Historique des dépôts clients : comment prouver qu’un justificatif n’a pas été déposé ?

Bonjour à tous,

Question à ceux dont les clients déposent leurs justificatifs directement dans Pennylane : comment gérez-vous les fameux « je vous l'ai déjà envoyé » ?

Avant, quand tout passait par mail, la réponse était simple : « pouvez-vous me retransférer le mail ? ». Le client se retrouvait face à sa boîte d'envoi, et la question était réglée en deux minutes.

Aujourd'hui, j'ai l'impression de ne plus avoir aucun argument. Exemple concret : je demande à une cliente toutes ses factures DeepL de l'exercice. J'en retrouve 8 sur 10 dans Pennylane, il manque février et avril. Elle est persuadée de les avoir déposées, toutes en même temps. Et moi je n'ai aucun moyen simple de lui prouver le contraire, ni d'être certaine à 100 % que rien ne s'est perdu de notre côté / côté Pennylane.

Résultat : je finis par douter de notre propre travail, je passe un temps fou à fouiller dans l'outil, et j'ai le sentiment de devoir m'excuser pour le manque de rigueur de certains clients.

Comment faites-vous ?

- Existe-t-il un historique des dépôts (y compris documents supprimés ou rejetés) consultable côté cabinet ?

- Avez-vous mis en place une procédure ou un message type qui fonctionne ?

- Ou un moyen de rendre le client « responsable » de ce qu'il dépose, comme on le faisait avec le mail ?

Merci d'avance, je suis un peu à bout sur ce sujet.