Ajouter un fichier à une facture existante

Question

Bonjour,J’ai assez régulièrement le cas suivant :Le client envoi un pdf sur PL	Quand je veux valider la facture fournisseur je m’aperçois que le pdf n’est pas un justificatif valable (mail, reçu, ordre de virement …)	Je comptabilise la charge quand même	J’ajoute un commentaire pour demander la copie de la facture	Le client m’envoie la facture aussi sur PL et elle arrive dans le module comme une nouvelle opérationAu moment du 5. je n’ai pas :D’avertissement par PL pour me dire : « Attention vous avez déjà comptabilisé cette charge » (Oui le bouton « doublon » est prévu selon l’aide, mais je ne vois pratiquement jamais.)	Pas de possibilité fusionner ce pdf avec l’autre justificatif du point 1.Oui, je peux envoyer le fichier dans la GED et rechercher l’autre l’écriture pour associer ce deuxième fichier. On en a déjà discuté ici il me semble.Mon idée à ce sujet :Je propose d’ajouter une action « fusionner avec » tout en haut de l’écran.

Sophie · Accepted Answer

Bonjour @Stefan ENGLER!Nous recommandons dans ce cas de ne simplement pas prendre en compte les justificatifs non valables. Vous laissez ce justificatif en “à traiter” dans la page fournisseur, comme cela il sera toujours visible par vous mais pas pris en compte dans la compta. Ecrivez ensuite un commentaire surcette pièce “non justificative” pour signaler au client qu’il doit importer la bonne facture. Une fois que c’est fait, vous pouvez supprimer le document non valable et constater la charge sur la vraie pièce comptable.Comme les reçus, mails etc. ne sont pas recevables en comptabilité, nous considérons qu’ils doivent être supprimés, ou, si important, rangés dans la GED pour archivage. Nous ne prévoyons pas la prise en compte de ces pièces non justificatives sur Pennylane.Je vais néanmoins en discuter avec l’équipe !

Stefan ENGLER · Answer

Bonjour @Sophie,C’est une discussion intéressante autour de ce sujet.En fait je traite le “reçu” de suite pour deux raisons :Pour un achat intracomm ou extracomm - j’ai une échéance pour auto-liquider la TVA que je ne veux pas manquer;Si jamais le client ne trouve pas la facture ou ne donne pas suite pour une autre raison cette opération sera “oubliée”Je vois un parallèle avec un autre sujet ici au forum, la fonction «créer une facture» dans le menu «Transactions». Pour moi les deux situations sont similaires. On crée au moins une opération comptable dés qu’on a connaissance de l’achat malgré qu’on n’ait pas encore le justificatif nécessaire.Si je réfléchis de façon constructive et en termes de suggestion …Je dirais: «Si PL m’offre une fonctionnalité pour bien mettre le focus sur les «justificatifs en attente» alors, je pourrais me permettre de les mettre en stand-by, car je peux bien superviser la suite sans trop devoir chercher les «oubliés». Pour le moment je privilégie le traitement immédiat parce qu’après, ces achats sortent en peu de ma vue au quotidien. Je dois scroller la liste des «traitées» et détecter où le nombre de commentaires augment (=réponse du client). Ensuite je dois aussi prendre conscience que le compteur n’a pas bougé pour relancer le sujet.Et chose la plus compliquée (!) il n’y aura pas de liaison entre le reçu en attente et la «bonne» facture qui arrivera «de façon indépendante» au traitement. C’est qu’avec ma «bonne mémoire» que je fais le lien pour l’instant! Je me dis: «ah, ah j’ai déjà vue cette réparation quelque part … où c’était??… ah oui, j’ai réclamé une facture … c’est bon je fais le lien. »

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