Discussion de forum

Avatar de François_Berthoumieu
François_Berthoumieu
Icône pour le rang Parolier noviceParolier novice
il y a 3 mois
Répondu

Cas de figure N°5 - frais payé par un collaborateur, facture au nom de l'entreprise

Bonjour, 

Comment Pennylane va gérer ce cas ?

Sachant que la facture va arriver via le PA, avec l'identifiant du salarié ( on espère) et l'information "réglée"

  • le collaborateur devra t'il déclarer la dépense dans le module note de frais ?
  • Comment procéder au remboursement qui va comporter :
    • des règlements  avec facture au nom de la société (cas N° 5) 
    • des règlements sans facture (cas N°6° )

Merci de votre aide

- François Berthoumieux

e-reporting paiement
e-reporting transaction
  • Avatar de Brenda_Diakite
    Brenda_Diakite
    il y a 2 mois

    Bonjour François_Berthoumieu​, 

    Navrée pour ce retour tardif, j'ai dû me renseigner plus en profondeur sur ce sujet et voici le retour des équipes 😊 

    • Ce n’est pas encore complètement prévu dans l’interface utilisateur, mais nous ferons bien le nécessaire pour éviter de recevoir deux fois la facture, une fois par la PA, une fois par le collaborateur, on aidera à l’identification d’un risque de doublon.
    • On a déjà un peu la mécanique en place pour convertir une facture fournisseur en note de frais pour l’affecter à un collaborateur (qui vient alimenter le module des remboursements)
      • Comme indiqué dans les recommandations sur le cas #5, il est proposé d’utiliser le matricule de l’employé, on peut envisager (mais ça reste une possibilité, ce n’est pas acté) que l’on rattache automatiquement la facture payée par le collaborateur reçu depuis la PA à une note de frais de l’utilisateur, pour qu’il puisse renseigner les infos liées à la dépense, ce qui inverse un peu la logique
    • Concernant l’information Payée, si le logiciel qui a émis la facture gère bien cela, l’information sera transmise directement dans la facture, on pourra donc éviter de risquer un double paiement.  
    • Pour les règlements sans facture (cas #6), le process ne change pas, c’est bien le collaborateur qui va fournir le justificatif via le module des Notes de frais à son entreprise.

1 Réponse

  • Avatar de Brenda_Diakite
    Brenda_Diakite
    Icône pour le rang PennylaneurPennylaneur
    il y a 2 mois

    Bonjour François_Berthoumieu​, 

    Navrée pour ce retour tardif, j'ai dû me renseigner plus en profondeur sur ce sujet et voici le retour des équipes 😊 

    • Ce n’est pas encore complètement prévu dans l’interface utilisateur, mais nous ferons bien le nécessaire pour éviter de recevoir deux fois la facture, une fois par la PA, une fois par le collaborateur, on aidera à l’identification d’un risque de doublon.
    • On a déjà un peu la mécanique en place pour convertir une facture fournisseur en note de frais pour l’affecter à un collaborateur (qui vient alimenter le module des remboursements)
      • Comme indiqué dans les recommandations sur le cas #5, il est proposé d’utiliser le matricule de l’employé, on peut envisager (mais ça reste une possibilité, ce n’est pas acté) que l’on rattache automatiquement la facture payée par le collaborateur reçu depuis la PA à une note de frais de l’utilisateur, pour qu’il puisse renseigner les infos liées à la dépense, ce qui inverse un peu la logique
    • Concernant l’information Payée, si le logiciel qui a émis la facture gère bien cela, l’information sera transmise directement dans la facture, on pourra donc éviter de risquer un double paiement.  
    • Pour les règlements sans facture (cas #6), le process ne change pas, c’est bien le collaborateur qui va fournir le justificatif via le module des Notes de frais à son entreprise.