règle de contrepartie automatique, par exemple Débit 401 <> Crédit 512 passaient automatiquement au statut “Justifié” sur l’interface de vos clients.

Or, il n’est pas rare que vous attendiez quand même un justificatif de la part du client, et surtout s’il s’agit du paiement d’un fournisseur ! Dans ce cas précis, il n’est donc pas logique que la transaction passe en statut “Justifié” côté client. C’est pourtant ce qui se passait.

La conséquence : certains de vos clients étaient confus et ne comprenaient pas pourquoi une transaction était justifiée alors qu’ils n’avaient pas attaché leur justificatif, et les autres ne transmettaient plus leurs factures, pensant que la transaction était déjà justifiée.

Fini la confusion ! Désormais, l’ajout d’une contrepartie à une transaction n’est plus corrélée au statut de la facture côté client.

 

Comment ça marche dans le détail ?

→ Côté interface gestion (celle de votre client) : toutes les transactions prennent par défaut le statut “non justifié”.

Pour qu’elles prennent le statut “Justifié” :

  • soit un justificatif doit leur être attaché ;
  • soit la transaction doit porter la mention “Justificatif facultatif” ou “justificatif perdu”.

Sur l’interface gestion, votre client peut attacher un justificatif à une transaction, ou marquer en masse des justificatifs comme facultatifs ou perdus.

 

Interface gestion : marquer des justificatifs comme
facultatifs ou perdus sur la page Transactions

 

→ Côté interface comptable (la vôtre) : vous pouvez, bien sûr, sélectionner des transactions et attribuer en masse la mention “justificatif facultatif”.

 

Interface comptabilité : marquer des justificatifs comme
facultatifs sur la page Transactions

 

Mais, évidemment, notre but est de vous simplifier la tâche. Nous vous recommandons donc de créer des règles pour marquer automatiquement un justificatif comme facultatif à partir d’un libellé. Par exemple, toutes vos transactions de libellé “Salaire” pourront porter la mention “justificatif facultatif”. De ce fait, toutes ces transactions seront “Justifiées” côté client.

 

Centre de règles : créer une règle de transaction
pour rendre les justificatifs facultatifs

 

Pour vous faire gagner du temps, nous avons déjà paramétré vos anciennes règles de contrepartie automatique : désormais, elles portent la mention “justificatif facultatif” et les transactions impactées seront automatiquement classées dans le statut “justifié” du client.

⚠️ Cependant, ce paramétrage ne concerne pas les règles affectant une contrepartie 401 ou 411 aux transactions qui, elles, garderont la mention “justificatif requis” et resteront donc dans le statut “Non justifié” du client. Cela laisse l’opportunité à votre client d’attacher ses factures fournisseurs et clients aux transactions qui nécessitent un justificatif.

Si vous attendiez toujours que votre client vous transmette son justificatif sur une transaction de contrepartie 401, vous ne serez plus obligé de lui signaler par email ou par demande comptable. Ces transactions-là resteront “Non justifiées” jusqu’à ce qu’il appose un justificatif.

 

Bien sûr, les règles automatiques restent complètement personnalisables : n’hésitez pas à les modifier à votre guise en fonction de votre besoin. Vous pouvez d’ailleurs créer une règle sans renseigner de contrepartie, mais simplement pour signaler que le justificatif de certaines transactions est facultatif : cela affectera toutes ces transactions dans le statut “Justifié” automatiquement !

 

Pour les cas particuliers, le statut “Demande comptable”, que vous connaissez bien, est évidemment toujours à votre disposition pour signaler des transactions qui nécessiteraient un éclairage de la part de votre client.

 

Voici un récapitulatif du nouveau comportement.

Interface comptable

Interface gestion
Transaction sans contrepartie Non justifiée
Transaction avec contrepartie Non justifiée
Transaction avec ou sans contrepartie + justificatif facultatif Justifiée

 

 

💡 Toutes les informations complémentaires se trouvent dans ces articles du centre d’aide :

Traiter les transactions bancaires

Le centre de règles

 

Pour finir, je ne vous dirai donc pas “à vos claviers” mais plutôt… À vos règles !

@Sophie Parfait il manque plus qu’un statut ou un bouton/filtre auto de sorte que l’affichage des transactions traitées mais non justifiées soit réalisable en 1 clic car il me semble qu’il s'agit d’une donnée primordiale et ça faciliterait le passage en masse en demandes comptables.


Bonjour @Y. Derue, en effet c’est aujourd’hui possible en quelques clics (filtres ‘Traitée’ + ‘Sans justificatif’) mais on envisage de faire encore plus simple à l’avenir!

 


Bonjour,

J’ai bien compris cette nouvelle règle (qui change quand même pas mal la pratique quotidienne).

Par contre, quelle est la bonne pratique pour les imputations manuelles faites directement depuis la banque. La transaction reste en statut “non justifiée” côté dirigeant ce qui peut être faut (cas des salaires, par exemple, qui peuvent être lettrés en 421 mais avoir le statut “non justifié”). Faut-il systématiquement ajouter un statut justificatif (“facultatif” ou “perdu”) lors de l’imputation manuelle de la transaction?

Merci


De notre côté on passe en masse ces transactions en facultatif ou on essaie de créer des règles en indiquant que le justificatif est facultatif

 

 


L’action de lettrage ne devrait-elle pas avoir un impact sur le statut côté dirigeant? A priori, une opération lettrée devrait présenter le statut “justifié”. Merci

 


L’action de lettrage ne devrait-elle pas avoir un impact sur le statut côté dirigeant? A priori, une opération lettrée devrait présenter le statut “justifié”. Merci

 

Chez nous ça passe bien en justifié côté gestion sauf quelques bugs

 


Bonjour @Antoine JAUNET ,

l’intention de cette amélioration a été de ne pas passer à côté des justificatifs manquants. On a plus pensé aux cas comme :

  • Client va au resto mais ne télécharge pas de facture
  • le cabinet le relance
  • un peu plus tard le comptable lettre la transaction (CB du resto)
  • et “avant” cela à annulé la demande de justif (le client ne voyait plus de nécessité de produire la facture)

Je pense il faudrait considérer vos cas dans un développement.

En attendant je propose aussi de passer ces lignes (421 ...) en “facultatif” par le comptable.


En effet, le lettrage d’une transaction avec une ou plusieurs factures non vides (c.a.d. qui ont bien une pièce rattachée) fait que la transaction passe ‘justifiée’ côté gestion.

En revanche, le lettrage d’une transaction avec une OD (avec ou sans pièce jointe) ou avec une facture sans pièce, ne change pas le statut de la transaction en ‘justifiée’ côté gestion.


Bonjour,

Merci @Stefan ENGLER pour ces précisions.

Notre fonctionnement, jusqu’alors, était de laisser en “transaction en attente”, toutes les transactions non justifiées. De cette manière, la vue client est strictement égale aux comptes 471 (et est la base de nos échanges avec le client).

Nous n’utilisons pas les reclassements en comptes clients/fournisseurs si nous n’avons pas le justif.

Je trouve cela donc moins pratique de devoir marquer les transactions en justif facultatif.

Sur le sujet du lettrage, il me paraît nécessaire de faire évoluer cette règle.

Merci


@Antoine JAUNET je pense qu'il faut créer un maximum de règle avec "le justificatif est facultatif".

 

Et recommander VIVEMENT le client à indiquer des motifs de virement concis et toujours avec les mêmes mots clés utilisés dans la règle.

Pour les salaires je préconise le fichier de virement préparé par le gestionnaire de paie (qui aura toujours le même libellé).

 

Cette nouveauté change TOUT et Pennylane devient beaucoup + intéressant ainsi. Le cabinet peut affecter des contreparties mais une transaction peut être en attente de justificatif côté gestion (la balle est côté gestion) et on sait le travail qu'il reste à faire par le cabinet indépendamment des imports restants à effectuer par le client.

 

Ce qui règle ce problème : https://community.pennylane.com/revision-32/transaction-apparaissant-comme-justifiees-533?postid=1527#post1527

 

 

Manque en page entreprise ou/ou ailleurs le compteur des transactions non justifiées+en demandes comptables pour avoir une visu et relancer les clients.

https://community.pennylane.com/ideas/page-entreprises-saisie-compteur-des-transactions-sans-justificatif-926

 

Vous indiquez "De cette manière, la vue client est strictement égale aux comptes 471 (et est la base de nos échanges avec le client" : il suffit de passer en vue gestion pour avoir la vue client.

 

 

 


Bonjour @Y. Derue, en effet c’est aujourd’hui possible en quelques clics (filtres ‘Traitée’ + ‘Sans justificatif’) mais on envisage de faire encore plus simple à l’avenir!

 

Le filtre ne fonctionne plus... 


@Laura Ville 🚨Le filtre sur les justifciatifs ne fonctionne plus... 


@Sophie 

Bonjour,

Dans ce cas de figure : règle avec contrepartie un tiers fournisseurs/client + TVA renseignée : 

Quel impact sur déclaration de TVA ?

Quelle est la bonne marche à suivre ?


Bonjour @Y.Derue, le filtre fonctionne normalement de mon côté. Pourriez-vous envoyer un message via le chat avec une video de votre écran pur qu’on puisse regarder plus en détail ?

Merci d’avance! 

 


@Laura Ville Pardon oui mais les transactions indiquées “Facultatif” apparaissent…

 


@Y.Derue le comportement n’a pas changé, simplement le filtre se base sur la présence effective ou non d’une pièce sur la transaction. Je m’explique:

  • ‘Sans justificatif’ regarde la présence ou non d’une pièce sur la transaction: dans ce cas le justificatif est marqué comme ‘facultatif’ mais dans les faits il n’y a pas de justificatif rattaché donc la transaction apparait
  • Inversement, si vous filtrez sur “Justificatif” cela va remonter toutes les transactions avec une pièce (que le justificatif ait été préalablement marqué comme “facultatif” ou non)

J’en conviens, il serait plus pratique que le filtre “sans justificatif” remonte uniquement les transactions sans justificatif et où celui-ci est requis pour une meilleure lisibilité. 

Je note cette demande d’amélioration pour nos prochains cycles de développement. 


@Laura Ville 

Avant ça fonctionnait...


@Y.Derue le filtre affiche désormais uniquement les transactions avec justificatif manquant ET pour lesquelles le justificatif est requis!


Bonjour @Laura Ville 

Merci : retour à la normale ! Top !


Bonjour,

je découvre un nouveau problème :

Le client ne peut attribuer que des :

  1. clients
  2. fournisseurs

Comment il doit faire pour une transaction (versement de salaire net) ??

Dans un cas mon client a pris l’initiative de créer des fournisseurs au nom de ses salariés et il peut ainsi associer le versement à son “fournisseur salarié nn”. C’est astucieux, mais il serait beaucoup mieux de lui donner la possibilité d’associer un salarié directement !

Ma suggestion :

Créer des “tiers” autres que les clients et les fournisseurs et donner le choix de sélectionner aussi parmi une liste de salariés.

Et si on développe encore plus cette suggestion, il faudrait penser à d’autres tiers comme les caisse de retraite, les impôts.

Pour l’instant j’ai donc à peu près ça à la vue “gestion” :

 

C’est une sacre béquille n’est-ce pas ! Et simplement parce que pennylane n’autorise pas de faire mieux.


Bonjour,

Merci @Stefan ENGLER pour ces précisions.

Notre fonctionnement, jusqu’alors, était de laisser en “transaction en attente”, toutes les transactions non justifiées. De cette manière, la vue client est strictement égale aux comptes 471 (et est la base de nos échanges avec le client).

Nous n’utilisons pas les reclassements en comptes clients/fournisseurs si nous n’avons pas le justif.

Je trouve cela donc moins pratique de devoir marquer les transactions en justif facultatif.

Sur le sujet du lettrage, il me paraît nécessaire de faire évoluer cette règle.

Merci

Je suis aussi dans ce cas, même si je reconnais le fournisseur, je n’impute pas tant que je n’ai pas la facture/
(je n’avais pas eu le temps jusque là de me pencher sur le sujet 😉 )

Du coup, je suis pénalisée par cette “nouvelle” logique.
Si je comprend bien, quand je saisie directement en transaction le compte de charge (ou de produit) et que donc, je ne demande volontairement pas de justificatif au dirigeant,  et que je ne peux pas pour autant créer de règle, il faut que, en + (car du coup, pour se faire, je dois “rentrer” dans l’écriture) , manuellement, j’aille cocher “justificatif facultatif” ? 

 


Oui il faudrait peut-être demander en cas de saisie manuelle en contrepartie que PL demande si le justificatif est facultatif.

Sinon oui il faut saisir la contrepartie et mettre en facultatif manuellement.

On peut aussi utiliser le filtre traité/sans justificatif et passer en masse en justificatif facultatif les transactions souhaitées. Afin de faciliter ça on peut rajouter un filtre sur les contrepartie (même s’il serait souhaitable d’améliorer ce filtre

Personnellement je trouve ce mode de fonctionnement  beaucoup + puissant que l’ancien système et celui-ci permet de savoir exactement les transactions en attente de traitement par le collaborateur au lieu de laisser moultes transactions en “A traiter” et faire exploser les compteurs de la page entreprises...


@Y.Derue mon avis est exactement inversé, mais je pense que c’est une question de pratique.

Comment traites-tu tes “non justifiés” restants, côté dirigeant, à la cloture? Tu passes tout en “justifié”?

Les arbitrages de clôture ont pour effet de traiter les cas résiduels (par OD “magique”). A priori, aucun impact côté dirigeant de ces travaux (y compris si c’est lettré). Il faut donc reprendre manuellement si je comprends bien.

Merci


Salut @Antoine JAUNET ,

Toutes les transactions liées à des HA/VT doivent être justifiées par un justificatif.

Pour les autres aussi et sinon on les traite comptablement + marquage en facultatif/justifié


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