Vous êtes plutôt du genre à imputer les décaissements dans les comptes fournisseurs dès qu’ils passent en banque, puis à attacher leur justificatif plus tard ? Nous l’avons compris durant nos échanges avec vous.
Pour nous adapter à votre manière de travailler, nous avons donc modifié la logique des statuts de factures côté client.
Pas de panique, cela ne vous impacte finalement que peu, mais votre client sera peut-être un peu plus assidu dans la transmission de ses justificatifs. C’est ce que nous voulons tous n’est-ce pas ?
Reprenons du début.
Il y a encore quelques jours, les transactions que vous traitiez par une règle de contrepartie automatique, par exemple Débit 401 <> Crédit 512 passaient automatiquement au statut “Justifié” sur l’interface de vos clients.
Or, il n’est pas rare que vous attendiez quand même un justificatif de la part du client, et surtout s’il s’agit du paiement d’un fournisseur ! Dans ce cas précis, il n’est donc pas logique que la transaction passe en statut “Justifié” côté client. C’est pourtant ce qui se passait.
La conséquence : certains de vos clients étaient confus et ne comprenaient pas pourquoi une transaction était justifiée alors qu’ils n’avaient pas attaché leur justificatif, et les autres ne transmettaient plus leurs factures, pensant que la transaction était déjà justifiée.
Fini la confusion ! Désormais, l’ajout d’une contrepartie à une transaction n’est plus corrélée au statut de la facture côté client.
Comment ça marche dans le détail ?
→ Côté interface gestion (celle de votre client) : toutes les transactions prennent par défaut le statut “non justifié”.
Pour qu’elles prennent le statut “Justifié” :
- soit un justificatif doit leur être attaché ;
- soit la transaction doit porter la mention “Justificatif facultatif” ou “justificatif perdu”.
Sur l’interface gestion, votre client peut attacher un justificatif à une transaction, ou marquer en masse des justificatifs comme facultatifs ou perdus.
facultatifs ou perdus sur la page Transactions
→ Côté interface comptable (la vôtre) : vous pouvez, bien sûr, sélectionner des transactions et attribuer en masse la mention “justificatif facultatif”.
facultatifs sur la page Transactions
Mais, évidemment, notre but est de vous simplifier la tâche. Nous vous recommandons donc de créer des règles pour marquer automatiquement un justificatif comme facultatif à partir d’un libellé. Par exemple, toutes vos transactions de libellé “Salaire” pourront porter la mention “justificatif facultatif”. De ce fait, toutes ces transactions seront “Justifiées” côté client.
pour rendre les justificatifs facultatifs
Pour vous faire gagner du temps, nous avons déjà paramétré vos anciennes règles de contrepartie automatique : désormais, elles portent la mention “justificatif facultatif” et les transactions impactées seront automatiquement classées dans le statut “justifié” du client.
Cependant, ce paramétrage ne concerne pas les règles affectant une contrepartie 401 ou 411 aux transactions qui, elles, garderont la mention “justificatif requis” et resteront donc dans le statut “Non justifié” du client. Cela laisse l’opportunité à votre client d’attacher ses factures fournisseurs et clients aux transactions qui nécessitent un justificatif.
Si vous attendiez toujours que votre client vous transmette son justificatif sur une transaction de contrepartie 401, vous ne serez plus obligé de lui signaler par email ou par demande comptable. Ces transactions-là resteront “Non justifiées” jusqu’à ce qu’il appose un justificatif.
Bien sûr, les règles automatiques restent complètement personnalisables : n’hésitez pas à les modifier à votre guise en fonction de votre besoin. Vous pouvez d’ailleurs créer une règle sans renseigner de contrepartie, mais simplement pour signaler que le justificatif de certaines transactions est facultatif : cela affectera toutes ces transactions dans le statut “Justifié” automatiquement !
Pour les cas particuliers, le statut “Demande comptable”, que vous connaissez bien, est évidemment toujours à votre disposition pour signaler des transactions qui nécessiteraient un éclairage de la part de votre client.
Voici un récapitulatif du nouveau comportement.
| Interface comptable | Interface gestion |
|---|---|
| Transaction sans contrepartie | Non justifiée |
| Transaction avec contrepartie | Non justifiée |
| Transaction avec ou sans contrepartie + justificatif facultatif | Justifiée |
Toutes les informations complémentaires se trouvent dans ces articles du centre d’aide :
Traiter les transactions bancaires
Pour finir, je ne vous dirai donc pas “à vos claviers” mais plutôt… À vos règles !
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