Première noteGESTION FACTURE ELECTRONIQUE/Client et cabinet comptable
Bonjour,
Dans le cadre de la mise en place de la réforme de la facturation électronique et de l’utilisation de Pennylane, nous souhaiterions avoir quelques précisions sur le fonctionnement opérationnel côté clients et côté cabinet.
Nous avons notamment plusieurs questions :
- Réception et information des clients
Lorsque nos clients reçoivent une facture électronique sur leur espace collaboratif :
sont-ils automatiquement informés de l’arrivée d’une nouvelle facture ?
- reçoivent-ils une notification à chaque nouvelle facture ?
- ou doivent-ils se connecter régulièrement à leur espace pour vérifier les factures reçues ?
- Parcours côté client
Pour les clients qui ne sont pas encore habitués à ce fonctionnement, quelle est concrètement la démarche à suivre ?
- où doivent-ils se rendre dans leur espace ?
- quelles actions doivent-ils effectuer à réception d’une facture ?
- existe-t-il un parcours ou un process recommandé pour leur permettre de gérer simplement les factures électroniques reçues ?
- pendant cette année de transition avant l'échéance de 30 septembre 2027, est-il prévu par PENNYLANE, côté gestion, un module à part pour la gestion des factures reçues de manière électronique pour faciliter le traitement pour les clients. Aujourd'hui la seule manière étant de filtrer par source "électronique"
Avez-vous prévu des formations, tutoriels ou supports d’accompagnement que nous pourrions transmettre à nos clients afin de les aider à prendre en main ce nouveau fonctionnement ?
- Gestion par le cabinet
Nous nous interrogeons également sur le fonctionnement lorsque certains clients ne souhaitent pas ou ne sont pas en mesure de gérer eux-mêmes leurs factures électroniques.
Quelles actions nos collaborateurs pourront-ils réaliser directement pour le compte des clients ? À l’inverse, quelles actions devront obligatoirement être réalisées ou validées par le client ?
Plus largement, existe-t-il un process Pennylane recommandé pour les cabinets, permettant de définir clairement le rôle du client et celui du collaborateur dans la réception, le traitement et le suivi des factures électroniques ?
Enfin, avez-vous prévu des formations spécifiques pour les collaborateurs des cabinets sur ce sujet, avec éventuellement des cas pratiques permettant de mettre en place rapidement ces process avec nos clients ?
L’objectif pour nous est de pouvoir définir un fonctionnement simple et homogène, à la fois pour nos clients et pour nos équipes.
Merci par avance pour votre retour et, le cas échéant, pour nous orienter vers les supports ou formations disponibles.
Bien cordialement.
Bonjour Pierre_Lore
Oui, les clients sont automatiquement informés : par défaut, Pennylane envoie un e-mail à chaque nouvelle facture électronique reçue (option active par défaut, fréquence réglable sur Immédiat/Jour/Semaine/2 semaines/Mois dans Notifications et e-mails), sans besoin de se connecter régulièrement. Un e-mail dédié accompagne en plus la toute première facture électronique reçue pour expliquer le contexte de la réforme, et une notification push mobile existe séparément de la notification e-mail.
Il n'existe pas de module unique « Facturation électronique » dans Pennylane : les fonctionnalités sont réparties dans les espaces existants — Achats > Factures fournisseurs (boîte de réception, badge dédié identifiant les factures électroniques, alerte « Première facture de ce fournisseur »), Ventes > Factures clients, et Paramètres > Transmission de factures. À réception, le client (ou le collaborateur habilité) ouvre la facture dans sa boîte de réception, peut la soumettre à un circuit d'approbation facultatif, procède au paiement (via Compte Pro ou statut manuel), ou la conteste (mise en litige) / la refuse définitivement en cas d'erreur ou de fraude.
Côté formation, Pennylane met à disposition un cours e-learning Pennylane Academy (« Découvrir la facturation électronique »), un guide téléchargeable et un outil d'autodiagnostic, accessibles à toute entreprise. Spécifiquement pour les cabinets, des ressources de formation et des supports de communication prêts à transmettre aux clients (modèle d'e-mail, présentation) sont disponibles dans l'onglet « Facture électronique » de l'Espace cabinet Pennylane.Concernant la répartition des actions entre client et cabinet : le traitement d'une facture électronique reçue (consultation, contestation, refus définitif) relève des droits standards de traitement des factures fournisseurs attribués au collaborateur sur le dossier — un collaborateur disposant de ces droits (y compris un approbateur) peut agir directement pour le compte du client, y compris refuser une facture, sans validation obligatoire du client.
