Bonjour à tous,
Je souhaitez partager avec vous une parade que j’ai trouvée pour gérer un grand nombre de factures de vente e-commerce (Shopify en l’occurence) générées par erplain et transmises à Pennylane via l’intégration disponible.
En effet, on peut déplorer que la réconciliation entre ces factures et les transactions ne se fassent pas automatiquement.
Avant de commencer, une astuce au passage pour ceux qui réconcilient manuellement, dans erplain : il vaut mieux mettre une échéance de paiement à 7 jours par défaut au moins pour les factures car cela permet d’englober la date à laquelle apparaîtra la transaction, généralement quelques jours après.
Du côté des transactions, il y a celles de PayPal via l’intégration bancaire PayPal, par contre pour Shopify Payments il faut les importer manuellement, une intégration bancaire serait au passage bienvenue… Pour cela, il faut créer un « compte en monnaie locale », puis exporter les transactions, dont les payout, j’utilise l’App Matrixify qui permet de faire cela plus facilement. Il faut alors faire 3 traitements dans le fichier CSV :
- ajouter une colonne Libellé avec une fonction concaténation de la colonne disant Charge, Refund ou Payout, un espace et la colonne avec le numéro de commande
- Remplacer les . par des , pour les 3 colonnes des montants
- Supprimer les - de la colonne Frais
Au préalable pour la suite, il faut s’assurer dans erplain que toutes les factures et avoir / remboursement se soient bien exportées vers Pennylane.
Ce que je fais une fois le mois écoulé et quelques jours écoulés afin que l’export Shopify Payments soit complet (2 à 3 jours de délai), c’est de sélectionner toutes les factures e-commerce dans le module Saisie -> Factures client pour les modifier en ce qui concerne le client. Je les ré-attribue à un compte client lambda « Clients Shopify ».
Pour repérer facilement les factures e-commerce lorsque vous faites du B2B également, vous pouvez filtrer les factures jusqu’à un certain montant qui sera probablement une facture de vente en gros…
Pour les transactions c’est plus simple, une règle pour mettre en contrepartie le compte client lambda lorsque le libellé commence par charge ou refund ou le libellé dès encaissement PayPal (PayPal API checkout quelque chose comme cela). Une autre règle pour mettre en contrepartie virements internes les payout d’un côté comme de l’autre.
Ensuite je travail dans la balance du client lambda pour lettrer au lieu de réconcilier facture par facture.
Avec un peu de chance en sélectionnant factures et transactions du mois, en faisant attention au décalage des transactions en début et fin de période ça devrait être bon !
Si le nombre d’éléments est impaire ou qu’un écart suspect est trouvé au lettrage, il faudra vérifier plus en détails… lettrer seulement quelques jours par quelques jours ou utiliser la fonction filtre d’aide au lettrage.
Il peut y avoir de petits écarts de change, dans ce cas il suffit de lettrer avec écart et de réimputer l’écart au bon compte de perte / gain de change.
Cela peut être une erreur de traitement de la facture, je l’ai rarement vu, plus souvent sur des documents de remboursement par contre.
Autre source d’erreur ce sont si vous utilisez la fonctionnalité Shopify permettant au client de laisser un pourboire au checkout. Alors là c’est la catastrophe dans le traitement des factures, je l’ai signalé à erplain et Shopify… pour résumer ici, erplain ajoute une remise globale du montant du pourboire, donc le total de la facture ne correspond pas aux transactions ! Pire, c’est un mic mac total dans les lignes de factures… Personnellement, en attendant une résolution du problème par erplain Pennylane, je ferme un peu les yeux car ce n’est pas forcément faux au niveau des taxes collectées au final et j’applique la parade suivante : dans les rapport Shopify je récupère le montant des pourboires du mois et je passe une écriture OD entre le compte client lambda et le compte 4261 Service au pourcentage à repartir au dernier jour du mois, à inclure dans le lettrage.
Globalement, avec un peut de pratique, ça va quand même plus vite que la réconciliation manuelle ou le lettrage dans chaque compte client individuellement…
Je suis preneur de votre retour d’expérience à propos de comment vous gérez cela !
Bon été à tous
https://help.pennylane.com/fr/articles/18695-connecter-erplain
https://help.pennylane.com/fr/articles/18739-automatiser-le-rapprochement-de-vos-factures-de-ventes
https://help.pennylane.com/fr/articles/18751-lettrer-des-ecritures
