Utilisation dirigeant/fusion de dossier comptable

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Contexte : 

• utilisation de PL par l’entreprise en mode dirigeant sans utilisation comptable
• Factures de ventes & d’achats importées via Dropbox.
• compte courant BQ + compte PL pro 
• Cloture au 30 juin
• Pas de facturation avec PL, pas d’utilisation du module NDF
• 3 utilisateurs

Objectif : 

centraliser la compta sur PL pour la collaboration avec le cabinet comptable

Problématique initiale :

Le chargement des FEC sur le dossier existant de l’entreprise écrase les pièces dirigeants, or il y a tout l’historique d’achats, de ventes et de transactions justifiées depuis juillet 2021. 

1ere étape, ouvrir un compte coquille vide sur lequel le cabinet comptable pourrait charger les FEC antérieurs & travailler sur le bilan. ✅  

L’entreprise a donc 2 dossiers sur PL : 

-le dossier “dirigeant” : avec un historique JUSTIFIÉ du 1er Juillet 2021 au 15 novembre 2023 + connexion au compte PRO

-le dossier comptable : FEC charges avec exercices 2020/2021 - 2021/2022 - 2022/2023 

Il était initialement convenu une duplication du dossier dirigeant qui servirait d’archives, les FEC seraient alors chargés sur le dossier écrasant les pièces jusqu’au 30 juin 2023 mais gardant les postérieures (du 1er juillet 2023 à aujourd’hui). 

❌ Manip de duplication impossible 😱 

Seule solution : 

repartir de la date de debut du dernier exercice sur le dossier comptable, le 1er Juillet. Il est préférable de realiser la fusionna une date proche du debut de l’exercice pour éviter un maximum de travail en doublon et/ou de rattrapage…

Problème : le dossier ouvert pour la compta était une coquille vide. Il faut donc re paramétrer… 

J’ai appris (à mes dépends) qu’il y a quelques regles à suivre et qu’il est important de procéder dans l’ordre suivant lors d’un transfert pour que les datas s’auto-alimentent correctement : 

1. Demander au Back-Office le transfert des utilisateurs + de renommer le dossier pour éviter toute confusion
2. Import Tiers 
   • PL permet d’exporter des clients avec des cellules d’adresses vides mais ne permet pas de les re-importer. Il faut donc verifier le fichier, filtrer les cellules d’adresses manquantes (adresse CP Ville), supprimer ou completer, sauvegarder et ensuite importer. 
3. Configuration Categories analytiques (+ règles de facturation)
4. Configuration des relances & mails types
5. Connexions Bancaires ou/et Import Transactions 
   • Si compte PRO PL, faire une demande de transfert car effectué par le Back-Office
   • Si plusieurs comptes, bien verifier par compte que le nombre de transactions correspondent. 
   • Si des transactions sont manquantes il est possible de procéder à l’import directement sans retoucher le fichier. 
6. Import Achats/Ventes
   • Verifier que le nombre de documents corresponde entre les 2 dossiers. 

N’hésitez pas à répondre si vous avez besoin d’aide sur le sujet 😉