Forum Discussion
Alice_URBEJTEL
Batteur de mesure
Batteur de mesureComptabilisation en masse, factures achats payées par CB
Comment faites vous, quand les CB à débit différés ne sont pas connectables (certaines banques)
J'enregistre les factures d'achats en masse, car c'est toujours les mêmes fournisseurs et comptes de charges.
Mais j'en ai marre de saisir les 8 pages du relevés de carte bleue à la main chaque mois.
Je voulais passer par un compte 467, mais du coup, il faut que je passe sur chaque facture d'achat pour réconcilier par mode de règlement :(
Qui aurait une bonne solution qui ferait gagner du temps des 2 cotés ?
Merci
Alice_URBEJTEL
Bonjour,Pour les cartes bancaires à débit différé non connectables, je conseille de reproduire le fonctionnement des cartes à débit différé qui sont correctement gérées dans Pennylane.
1. Créer un compte bancaire dédié à la carte
Créez un compte 512 dédié à chaque carte bancaire.
2. Importer le relevé de la carte dans ce compte
Saisissez ou importez les opérations du relevé directement dans ce compte :
- les dépenses en montant négatif ;
- les remboursements ou encaissements en montant positif ;
- le prélèvement mensuel de la carte en montant positif, affecté au compte 580.
3. Comptabiliser le prélèvement sur le compte principal
Sur le compte bancaire principal, comptabilisez le prélèvement de la carte en contrepartie du même compte 580.
Le compte 580 servira ainsi uniquement de compte de liaison entre le compte principal et le compte de la carte.
Les avantages
- Le compte de carte bancaire est remis à zéro après chaque prélèvement.
- Les flux de la carte sont isolés du relevé bancaire principal.
- Les pièces manquantes sont plus faciles à identifier.
- Vous pouvez réconcilier les factures d'achat directement avec les transactions de la carte, soit depuis le module Achats, soit depuis le module Transactions.
- Vous évitez de passer par un compte 467 et d'effectuer des rapprochements manuels sur chaque facture.
Attention à la saisie des achats en masse
Si vos achats sont enregistrés en masse sous forme de simples écritures comptables, sans génération des factures fournisseurs dans le module Achats de Pennylane, vous perdrez l'intérêt de la réconciliation automatique.
Dans ce cas, les transactions de carte ne pourront pas être rapprochées des factures et vous devrez effectuer un lettrage manuel, ce qui devient rapidement très chronophage lorsque le volume d'opérations est important.
L'idéal est donc que les factures soient créées dans le module Achats afin de profiter pleinement des fonctionnalités de réconciliation de Pennylane.
Pour éviter la saisie des 8 pages de relevé
Deux solutions :
- Pour les relevés courts, la saisie manuelle reste souvent la plus rapide.
- Pour les relevés volumineux, vous pouvez utiliser un outil IA afin de récupérer automatiquement les opérations sous forme de tableau. Il suffit ensuite de les copier dans Excel puis de les importer dans Pennylane en respectant le format d'import des transactions.
C'est la méthode qui se rapproche le plus du fonctionnement natif des cartes à débit différé déjà gérées par Pennylane, tout en conservant un suivi propre des justificatifs, des rapprochements et des pièces manquantes.
3 Réponses
uareneÉcho naissant
Alice_URBEJTEL
Il m'arrive parfois d'utiliser l'import de données dans Excel avec PowerQuery, mais cela ne fonctionne que si le fichier est un vrai pdf avec des données exploitables et non un scan d'un relevé.
Dans le 2e cas, j'ai testé avec l'outil IA autorisé par notre cabinet, M365 Copilot, et cela fonctionne parfaitement. J'ai testé sur un relevé CB CIC scanné de 37 transactions et le tableau était fait en moins d'une minute, là où PowerQuery ne pouvait rien faire.
Et si vous automatiser votre dossier en activant "Validation automatique des suggestions de réconciliations", vous devriez gagner du temps supplémentaire sur votre dossier.L'utilisation d'un compte 467 ne permet pas, à ma connaissance, la suggestion de réconciliation dans le module transactions ni la réconciliation automatique.
Alice_URBEJTELMerci,
C'est déjà ainsi que je fonctionne (mais dans un compte 467) ;)
Et justement, j'aimerais ne plus avoir à saisir à la main les nombreuses pas de relevés.
Je n'ai pas encore tenté l'IA pour cela. Il faudrait que je trouve le temps.
J'avais tenté la transformation du pdf en excel, directement, par les outils type I love pdf, mais sans y réussir.
Concernant les factures d'achats, je les comptabilise bien par le module achat.
Quand je dis que je les comptabilise en masse, c'est à dire qu'étant pré traitées, je sélectionne l'ensemble des lignes dans le module et je les "marque traitées" (toutes en une action, d'où mon terme "en masse")- uarene
Alice_URBEJTEL
Bonjour,Pour les cartes bancaires à débit différé non connectables, je conseille de reproduire le fonctionnement des cartes à débit différé qui sont correctement gérées dans Pennylane.
1. Créer un compte bancaire dédié à la carte
Créez un compte 512 dédié à chaque carte bancaire.
2. Importer le relevé de la carte dans ce compte
Saisissez ou importez les opérations du relevé directement dans ce compte :
- les dépenses en montant négatif ;
- les remboursements ou encaissements en montant positif ;
- le prélèvement mensuel de la carte en montant positif, affecté au compte 580.
3. Comptabiliser le prélèvement sur le compte principal
Sur le compte bancaire principal, comptabilisez le prélèvement de la carte en contrepartie du même compte 580.
Le compte 580 servira ainsi uniquement de compte de liaison entre le compte principal et le compte de la carte.
Les avantages
- Le compte de carte bancaire est remis à zéro après chaque prélèvement.
- Les flux de la carte sont isolés du relevé bancaire principal.
- Les pièces manquantes sont plus faciles à identifier.
- Vous pouvez réconcilier les factures d'achat directement avec les transactions de la carte, soit depuis le module Achats, soit depuis le module Transactions.
- Vous évitez de passer par un compte 467 et d'effectuer des rapprochements manuels sur chaque facture.
Attention à la saisie des achats en masse
Si vos achats sont enregistrés en masse sous forme de simples écritures comptables, sans génération des factures fournisseurs dans le module Achats de Pennylane, vous perdrez l'intérêt de la réconciliation automatique.
Dans ce cas, les transactions de carte ne pourront pas être rapprochées des factures et vous devrez effectuer un lettrage manuel, ce qui devient rapidement très chronophage lorsque le volume d'opérations est important.
L'idéal est donc que les factures soient créées dans le module Achats afin de profiter pleinement des fonctionnalités de réconciliation de Pennylane.
Pour éviter la saisie des 8 pages de relevé
Deux solutions :
- Pour les relevés courts, la saisie manuelle reste souvent la plus rapide.
- Pour les relevés volumineux, vous pouvez utiliser un outil IA afin de récupérer automatiquement les opérations sous forme de tableau. Il suffit ensuite de les copier dans Excel puis de les importer dans Pennylane en respectant le format d'import des transactions.
C'est la méthode qui se rapproche le plus du fonctionnement natif des cartes à débit différé déjà gérées par Pennylane, tout en conservant un suivi propre des justificatifs, des rapprochements et des pièces manquantes.
