Comptabilisation en masse, factures achats payées par CB

Alice_URBEJTEL​  
Bonjour,

Pour les cartes bancaires à débit différé non connectables, je conseille de reproduire le fonctionnement des cartes à débit différé qui sont correctement gérées dans Pennylane.

1. Créer un compte bancaire dédié à la carte

Créez un compte 512 dédié à chaque carte bancaire.

2. Importer le relevé de la carte dans ce compte

Saisissez ou importez les opérations du relevé directement dans ce compte :

• les dépenses en montant négatif ;
• les remboursements ou encaissements en montant positif ;
• le prélèvement mensuel de la carte en montant positif, affecté au compte 580.

3. Comptabiliser le prélèvement sur le compte principal

Sur le compte bancaire principal, comptabilisez le prélèvement de la carte en contrepartie du même compte 580.

Le compte 580 servira ainsi uniquement de compte de liaison entre le compte principal et le compte de la carte.

Les avantages

• Le compte de carte bancaire est remis à zéro après chaque prélèvement.
• Les flux de la carte sont isolés du relevé bancaire principal.
• Les pièces manquantes sont plus faciles à identifier.
• Vous pouvez réconcilier les factures d'achat directement avec les transactions de la carte, soit depuis le module Achats, soit depuis le module Transactions.
• Vous évitez de passer par un compte 467 et d'effectuer des rapprochements manuels sur chaque facture.

Attention à la saisie des achats en masse

Si vos achats sont enregistrés en masse sous forme de simples écritures comptables, sans génération des factures fournisseurs dans le module Achats de Pennylane, vous perdrez l'intérêt de la réconciliation automatique.

Dans ce cas, les transactions de carte ne pourront pas être rapprochées des factures et vous devrez effectuer un lettrage manuel, ce qui devient rapidement très chronophage lorsque le volume d'opérations est important.

L'idéal est donc que les factures soient créées dans le module Achats afin de profiter pleinement des fonctionnalités de réconciliation de Pennylane.

Pour éviter la saisie des 8 pages de relevé

Deux solutions :

• Pour les relevés courts, la saisie manuelle reste souvent la plus rapide.
• Pour les relevés volumineux, vous pouvez utiliser un outil IA afin de récupérer automatiquement les opérations sous forme de tableau. Il suffit ensuite de les copier dans Excel puis de les importer dans Pennylane en respectant le format d'import des transactions.

C'est la méthode qui se rapproche le plus du fonctionnement natif des cartes à débit différé déjà gérées par Pennylane, tout en conservant un suivi propre des justificatifs, des rapprochements et des pièces manquantes.