FAQ Forum en live - Démonstration facture électronique & Passez à l'action dans Pennylane

Suite au Forum en Live animé par Chloé Antonucci, experte PA (anciennement PDP) et cheffe de produit chez Pennylane, nous avons compilé les questions les plus fréquemment posées par les participants concernant la démonstration de la facturation électronique dans Pennylane.

📹 Vous n'avez pas pu participer à ce Forum en Live ? Le replay est disponible juste ici.

Automatisation et e-reporting

Le e-reporting nécessitera-t-il des actions manuelles ou sera-t-il automatisé dans Pennylane ?

Le e-reporting serait en grande partie automatisé dans Pennylane. Étant donné que nous sommes déjà un outil de production comptable tout-en-un, nous serions capables de :

• centraliser les flux,
• interpréter automatiquement la nature de ces flux (B2B vs B2C),
• distinguer automatiquement les différents types de transactions.

Nous vous tiendrons au courant du développement et de la sortie de cette fonctionnalité dans de futures publications.

Comment les opérateurs de dématérialisation (OD) seront connectés avec la plateforme agréée Pennylane ? Quelle est votre stratégie ?

L'approche PEPPOL au cœur de notre stratégie pour se connecter aux OD

Notre choix stratégique repose sur PEPPOL comme colonne vertébrale de notre système. PEPPOL est le réseau européen standard qui permet à tous les acteurs de la facturation électronique de communiquer entre eux de manière native.

Concrètement, cela signifie qu'avec une seule connexion à Pennylane, vous accédez automatiquement à tous les OD compatibles PEPPOL. Vous n'avez pas besoin de développements spécifiques par OD, et vous bénéficiez d'une interopérabilité native avec tout l'écosystème européen.

Des adaptateurs sur mesure pour les autres OD

Pour les OD qui ne sont pas encore sur PEPPOL, notre équipe Connectivité développe des connecteurs spécifiques. Nous créons de nouveaux endpoints FacturX optimisés et utilisons les APIs standardisées selon les besoins. Nous supportons tous les formats du socle minimum (qu'il s'agisse du profil EN16931 ou EXTENDED-CTC-FR).

En résumé, nous combinons PEPPOL comme standard et des connecteurs sur mesure pour vous offrir une couverture maximale du marché des OD.

Gestion des mandats et portabilité

Comment supprimer un mandat PA signé par un client avec une autre plateforme ?

C'est ce qu'on appelle la portabilité d'une plateforme.

⚠️ Cette fonctionnalité est en cours de développement en application des textes réglementaires.

Processus normal :

• L'entreprise ou le cabinet effectue la demande d'activation sur Pennylane.
• Nous consultons l'annuaire et précisons le nom de l'ancienne plateforme dans l'accord formel.

Obligation de notification :

• Pennylane notifie l'ancienne plateforme.
• L'ancienne plateforme a 5 jours pour répondre à la demande
• Sans réponse de l'ancienne PA sous 5 jours, il y a accord tacite. Cela vaut consentement et le client peut basculer sur PA Pennylane.

Alternative : Le client peut aussi se désinscrire directement auprès de l'ancienne plateforme avant de venir chez nous.

Quel serait le coût d'un transfert d'une plateforme agréée à une autre ?

Aucun coût. Comme les services de la PA Pennylane : gratuit et inclus dans tous nos plans.

Éligibilité et assujettissement TVA

Si une entreprise n'est pas assujettie à la TVA, doit-elle avoir une PA pour recevoir les factures ?

Il faut bien distinguer une entreprise assujettie à TVA d'une entreprise dont les activités sont exonérées de TVA.

Règle de base :

• Si l'entreprise est assujettie à TVA (même un auto-entrepreneur en franchise en base), elle doit être en mesure de recevoir une facture provenant d'un autre assujetti, donc il lui faut une plateforme en réception. Et ce même si elle a une activité exonérée de TVA.
• Si l'entreprise n'est pas assujettie à TVA, elle est hors réforme. L'émetteur de la facture doit faire du e-reporting de données.

Cas particulier : Une entreprise assujettie à TVA qui pratique une activité exonérée (ex : prestations médicales) n'a pas à émettre de facture électronique pour son activité. Mais elle doit recevoir de ses fournisseurs assujettis les factures sur la plateforme en réception qu'elle aura mandatée.

Le critère déterminant est toujours l'assujettissement à la TVA du destinataire de la facture.

Peut-on supprimer le mandat d'entreprises non assujetties (comme les SCI) ?

Dans tous les cas, vous pouvez toujours supprimer le mandat. Le mandat relève du contrat, donc c'est du droit privé.

Si vous faites signer un mandat mais vous vous rendez compte qu'en fait l'entreprise n'est pas concernée, vous pouvez le supprimer.

Si d'aventure, la SCI évolue et devient assujettie TVA, vous pouvez refaire signer un mandat et relancer l'inscription à la plateforme.

Enjeux pour les cabinets d'expertise comptable

Quel est l'enjeu pour un cabinet d'expertise comptable que le client choisisse Pennylane comme PA ?

L'enjeu principal dépend de votre usage de Pennylane :

Si vous utilisez Pennylane comme outil de production comptable :

• Interopérabilité renforcée : avoir au même endroit la production comptable, la gestion de l'émission/réception des factures et l'e-reporting.
• Visibilité centralisée : vous gagnez en visibilité et pouvez mieux comprendre l'activité de vos clients.
• Récupération automatique des flux : si 80% de vos clients sont sur Pennylane, tous les flux arrivent automatiquement dans votre outil commun.
• Éviter la dispersion : Pas besoin d'assimiler plusieurs plateformes différentes.

Si vos clients utilisent d'autres plateformes : vous devrez récupérer manuellement les flux (par mail, échanges manuels), ce qui fait perdre du temps là où la réforme est censée en faire gagner.

Si vous n'utilisez pas Pennylane comme outil comptable : il faut évaluer les arguments fonctionnels selon les besoins de vos clients (prévisionnels, connexions bancaires, automatismes, etc.).

Cas particuliers et configurations avancées

Comment paramétrer la PA Pennylane avec plusieurs établissements ayant le même SIREN ?

1. Rendez-vous dans l’interface Gestion de votre dossier.
2. Il faut distinguer 2 cas :
   • Vous n'avez pas encore désigné Pennylane comme votre PA. Dans le panneau latéral, sélectionnez le module Facturation électronique.
   • Vous avez déjà désigné Pennylane comme votre PA. Allez dans le menu Paramètres entreprise > module Transmission de factures.
3. Renseignez à nouveau le SIREN, ce qui affiche la liste exhaustive des SIRET connus dans les bases publiques.
4. Sélectionnez ensuite tout ou partie des SIRET pour lesquels vous souhaitez activer la PA.

Cela permet d'assurer un bon routage des factures.

💡 Ce système n'a pas vocation à perdurer. Nous travaillons sur une solution plus efficace pour permettre aux cabinets de gérer plus facilement les entreprises multi-établissements.

Peut-on avoir plusieurs plateformes agréées ?

Oui, il est possible d'avoir :

• Plusieurs PA en émission,
• Plusieurs PA en réception selon différentes adresses (SIREN, SIRET, code routage, suffixe).

Cependant, nous recommandons de rassembler le plus de flux sur une seule et même PA comme Pennylane afin de bénéficier des automatisations et de simplifier la gestion.

Gestion pratique des mandats

Mise à jour des coordonnées

Si vous générez un mandat, puis changez les coordonnées, vous allez générer un nouveau mandat. Il faut supprimer l'ancien mandat avant de renvoyer le nouveau.

Le renvoi d'un mandat ne fait pas une annulation automatique de l'ancien. Pour éviter tout risque : supprimez, puis renvoyez. Vous pouvez le faire en masse, dans le module Déploiement et suivi PA.

➡️ Pennylane continue d'enrichir ses fonctionnalités pour accompagner au mieux la transition vers la facturation électronique. N'hésitez pas à suivre nos prochaines communications pour rester informé des dernières évolutions.