Conservez vos e-mails comme preuve dans la GED

Un échange important avec un client ne devrait pas disparaître avec l'accès à une boîte mail. Depuis le Centre de collaboration, vous pouvez désormais exporter un e-mail Outlook en PDF et l'enregistrer directement dans la GED, dans le dossier de votre choix. Vous obtenez une preuve pérenne de vos échanges — sur une décision ou un arbitrage — qui reste disponible même après le départ d'un collaborateur ou la perte d'accès à la boîte Outlook.

L'e-mail rejoint ainsi les autres pièces du dossier, au même endroit que vos documents utiles pour le dossier permanent ou votre révision. Vous choisissez vous-même le dossier de destination au moment de l'export, et seul le PDF exporté est conservé, avec la même politique de rétention que le dossier GED dans lequel il est enregistré.

Détails supplémentaires

Disponibilité

Disponible depuis le [date] pour les comptables ayant connecté leur compte Outlook au Centre de collaboration. Incluse dans la Gestion interne.

Prise en main

Depuis le Centre de collaboration, ouvrez l'e-mail que vous souhaitez conserver.

Lancez l'export vers la GED.

Choisissez le dossier de destination dans la GED.

L'e-mail y est enregistré en PDF, comme preuve de l'échange.

Limites

Les pièces jointes ne sont pas incluses dans le PDF : seuls leurs noms y apparaissent. Elles doivent être envoyées séparément vers la GED.

Un e-mail déjà exporté ne peut pas l'être une seconde fois ; il reste néanmoins téléchargeable.

Aucune analyse ni traitement automatique n'est effectué sur le contenu de l'e-mail : seule sa version PDF est conservée.