Forum Discussion
Arnaud_Guillaume
Parolier novice
Parolier noviceNote de frais & facturation électronique
Bonjour,
Comme tout le monde nous passons à la facture électronique. J'ai informé mes collaborateurs des changements sur les notes de frais.
J'ai bien compris le système avec le code collaborateur pour faire le rapprochement. En revanche ce que je ne comprends pas est :
Où est-ce que le fournisseur saisie cette information du code employé. Sauf erreur ce n'est pas un champ prévu dans la réforme de la facturation électronique. Est-ce qu'il est suffisant de le mettre dans un champ libre pour que la PA pennylane puisse l'identifier ?
Merci d'avance
Arnaud
Bonjour Arnaud_Guillaume,
Dans ce cas d'usage n°5 de la norme AFNOR (frais avancés par un collaborateur avec facture émise au nom de l'entreprise), le collaborateur communique au fournisseur le SIREN de l'entreprise ainsi que son numéro d'employé (matricule). Cette information n'est pas censée être saisie dans un champ libre non structuré : la norme prévoit des champs dédiés selon le profil de facture utilisé par le fournisseur. Sur le profil EXTENDED-CTC-FR, cette référence est portée par le champ EXT-FR-FE-43 (raison sociale du tiers payeur) dans le bloc "Payeur de la facture". Sur le profil EN16931, elle est portée par le champ BT-18 (Objet facturé) avec le code BT-18-1 égal à AHK (référence du payeur). La norme recommande d'y indiquer un identifiant ou un matricule plutôt qu'un nom, pour des raisons de RGPD 😊
Côté Pennylane, une fois cette référence renseignée par le fournisseur, la facture électronique arrive automatiquement et se rattache directement à la note de frais du collaborateur concerné, sans action manuelle. Si le fournisseur ne renseigne pas ce matricule ou se trompe, le document n'est pas perdu : en l'absence de matricule, la facture est redirigée vers les factures fournisseurs classiques ; en cas de matricule incorrect, une alerte par email est envoyée pour permettre une attribution manuelle.
Voici une ressource du centre d'aide à ce sujet :
1 Réponse
- Brenda_Diakite
Pennylaneur
Bonjour Arnaud_Guillaume,
Dans ce cas d'usage n°5 de la norme AFNOR (frais avancés par un collaborateur avec facture émise au nom de l'entreprise), le collaborateur communique au fournisseur le SIREN de l'entreprise ainsi que son numéro d'employé (matricule). Cette information n'est pas censée être saisie dans un champ libre non structuré : la norme prévoit des champs dédiés selon le profil de facture utilisé par le fournisseur. Sur le profil EXTENDED-CTC-FR, cette référence est portée par le champ EXT-FR-FE-43 (raison sociale du tiers payeur) dans le bloc "Payeur de la facture". Sur le profil EN16931, elle est portée par le champ BT-18 (Objet facturé) avec le code BT-18-1 égal à AHK (référence du payeur). La norme recommande d'y indiquer un identifiant ou un matricule plutôt qu'un nom, pour des raisons de RGPD 😊
Côté Pennylane, une fois cette référence renseignée par le fournisseur, la facture électronique arrive automatiquement et se rattache directement à la note de frais du collaborateur concerné, sans action manuelle. Si le fournisseur ne renseigne pas ce matricule ou se trompe, le document n'est pas perdu : en l'absence de matricule, la facture est redirigée vers les factures fournisseurs classiques ; en cas de matricule incorrect, une alerte par email est envoyée pour permettre une attribution manuelle.
Voici une ressource du centre d'aide à ce sujet :
