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Seth
Première note
Première noteQuitter PennyLane et avoir accès aux archives PDP
Nous quittons la plateforme PennyLane pour l'une de nos entreprises (incompatible avec le mode de fonctionnement), et nous retrouvons coincés avec un chatbot qui ne répond pas à notre question sur l'accès à nos documents archivés PDP une fois que notre accès PennyLane est coupé. Voici nos échanges (élagués), nous sommes preneurs d'une réponse nous permettant d'obtenir un accès à ces archives, puisque c'est obligatoire.
Merci d'avance pour votre aide. 😁
Vous précisez que les documents stockés dans le système PDP y sont pour 10 ans à partir de leur enregistrement, Vous ne m'indiquez quand même pas comment nous pouvons y accéder une fois notre abonnement résilié chez vous. Je vous remercie de bien vouloir compléter votre réponse.
Lors de la résiliation de votre abonnement, l’accès à la plateforme n’est pas maintenu. Vous disposez d’un délai de 30 jours pour exporter toutes les données et documents que vous souhaitez conserver.
Après ces 30 jours, l’accès à la plateforme est fermé et les données restantes sont supprimées des bases.
Il est donc recommandé de télécharger vos documents (factures, pièces, exports comptables) pendant cette période de 30 jours afin de les conserver sur vos propres supports.
Mais vous avez l'obligation légale de stocker ces documents pendant 10 ans, c'est votre engagement, et vous nous l'avez confirmé. Alors comment pouvez-vous nous donner accès à ces documents pendant 10 ans si vous nous en supprimez l'accès, a fortiori si vous les supprimez ?
Deux règles coexistent : l’obligation légale de conservation et l’accès à la plateforme.
La durée de 10 ans correspond à une obligation légale de conservation des factures et pièces comptables. Elle signifie que ces documents doivent être conservés pendant cette période pour répondre aux obligations comptables et fiscales.
En revanche, l’accès à la plateforme Pennylane n’est pas maintenu après résiliation. Vous disposez de 30 jours pour exporter vos données et documents. Ensuite, les données restantes sont supprimées des bases.
La conservation légale ne garantit donc pas un accès continu à la plateforme. Elle correspond uniquement à la durée réglementaire pendant laquelle les données doivent être conservées.
Bonjour Seth
L'accès à la plateforme n'est pas maintenu indéfiniment après résiliation, mais le régime diffère selon que l'entreprise avait ou non souscrit au service de Plateforme Agréée / PDP Pennylane.
Si le dossier n'a jamais été rattaché à la PA/PDP Pennylane, l'accès (cabinet et client) est coupé 30 jours après la demande de suppression, et l'export des données de l'entreprise (factures de vente, factures d'achat, transactions bancaires) est envoyé à ce moment-là.
En revanche, si le client était abonné à la PA/PDP Pennylane, un régime spécifique s'applique : les accès du cabinet sont coupés après 30 jours, mais les utilisateurs de l'entreprise ayant un rôle « dirigeant » ou « comptable interne » conservent un accès restreint au dossier pendant 12 mois après la fin du service PA. Ce n'est qu'à l'issue de ces 12 mois que l'export des données de l'entreprise (factures de vente/achat, transactions bancaires, pièces transmises au cabinet) leur est envoyé automatiquement ; les données sont ensuite supprimées des bases.
En parallèle, le cadre légal de la portabilité entre plateformes agréées prévoit que, en cas de changement de PA, la plateforme quittée maintient pendant 1 an la gestion des statuts de traitement des factures électroniques et transmet sur demande, sous 5 jours ouvrés, toute information nécessaire à la continuité d'activité ; la nouvelle plateforme conserve de son côté l'accord de portabilité pendant 3 ans.
5 Réponses
- DidL73
Parolier novice
sujets très important et manquant de transparence quel que soit les PDP. qui conserve, quand, combien de temps, et que se passe t-il quand on coupe l'abonnement. Ce serait tout aussi gênant que pennylane conserve des pièces comptables d'un dossier supprimé et sans accès possible.
La portabilité commence à être bien documenté, mais le transfert des documents interplateforme ne l'est pas du tout et ne semble même pas prévu par les PDP.
De plus, le fichier XML est rarement exportable, même si tout de même visible sur Pennylane (ce n'est généralement pas le cas sur d'autres PDP).
Pour Pennylane, il est toutefois possible de faire un ExportFEC avec pièce jointe et ça intègre le PDF recréé par l'outil.Mais ce n'est pas le bon document de preuve, il faudrait le facture-x avec xml.
SethOui, et PennyLane n'offre pas cette possibilité. Voici enfin leur réponse, qui ne permet pas d'apporter une solution, et nous place potentiellement dans l'illégalité :
"Merci infiniment d'avoir patienté.
Après revue, je constate effectivement que lorsque le compte est actif, les documents sont conservés 10 ans dans la PA Pennylane, dans les modules Ventes / Achats.
Cependant, après la résiliation, Pennylane ne transfère pas automatiquement les documents à une nouvelle PA.
Le client peut exporter ses données et factures depuis Pennylane avant de partir, pour les transmettre à sa nouvelle PA.
Si le SIREN est désenregistré de l'annuaire (autre PA activée), l'accès à l'historique est bloqué sur le plan Freemium.
Recommander fortement d'exporter toutes les données avant résiliation.Sur plan Freemium : dès qu'une autre PA prend la ligne, l'accès est perdu immédiatement.
La portabilité via export reste le seul levier disponible."
- DidL73
"Si le SIREN est désenregistré de l'annuaire (autre PA activée), l'accès à l'historique est bloqué sur le plan Freemium."
il s'agit du plan "facturation électronique". donc pas le plan collaboratif proposé par les cabinets comptables.
mais ce n'est pas pas possible d'exporter les documents "électroniques", donc impossible de récupérer réellement les données.- Seth
Oui, je suis perdu, ils ne répondent pas et le temps avance tout de même...
Dans 8 jours, je n'ai plus d'accès, et ils ne sont pas en, mesure de me fournir les éléments que je dois pourtant impérativement obtenir, puisqu'ils ne les remettent pas à la PA suivante...
Intenter une procédure pour ça me semble vraiment compliqué, mais si c'est la seule option qu'ils me laissent, je ne vais pas avoir le choix 😞
Merci pour vos commentaires, en tout cas, et je note que nous sommes peu nombreux à nous soucier de la pérennité de ces données "archivées 10 ans"....
