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Répondu

Nouveau traitement des notes de frais

Bonjour,

je constate que le module “Notes de frais” évolue. Quand je lis les articles de l’aide je vois des écrans qui ne correspondent plus tellement à ce que je vois en live. Maintenant, on arrive bien sûr à se repérer.

 

J’ai deux messages d’erreur : - qu’est-ce qu’il faut faire ?

  1. Je sélectionne 3 lignes et je veux cliquer sur « rembourser » mais le bouton est grisé (message : « … cette action n’est pas disponible pour une note de frais sélectionné »)

  2. J’ouvre une ligne et je veux modifier le collaborateur associé mais le bouton est grisé (message : « … une période d’imputation analytique a été saisie »)

 

et une remarque sur le terme « note de frais »

Voici la définition « Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels liés aux besoins de son activité professionnelle. »

La note c’est la liste entière. Une ligne sur la liste de la note de frais est un justificatif, une facture, une dépense effectuée … etc.   oui, oui en effet on dit aussi la note du restaurant - haha !

Je suis 100% d’accord avec vous sur la définition de la NDF. En plus, je ne parviens pas cumuler plusieurs lignes de frais pour effectuer un seul remboursement de 15-20 lignes. Ca semble plus logique que de générer autant de paiements que de lignes...

Oui c’est le sens même de la note de frais.

On fait (en fin de mois)  :

  • un état de toutes les dépenses engagées

  • on soumets cette liste à approbation

  • le service comptable saisie toutes les dépenses

  • et il initie un virement global de la somme des dépenses


OU il ajoute ce montant en bas sur votre bulletin de paie(!!) en tous les cas ce que je préconise pour mes clients. On a donc encore une difficulté supplémentaire, c’est à dire que les notes de frais sont parfois payées par le 421 . 😔

J’ai pu échanger avec le support. 

Ce que je fais dans PennyLane: Employés entrent leur NDF, on les approuve (ou pas) et on fait un filtre par collaborateur “à rembourser”, cela me donne une somme en haut de l’écran que je peux utiliser pour effectuer un virement unique, en banque. Ce virement apparaitra comme 1 transaction que je rapprocherai de toutes les lignes de la NDF l’employé.

C’est pas génial (il faut attendre que la transaction bancaire apparaisse dans pennyLane) mais ça permet:

  • de récupérer la TVA
  • de classer les dépenses par projet et catégories pour ma compta analytique
  • de suivre ce sui est du (ou non) en NDF
  • d’éviter les paiements doublons (demandes de remboursement déjà remboursées sont marquées comme doublons)

Ceci dit, je leur ai fait une suggestion de fonctionnalité de “paiement consolidé” des lignes des NDF et rapprochement automatique depuis PennyLane. On verra s’ils écoutent les clients qui utilisent leur produit…. 

Réponse


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