Bonjour @Stefan ENGLER !

Nous recommandons dans ce cas de ne simplement pas prendre en compte les justificatifs non valables. Vous laissez ce justificatif en “à traiter” dans la page fournisseur, comme cela il sera toujours visible par vous mais pas pris en compte dans la compta. Ecrivez ensuite un commentaire sur cette pièce “non justificative” pour signaler au client qu’il doit importer la bonne facture. Une fois que c’est fait, vous pouvez supprimer le document non valable et constater la charge sur la vraie pièce comptable.

Comme les reçus, mails etc. ne sont pas recevables en comptabilité, nous considérons qu’ils doivent être supprimés, ou, si important, rangés dans la GED pour archivage. Nous ne prévoyons pas la prise en compte de ces pièces non justificatives sur Pennylane.

Je vais néanmoins en discuter avec l’équipe !

Pour information, le bouton “doublon” se déclenche lorsque l’IA comprend que nous sommes face à deux documents identiques, si jamais le client a importé 2 photos d’une même facture, ou 2 fois le même document par des sources différentes (Drive et mail par exemple). Il ne sera donc pas capable (pour l’instant) de détecter la correspondance entre un reçu et sa facture.

Bonjour @Sophie ,

C’est une discussion intéressante autour de ce sujet.

En fait je traite le “reçu” de suite pour deux raisons :

• Pour un achat intracomm ou extracomm - j’ai une échéance pour auto-liquider la TVA que je ne veux pas manquer ;
• Si jamais le client ne trouve pas la facture ou ne donne pas suite pour une autre raison cette opération sera “oubliée”

Je vois un parallèle avec un autre sujet ici au forum, la fonction « créer une facture » dans le menu « Transactions ». Pour moi les deux situations sont similaires. On crée au moins une opération comptable dés qu’on a connaissance de l’achat malgré qu’on n’ait pas encore le justificatif nécessaire.

Si je réfléchis de façon constructive et en termes de suggestion …

Je dirais : « Si PL m’offre une fonctionnalité pour bien mettre le focus sur les « justificatifs en attente » alors, je pourrais me permettre de les mettre en stand-by, car je peux bien superviser la suite sans trop devoir chercher les « oubliés ». Pour le moment je privilégie le traitement immédiat parce qu’après, ces achats sortent en peu de ma vue au quotidien. Je dois scroller la liste des « traitées » et détecter où le nombre de commentaires augment (=réponse du client). Ensuite je dois aussi prendre conscience que le compteur n’a pas bougé pour relancer le sujet.

Et chose la plus compliquée (!) il n’y aura pas de liaison entre le reçu en attente et la « bonne » facture qui arrivera « de façon indépendante » au traitement. C’est qu’avec ma « bonne mémoire » que je fais le lien pour l’instant !

Je me dis : « ah, ah j’ai déjà vue cette réparation quelque part … où c’était ?? … ah oui, j’ai réclamé une facture … c’est bon je fais le lien. »

​

Bonjour, 

Nous rencontrons la même problématique. 

Les clients envoient régulièrement des devis/proforma/facturettesCB. Nous leur demandons donc d’envoyer les factures pour ensuite les traiter/comptabiliser.

1/ Je pense, qu’à ce jour, nous devons passer les documents en “Archivé” avec un commentaire pour demander le vrai justificatif. Il faudra alors traiter la liste des documents archivés pour vérifier si nous avons eu les factures et supprimer définitivement les “faux” justificatifs.

L’idéal serait que ces demandes de pièces ou compléments d’informations se retrouvent dans les demandes comptables du module Achats pour un meilleur visuel pour le client ainsi qu’un meilleur suivi pour le cabinet et le client (car les demandes sur des transactions sont traitées via le menu transactions/demandes comptables auxquelles on peut répondre par un justificatif ou un commentaire alors que les demandes sur les achats seulement via des commentaires… sans suivi évident).

PL propose une comptabilité d’engagement mais ne propose des demandes comptables que pour les transactions bancaires… pas très logique je trouve.

2/ Néanmoins j’observe que le document archivé est toujours proposé en suggestion de réconciliation…  (Peut-être attendre un rafraichissement des serveurs/algorithmes pour vérification).

3/ De plus j’ai l’impression, suivant mes tests, que le client peut vérifier un de ces faux justificatifs (choisir un tiers, compléter les informations). Le document passe “A classer”  et le document peut faire l’objet d’une suggestion de réconciliation … voire d’un paiement ! .

@Stefan ENGLER  Y a-t-il eu du nouveau et/ou quelle pratique avez-vous mis en place ?

@Sophie / PL : Auriez-vous des réponses pour ajouter les demandes de pièces dans les demandes comptables/module Achats et sur les points 2 et 3, pour moi, très problématiques.

Merci pour l’intérêt porté à mon post.