❓Vos questions du mois de Décembre et Janvier

❓Vos questions du mois de Décembre et Janvier
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Après une petite pause nécessaire pour aborder la nouvelle année, revenons à nouveau sur les questions qui sont revenues le plus fréquemment sur le support au cours des 2 derniers mois, avec leurs pistes de réponse. N’hésitez pas à réagir en commentaire et à voter dans le sondage en bas de page 😃 Bonne lecture !

 

1. Comment procéder pour que ma liasse SCI se remplisse automatiquement ? 

 

La gestion des SCI à l’IR est facilitée dans Pennylane, avec le module de gestion des immeubles, qui permet un remplissage automatique de la liasse pour vous faire gagner du temps. Ces dernières semaines, plusieurs d’entre vous ont rencontré des difficultés pour la remontée des informations dans la liasse.

Voici donc un rappel des étapes à suivre pour optimiser votre utilisation de ces fonctionnalités et obtenir une liasse bien remplir du premier coup :

  1. Dans les paramètres du dossier > Informations entreprise onglet Fiscal : il faut que la catégorie fiscale sélectionnée soit SCI à l'IR.
  2. Ensuite dans l’onglet Immeubles, créer tous les immeubles de la SCI.
  3. Puis créer les associés pour l'année (début et fin) dans l’onglet Répartition du capital.
  4. Lorsque ces paramétrages sont faits, rendez-vous dans Révision > Grand-livre (mode analytique) pour catégoriser les écritures concernées par les immeubles créés à l’étape 2.
  5. Enfin, vous pouvez créer la liasse 2072 dans le module de Fiscalité, pas avant afin qu’elle soit bien complétée avec les éléments du dossier.

Pour en savoir davantage sur la gestion des SCI, n’hésitez pas à consulter nos articles Gérer une SCI sur Pennylane et Créer et gérer les immeubles d’une entreprise.

 

 

2. Il y a des soucis dans les numéros des factures de vente de mon client, que faire ?

Le numéro de facture faisant partie des mentions obligatoires d’une facture, il est soumis à trois principes réglementaires définis par la loi :

  • Chaque numéro doit être unique, et ceci même d’une année fiscale à une autre ;
  • La numérotation des factures doit suivre un ordre chronologique ;
  • La numérotation des factures doit être continue (il n’est ****pas possible de passer de F0001 à F0004 par exemple).

Chez Pennylane, le numéro de facture se compose ainsi : F (ou D pour un devis) - un préfixe temporel - numéro.

 

Conseil n° 1️⃣ : utiliser des variables dans le préfixe temporel

Plutôt que de taper manuellement l’année, le mois ou même le jour dans le préfixe, n’hésitez pas à utiliser les variables temporelles proposées : elles s’incrémentent automatiquement dans la numérotation en fonction de la date d’émission de la facture. Vous évitez ainsi les oublis de mise à jour du préfixe et autres désagréments.

→ Si l’exercice fiscal est calé sur l’année civile, nous recommandons a minima, d’utiliser la variable (annee), et en cas d’exercice décalé, les deux variables (annee) et (mois).

Conseil n° 2️⃣  : réinitialiser le numéro en début d’année fiscale

Lorsque des factures ont été émises via Pennylane sur un dossier, le numéro est verrouillé et ne peut plus être modifié. C’est le système qui se charge de l’incrémentation pour appliquer les principes rappelés ci-dessus.

Toutefois, chaque année au début de l’exercice fiscal, il est possible de réinitialiser ce numéro. Cela doit être fait avant l’édition de la première facture de l’exercice, sans quoi la numérotation est à nouveau verrouillée, jusqu’au début du prochain exercice fiscal.

Conseil n° 3️⃣ : ne pas antidater ou postdater les factures de ventes

Ce type de pratique qui n’est pas recommandé de manière générale, induit un risque élevé de doublon de numérotation, de discontinuité ou d’erreur. Il est de la responsabilité du dirigeant de respecter la réglementation et de ne pas enfreindre la loi.

En ce qui concerne Pennylane, ces pratiques ne font pas l’objet d’un blocage technique, mais elles sont à éviter pour ne pas avoir de souci. Le logiciel ne saurait être tenu pour responsable des écarts de numérotation causés par ces pratiques.

En suivant bien ces conseils, ni vous ni votre client, ne devriez avoir de mauvaises surprises à ce sujet. Vous trouverez des compléments d’information dans notre article Numéroter les factures dans Pennylane, et n’hésitez pas à nous contacter sur le support si vous constatez une irrégularité.

 

 

3. Comment traiter les erreurs de mon cadrage d’immobilisations ?

 

Ce sujet soulève décidément beaucoup de questions depuis le déploiement du nouveau module et de son cadrage, puisque nous l’avions déjà vue parmi les questions du mois de novembre.

A titre de rappel donc, en cas d’écart dans votre cadrage, vérifiez dans un premier temps les éléments de reprise : la date et le montant des amortissements à la reprise. Ces éléments sont déterminants dans les calculs effectués par Pennylane.

Le second point à vérifier est le montant des dotations calculées : il faut bien tenir compte de la base de calcul 360 utilisée pour les calculs faits par Pennylane, qui peut différer de la méthode habituelle de votre dossier et générer des écarts sur les montants des amortissements. Reportez-vous à l’article du mois dernier pour savoir comment gérer ces écarts.

Cas particulier : gérer les écarts sur les immos détenues et suivies sur Pennylane depuis plus d’un an.

Ce mois-ci, nous revenons sur un autre cas qui peut présenter des écarts : votre immobilisation est gérée sur Pennylane depuis plusieurs années, mais il manque des dotations sur les années antérieures ou celles-ci sont inexactes.

Dans ce cas malheureusement, les calculs pour les années suivantes sont faussés et le cadrage affiche des écarts.

Il y a deux solutions :

  • Indiquer une date de reprise identique à la date d’acquisition, avec total amorti avant reprise de 0€ : le système comprend qu'il manque un amortissement sur l’année antérieure et lisse une part du montant non amorti chaque année.
  • Choisir une date de reprise au début de l’exercice qui va être clôturé sur Pennylane, avec un total amorti avant la reprise de 0€ et opter pour "lisser sur les exercices suivants". Globalement les écritures seront les mêmes, mais le tableau va cadrer avec les écritures comptables et la situation sera plus lisible.

En suivant les conseils et les bonnes pratiques partagés, vous mettez toutes les chances de votre côté pour optimiser votre utilisation de Pennylane. N'hésitez pas à consulter nos ressources en ligne et à nous contacter si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire. Merci de m’avoir lue et à bientôt !

 

 

 

 
 
 
 
 

🚨 Afin de juger la pertinence de ces articles, nous voudrions savoir : Vous posiez-vous l'une de ces questions ?


5 commentaires

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Conseil n° 3️⃣ : ne pas antidater ou postdater les factures de ventes

Ce type de pratique qui n’est pas recommandé de manière générale, induit un risque élevé de doublon de numérotation, de discontinuité ou d’erreur. Il est de la responsabilité du dirigeant de respecter la réglementation et de ne pas enfreindre la loi.

En ce qui concerne Pennylane, ces pratiques ne font pas l’objet d’un blocage technique, mais elles sont à éviter pour ne pas avoir de souci. Le logiciel ne saurait être tenu pour responsable des écarts de numérotation causés par ces pratiques.

 

Bonjour @Marie-Catherine Mercury ne serait-il pas envisageable de limiter la date de facture à la date du jour ou par tolérance à 7 jours glissants antérieurs ?
A l’heure actuelle, il est quand même “permis” de remonter au 1er jour d’un exercice non clôturé ou non verrouillé !!!

Merci pour votre retour

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Bonjour Mathieu,

Merci pour votre commentaire 🙂

Pour le moment, le choix a été fait de ne pas bloquer pour vraiment laisser la responsabilité au dirigeant de la société. Beaucoup de nos clients éditent leurs factures à des dates différentes de la date d’émission de manière régulière.
Il est possible qu’à terme notre politique évolue dans votre sens, mais ce n’est pour le moment pas prévu, nous privilégions la communication pour sensibiliser les utilisateurs à ce sujet.

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Merci de me préciser quand nous pourrons éditer en pdf la balance analytique, c’est une question récurrente de nos interlocuteurs clients, notamment dirigeants qui ne sont pas forcément tous des utilisateurs performants xls et qui n’ont pas envie ou le temps d’en passer par des TCD  ou autres formatage via FYNTESIS.

les logiciels traditionnels permettent sans souci d’éditer  conjointement une BG et une BA;

 

Merci d’avance pour votre retour, je ne suis pas sûr de poser cette question sur le site dédié, mais  je vous la pose.

Cordialement

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Bonjour Eric,

Merci pour votre demande, de mon côté je n’ai pas de visibilité à vous donner sur ce sujet en particulier, même si je sais que des nouveautés sont prévues dans le GL et la BG pour les prochaines semaines. Pour en savoir plus, et pour soumettre votre idée, vous pouvez vous rendre dans cette page du forum.

Vous y trouverez toutes les suggestions d’amélioration en attente pour lesquelles vous pourrez voter afin d’augmenter leurs chances de déploiement. Merci pour votre confiance et vos contributions !

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Pour ma part, je vous partage mon analyse de la situation :

Conseil n° 1️⃣ : utiliser des variables dans le préfixe temporel

  • “Plutôt que de taper manuellement l’année, le mois ou même le jour dans le préfixe, “ : Mettre le jour dans le préfixe ? PL merci d’être un peu sérieux dans vos communications
  • “→ Si l’exercice fiscal est calé sur l’année civile, nous recommandons, a minima, d’utiliser la variable (année), et en cas d’exercice décalé, les deux variables (année) et (mois).Très bien, à rendre obligatoire par défaut, et placer cette information dans l’aide Numéroter les factures dans Pennylane en attendant.
    • Bonus : Mettre une variable d’année en format courte “24” au lieu de 2024.

Conseil n° 2️⃣  : réinitialiser le numéro en début d’année fiscale

  • Toutefois, chaque année, au début de l’exercice fiscal, il est possible de réinitialiser ce numéro. Cela doit être fait avant l’édition de la première facture de l’exercice, sans quoi la numérotation est à nouveau verrouillée, jusqu’au début du prochain exercice fiscal.
    1. Serait-il possible de faire une communication en décembre pour ce rappel, car en tant qu’utilisateur, nous n’avons pas la tête dans la foire aux questions… Et avoir ce type de message début février, c’est un peu tard.
    2. Message commercial de promotion du logiciel Pennylane sur www.pennylane.com

      Par ailleurs, si cette question de la réinitialisation du numéro de facture en début d’année fiscale (d’exercice), était convenablement prise en compte sur PL, elle ferait très certainement l’objet d’une case à cocher dans les paramètres. Une fois configuré, plus besoin d’y penser.

    3. Mieux, en permettant de se passer des 2 points précédents, généraliser par défaut la remise à zéro du compteur de numérotation PL en début d’exercice.

Conseil n° 3️⃣ : ne pas antidater ou postdater les factures de ventes

  • Tout logiciel sérieux devrait, ne pas permettre d’antidater. C’est bien pour cela qu’existent les écritures de clôture comptable de facture à établir (FAE). Si Pennylane :
    1. Bloque l’édition d’une facture à une date antérieure à la précédente, plus de risque de rupture chronologique dans la numérotation comme le permet aujourd’hui PL.

       

    2. autorise la poursuite de l’édition des factures 2023, en parallèle d’un nouvel exercice 2024 dont la numérotation débute à 1.
    3. implémente la période d’imputation des ventes, comme c’est le cas pour les factures d’achat (je ne sais plus si je l’ai déjà dit).

       

    4. Si point 1 + point 2 + point 3 alors = ❤  ça nous simplifierait la gestion, ça tombe parfaitement, nous avons souscrit à PL pour cela🎁.

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