Il y a du nouveau côté réconciliation de vos factures et transactions !
Avez-vous déjà vu ce qui a changé ? Lors de votre réconciliation depuis le module de saisie ou de transactions, lorsque vous cliquez sur 🔎 Voir plus de factures/transactions, vous voyez apparaître une modale de réconciliation toute neuve.
Pour que nous soyons tous sur la même longueur d’onde, voici ce que réconciliation veut dire chez nous.
D’un point de vue purement logiciel, la réconciliation est sur Pennylane l’action d’attacher une transaction à une facture (depuis la page Transactions) ou une facture à une transaction (depuis la page de Saisie de factures).
Mais ce n’est pas tout. Comptablement, cela va entraîner plusieurs actions :
- solder la dette ou la créance attachée à cette facture,
- lettrer les écritures dans le compte de tiers,
- et éventuellement créer l’écriture de récupération de la TVA sur les encaissements.
Mais la réconciliation dans les faits, ça donne quoi ? Entrons dans le détail.
La réconciliation par les suggestions automatiques
Vous avez sûrement dû voir ce petit signal en face de vos transactions :
ou bien voir apparaître des suggestions de transactions au moment de la saisie de vos factures.
Il s’agit des suggestions automatiques de réconciliation, proposées par Pennylane pour vous aider ! En effet, Pennylane se base sur un certain nombre de critères pour vous faire les meilleures suggestions de réconciliation. Les voici :
- La similarité des montants : Pennylane vous suggère des transactions et factures dont les montants TTC sont exacts ou proches.
- La similarité sémantique du nom du tiers avec le libellé de transaction : Pennylane sait également reconnaître lorsque le nom du tiers est sémantiquement proche du libellé de la transaction. Par exemple, une facture dont le tiers est “Amazon” pourra être proposée en face d’une transaction dont le libellé contient la suite de caractères “amzn”.
- La date est proche et dans un délai d’un an : une facture a plus de chance d’être suggérée si elle est comprise dans une fourchette de 2 semaines avant ou après la date de la transaction. Globalement, une fenêtre temporelle d’un an est utilisée pour la suggestion. Donc, Pennylane peut suggérer une transaction ou une facture ayant une date au plus tard 8 mois après ou 4 mois avant.
C’est plus clair pour vous ? Évidemment, les cas de figure étant tellement nombreux, il est quasiment impossible que Pennylane puisse vous suggérer la bonne proposition à chaque fois (même si on y travaille).
De ce fait, vous devez parfois faire une recherche manuelle pour pouvoir trouver LA transaction ou LA facture que vous pensez être le ✨match parfait✨.
La réconciliation par la recherche manuelle
C’est là qu’intervient la fameuse loupe 🔎 pour voir plus de transactions ou de factures. Ce bouton vous amène vers une modale toute neuve où vous pouvez désormais chercher plus facilement les transactions ou les factures souhaitées.
Quoi de neuf ?
✅ Côté transactions, vous savez en 1 coup d’oeil si la facture recherchée a été saisie ou non. Pour rappel, si ce n’est pas le cas, votre transaction ne passera pas en statut “traitée”, même si vous lui réconciliez cette facture.
✅ Le filtre sur la date n’est plus ajouté par défaut : vous pouvez directement modifier le filtre pour rechercher une facture ou une transaction par date.
✅ Les suggestions automatiques de Pennylane sont mises en avant, au cas où vous les auriez manquées. 👀
✅ Les factures recherchées peuvent être pré-visualisées plus facilement qu’avant : en cliquant sur la ligne, le document s’affiche sur le côté.
✅ Vous pouvez enfin décliner une suggestion avant d’ouvrir la modale. Désormais, si la suggestion est mauvaise et que Pennylane vous propose encore et toujours la même, vous pourrez gentiment lui faire comprendre en cliquant sur ce bouton.
Quelles bonnes pratiques pour une réconciliation optimale ?
Vous trouvez que vous perdez encore du temps dans la réconciliation de vos transactions ? Voici nos recommandations pour une expérience optimale.
1 Saisir toutes les factures à traiter, la clé du succès
Pennylane vous fait ses suggestions par rapport à votre saisie. Or, l’OCR qui pré-saisit vos factures n’est pas fiable à 100%. Donc si vous ne vérifiez et n’enregistrez pas votre saisie avant de faire vos réconciliations, Pennylane ne vous proposera probablement pas les factures ou les transactions que vous souhaitez réconcilier.
Saisir les factures est donc toujours la première étape que nous recommandons : c’est d’ailleurs pour cela que le module de saisie des factures est le premier que vous voyez apparaître dans le menu latéral. 💡
2 Réconcilier au maximum grâce aux suggestions depuis le module de saisie de factures ou la page transactions
Dans plus de 70% des cas, Pennylane vous propose la bonne suggestion. Profitez-en et réconciliez un maximum de transactions au moment de votre saisie. Notre astuce : depuis le module de saisie, enregistrez votre saisie avant de consulter les suggestions. Elles se mettront à jour sur la base de vos modifications.
Sur la page transactions, chaque signal vert vous montre une suggestion de réconciliation. Consultez-la, et si la facture et la transaction vous semblent faites pour s’entendre, réconciliez-les. Si vous pensez que ce ne sera pas un heureux mariage, déclinez la suggestion : vous ne la verrez plus jamais apparaître. 💔
3 Utiliser la recherche manuelle
Si aucune bonne suggestion ne vous est proposée, c’est seulement à cette étape que vous utiliserez la modale de réconciliation manuelle. Cliquez sur la 🔎, et vous verrez apparaître tous les fiers candidats à cette association. Utilisez ensuite tous les filtres nécessaires pour trouver ce que vous recherchez. Notre filtre préféré : le tiers, qui vous permet de filtrer sur toutes les factures non lettrées d’un fournisseur ou d’un client.
Visualisez la facture pour être sûr de votre choix, et cochez plusieurs factures ou transactions à la fois si besoin.
Enfin, cliquez sur réconcilier, et le tour est joué ! 🪄
N’hésitez pas à tester notre méthode au plus vite et dites-nous en commentaire si elle a porté ses fruits ! Sinon, appropriez-vous l’outil à votre manière, et partagez-nous en retour vos bonnes pratiques dans les commentaires. 😉
Bonne réconciliation ! 🤝
