Forum Discussion
SAS2H
Parolier novice
Parolier noviceNotes de frais réglées par CB
Bonjour,
Questions par ordre d'importance pour nous :
1- L'option de paiement par carte existant déjà, ne serait il pas intéressant de prévoir en complément des onglets " a rembourser" et "remboursé" une troisième option stipulant simplement que le règlement à été effectué par l'utilisateur?
2- Question concernant l'import des notes de frais autrement que par l'appli sur les portables des utilisateurs concernés : puisqu'il est possible d'importer plusieurs notes de frais par page pdf, pourrait on disposer de sous totaux correspondant chacun à une note, pour permettre de remplir en détail le motif?
3- Nous avons un autre problème : l'un de nos collaborateurs n'utilisant pas l'appli, ni Pennylane ; comment identifier automatiquement les notes de frais saisies par l'un-e des utilisateurs-trices autrement que par un circuit d'approbation dédié et nominatif ( seule méthode que nous avons actuellement mise en place pour nous y retrouver )?
4- Question subsidiaire : quand nous aurons mis en place lee rapprochement bancaire automatique avec la banque concernée, est-ce que ces paiements CB seront automatiquement attribués aux notes de frais importées?
Cordialement,
Cedrick
Bonjour SAS2H
- Statut intermédiaire pour les paiements déjà réglés par carte
quatre statuts fonctionnels : À valider, Refusé, À rembourser, Remboursé (plus des statuts techniques « Programmé » et « Archivé » en back-office). Un champ « Moyen de paiement » existe bien sur chaque note (permettant de déclarer qu'elle a été payée par carte), mais il ne crée pas de statut ou d'onglet distinct « réglé par le collaborateur » séparé de « À rembourser »/« Remboursé ».
2. Sous-totaux par note de frais lors d'un import PDF multi-notes
La documentation est explicite : « Créez une note de frais distincte pour chaque justificatif : vous ne pouvez pas regrouper plusieurs tickets ou reçus dans une même note de frais ». Le fonctionnement actuel repose donc sur la correspondance un fichier/justificatif = une note de frais, chacune avec son propre motif à renseigner individuellement. Aucune fonctionnalité de sous-totalisation automatique par note au sein d'un même PDF multi-pages n'est documentée dans les sources consultées.
3. Identification automatique du collaborateur sans appli ni compte Pennylane
Les sources décrivent un mécanisme d'identification automatique uniquement dans le cadre de la facturation électronique : le collaborateur communique son numéro de matricule au fournisseur, et la facture électronique se rattache alors automatiquement à sa note de frais. En cas d'absence ou d'erreur de matricule, la facture est redirigée vers les Factures fournisseurs classiques ou génère une alerte email nécessitant une attribution manuelle du collaborateur par un gestionnaire (bouton « Attribuer la dépense »). Par ailleurs, chaque collaborateur doit disposer d'un compte utilisateur Pennylane individuel pour soumettre lui-même ses notes ; si ce n'est pas le cas, c'est un gestionnaire qui doit importer la dépense en sélectionnant manuellement le collaborateur concerné. Aucune source ne mentionne de mécanisme d'identification automatique en dehors de ces deux cas.
4. Rapprochement bancaire automatique et attribution des paiements CB
Les sources confirment un rapprochement bancaire automatique uniquement côté remboursement émis par l'entreprise : une fois le paiement de la note de frais effectué via le Compte Pro, Qonto ou export XML, le rapprochement bancaire se fait automatiquement avec la transaction. En revanche, concernant l'appariement automatique des paiements CB effectués en amont par le collaborateur avec la note de frais importée une fois le rapprochement bancaire automatique activé : aucune source consultée ne confirme explicitement ce comportement.
- Statut intermédiaire pour les paiements déjà réglés par carte
2 Réponses
SAS2HBonjour Angélique,
Merci pour ces réponses relatives à l'existant. Cependant mes 2 1eres questions devaient plutot etre lues comme " peut on envisager dans le futur de telles options?" Je les passe en "idées", du coup?
- Angélique_
Pennylaneur
Bonjour SAS2H
- Statut intermédiaire pour les paiements déjà réglés par carte
quatre statuts fonctionnels : À valider, Refusé, À rembourser, Remboursé (plus des statuts techniques « Programmé » et « Archivé » en back-office). Un champ « Moyen de paiement » existe bien sur chaque note (permettant de déclarer qu'elle a été payée par carte), mais il ne crée pas de statut ou d'onglet distinct « réglé par le collaborateur » séparé de « À rembourser »/« Remboursé ».
2. Sous-totaux par note de frais lors d'un import PDF multi-notes
La documentation est explicite : « Créez une note de frais distincte pour chaque justificatif : vous ne pouvez pas regrouper plusieurs tickets ou reçus dans une même note de frais ». Le fonctionnement actuel repose donc sur la correspondance un fichier/justificatif = une note de frais, chacune avec son propre motif à renseigner individuellement. Aucune fonctionnalité de sous-totalisation automatique par note au sein d'un même PDF multi-pages n'est documentée dans les sources consultées.
3. Identification automatique du collaborateur sans appli ni compte Pennylane
Les sources décrivent un mécanisme d'identification automatique uniquement dans le cadre de la facturation électronique : le collaborateur communique son numéro de matricule au fournisseur, et la facture électronique se rattache alors automatiquement à sa note de frais. En cas d'absence ou d'erreur de matricule, la facture est redirigée vers les Factures fournisseurs classiques ou génère une alerte email nécessitant une attribution manuelle du collaborateur par un gestionnaire (bouton « Attribuer la dépense »). Par ailleurs, chaque collaborateur doit disposer d'un compte utilisateur Pennylane individuel pour soumettre lui-même ses notes ; si ce n'est pas le cas, c'est un gestionnaire qui doit importer la dépense en sélectionnant manuellement le collaborateur concerné. Aucune source ne mentionne de mécanisme d'identification automatique en dehors de ces deux cas.
4. Rapprochement bancaire automatique et attribution des paiements CB
Les sources confirment un rapprochement bancaire automatique uniquement côté remboursement émis par l'entreprise : une fois le paiement de la note de frais effectué via le Compte Pro, Qonto ou export XML, le rapprochement bancaire se fait automatiquement avec la transaction. En revanche, concernant l'appariement automatique des paiements CB effectués en amont par le collaborateur avec la note de frais importée une fois le rapprochement bancaire automatique activé : aucune source consultée ne confirme explicitement ce comportement.
- Statut intermédiaire pour les paiements déjà réglés par carte
