Forum Discussion
koob
Écho naissant
Écho naissantComptabilisation des factures fournisseurs selon le statut workflow
Bonjour,
Ma société fonctionne sans PO, nous saisissons directement les factures fournisseur
Nous avons créé un workflow de validation où chaque facture saisie par la comptabilité doit être approuvée (ou non) par le contrôle de gestion
Malheureusement, actuellement les factures saisies passent direct en comptabilité, peu importe le statut du workflow
Serait-il possible que le passage en comptabilité des factures ne se fasse qu'au moment où elles ont été approuvées dans le workflow de validation ? car dans le schéma actuel, si un contrôleur détecte une erreur, la facture est déjà en compta
Merci
Bonjour koob
Dans Pennylane, le statut de validation d'une facture dans un circuit d'approbation (workflow de validation) et son statut comptable sont deux notions qui évoluent de façon indépendante. Si une facture fournisseur est saisie/reçue côté finance/comptabilité, elle est comptabilisée (écritures générées) dès que ses informations sont correctement renseignées — et ce indépendamment de son statut dans le circuit d'approbation (À valider, Validée ou même Refusée). Une facture peut donc être "Validée" dans son circuit d'approbation tout en restant "Pré-traitée" comptablement, et inversement une facture encore "À valider" ou déjà rejetée dans le circuit peut être déjà comptabilisée.
L'examen du code applicatif confirme ce comportement : le blocage de la génération des écritures comptables en fonction du statut d'approbation ne s'applique que lorsque la facture est rattachée à un "propriétaire" individuel (typiquement les factures/notes de frais soumises par un collaborateur dans le cadre d'un circuit d'approbation de justificatifs). Pour les factures saisies directement par la comptabilité, sans rattachement à un collaborateur propriétaire — ce qui correspond à votre cas d'usage sans PO — ce blocage ne s'applique pas : la facture passe en comptabilité dès saisie, quel que soit l'état du circuit de validation par le contrôle de gestion.
Il existe un paramètre distinct, "Comptabiliser uniquement les factures traitées", qui permet de bloquer la génération automatique des écritures pour les factures importées (OCR, e-mail, connecteurs) tant qu'elles n'ont pas été validées manuellement par le comptable. Mais ce mécanisme porte sur le statut de traitement comptable (À traiter / Pré-traitée / Traitée), pas sur le statut du circuit d'approbation/contrôle de gestion — il ne permet donc pas de conditionner le passage en comptabilité à l'approbation du contrôleur de gestion dans votre workflow de validation.
3 Réponses
koobBonjour Angélique et merci pour votre réponse
Dans ce cas, est-ce que je peux activer le paramètre "Comptabiliser uniquement les factures traitées" et dire à mes comptables de laisser toutes les factures en pré-traitées jusqu'à ce qu'elles soient validées via le workflow ? Est-ce qu'au moment de la validation via le workflow je peux moi les passer en statut traitées ?
Merci- Angélique_
Pennylaneur
Bonjour koob
oui, il est possible d'activer le paramètre et de consigner la consigne « laissez les factures en Pré-traitée tant qu'elles ne sont pas approuvées via le workflow » — cela empêchera bien la comptabilisation automatique entre-temps
Mais une approbation via le workflow ne permet pas d'avoir une facture avec un changement de statut (traité/a traiter)
- Angélique_
Bonjour koob
Dans Pennylane, le statut de validation d'une facture dans un circuit d'approbation (workflow de validation) et son statut comptable sont deux notions qui évoluent de façon indépendante. Si une facture fournisseur est saisie/reçue côté finance/comptabilité, elle est comptabilisée (écritures générées) dès que ses informations sont correctement renseignées — et ce indépendamment de son statut dans le circuit d'approbation (À valider, Validée ou même Refusée). Une facture peut donc être "Validée" dans son circuit d'approbation tout en restant "Pré-traitée" comptablement, et inversement une facture encore "À valider" ou déjà rejetée dans le circuit peut être déjà comptabilisée.
L'examen du code applicatif confirme ce comportement : le blocage de la génération des écritures comptables en fonction du statut d'approbation ne s'applique que lorsque la facture est rattachée à un "propriétaire" individuel (typiquement les factures/notes de frais soumises par un collaborateur dans le cadre d'un circuit d'approbation de justificatifs). Pour les factures saisies directement par la comptabilité, sans rattachement à un collaborateur propriétaire — ce qui correspond à votre cas d'usage sans PO — ce blocage ne s'applique pas : la facture passe en comptabilité dès saisie, quel que soit l'état du circuit de validation par le contrôle de gestion.
Il existe un paramètre distinct, "Comptabiliser uniquement les factures traitées", qui permet de bloquer la génération automatique des écritures pour les factures importées (OCR, e-mail, connecteurs) tant qu'elles n'ont pas été validées manuellement par le comptable. Mais ce mécanisme porte sur le statut de traitement comptable (À traiter / Pré-traitée / Traitée), pas sur le statut du circuit d'approbation/contrôle de gestion — il ne permet donc pas de conditionner le passage en comptabilité à l'approbation du contrôleur de gestion dans votre workflow de validation.
