GESTION FACTURE ELECTRONIQUE/Client et cabinet comptable

Bonjour,

Dans le cadre de la mise en place de la réforme de la facturation électronique et de l’utilisation de Pennylane, nous souhaiterions avoir quelques précisions sur le fonctionnement opérationnel côté clients et côté cabinet.

Nous avons notamment plusieurs questions :

1. Réception et information des clients

Lorsque nos clients reçoivent une facture électronique sur leur espace collaboratif :

    sont-ils automatiquement informés de l’arrivée d’une nouvelle facture ?

• reçoivent-ils une notification à chaque nouvelle facture ?
• ou doivent-ils se connecter régulièrement à leur espace pour vérifier les factures reçues ?

1. Parcours côté client

Pour les clients qui ne sont pas encore habitués à ce fonctionnement, quelle est concrètement la démarche à suivre ?

• où doivent-ils se rendre dans leur espace ?
• quelles actions doivent-ils effectuer à réception d’une facture ?
• existe-t-il un parcours ou un process recommandé pour leur permettre de gérer simplement les factures électroniques reçues ?
• pendant cette année de transition avant l'échéance de 30 septembre 2027, est-il prévu par PENNYLANE, côté gestion, un module à part pour la gestion des factures reçues de manière électronique pour faciliter le traitement pour les clients. Aujourd'hui la seule manière étant de filtrer par source "électronique"

Avez-vous prévu des formations, tutoriels ou supports d’accompagnement que nous pourrions transmettre à nos clients afin de les aider à prendre en main ce nouveau fonctionnement ?

1. Gestion par le cabinet

Nous nous interrogeons également sur le fonctionnement lorsque certains clients ne souhaitent pas ou ne sont pas en mesure de gérer eux-mêmes leurs factures électroniques.

Quelles actions nos collaborateurs pourront-ils réaliser directement pour le compte des clients ? À l’inverse, quelles actions devront obligatoirement être réalisées ou validées par le client ?

Plus largement, existe-t-il un process Pennylane recommandé pour les cabinets, permettant de définir clairement le rôle du client et celui du collaborateur dans la réception, le traitement et le suivi des factures électroniques ?

Enfin, avez-vous prévu des formations spécifiques pour les collaborateurs des cabinets sur ce sujet, avec éventuellement des cas pratiques permettant de mettre en place rapidement ces process avec nos clients ?

L’objectif pour nous est de pouvoir définir un fonctionnement simple et homogène, à la fois pour nos clients et pour nos équipes.

Merci par avance pour votre retour et, le cas échéant, pour nous orienter vers les supports ou formations disponibles.

Bien cordialement.