Première noteRefus de facture = suppression écriture comptable
Bonjour,
depuis 3 semaines nous avons constaté que si un client refuse une facture fournisseur, la facture est automatiquement archivée avec le motif du refus, mais l'écriture comptable associée est supprimée, même si cette écriture est lettrée au niveau de la tva ou du règlement fournisseurs.
C'est extrêmement gênant pour les collaborateurs qui suivent les dossiers, et cela va à l'encontre des règles d'irréversibilité des écritures comptables, de traçabilité et de chronologie des enregistrements.
La seule solution est de figer la comptabilité, mais c'est uniquement possible sur les écritures de J-1, donc les écritures du jour peuvent êtres modifiées par le client.
Et lorsque l'on fige cela empêche le client de déposer des documents qui pourraient être antérieurs ou d'émettre des factures de ventes à une date antérieure.
La suppression des écritures s'effectuent quelque soit le motif de refus proposé. Même sur un motif assimilé à du "litige commercial" comme "erreur de montant"
Est ce que le fonctionnement de Pennylane va évoluer sur ce point ou quelle alternative proposez vous ?
Bonjour Jeanbamin
Ce comportement correspond à un fonctionnement documenté de Pennylane et non à une anomalie ponctuelle. Lorsqu'une facture fournisseur est archivée, l'écriture comptable associée est systématiquement supprimée ; une facture électronique fournisseur passée au statut "Refusée" est automatiquement archivée de façon définitive (aucune restauration possible), quel que soit le motif de refus sélectionné.
Pennylane distingue deux parcours dans les circuits d'approbation de factures électroniques — le "Refus" (statut définitif, déclenche l'archivage puis la suppression de l'écriture) et le "Signalement d'erreur / Litige" (la facture reste active, aucune suppression d'écriture), avec seulement 3 motifs de litige officiels (erreur sur produits/services, erreur sur informations générales, erreur de destinataire). "Erreur de montant" n'est pas un motif de "Litige" officiel ; si ces cas sont passés par un vrai "Refus" plutôt qu'un "Litige", la suppression de l'écriture est le comportement attendu, quel que soit le libellé renseigné.
