❓Vos questions du mois de Juin 24'

Bonjour à tous,

Ravie de vous retrouver pour notre publication mensuelle. Comme chaque mois, nous allons passer en revue les questions les plus fréquemment posées au support ces dernières semaines avec leurs pistes de réponse. N’hésitez pas à réagir en commentaire et à voter dans le sondage en bas de page 😃.

Bonne lecture !

Tout d’abord, vérifiez que cet utilisateur Entreprise n’existe pas déjà sur Pennylane depuis le module Utilisateurs.

Si l’utilisateur existe déjà bel et bien, pour l’ajouter comme utilisateur Entreprise sur un dossier procéder comme suit :

• Cliquez sur le profil utilisateur (toujours depuis le module Utilisateurs).
• Dans le panneau latéral qui s’affiche, allez dans la partie Entreprise.
• Dans l’encart, Associer une entreprise, renseigner le numéro Siren ou le nom du dossier que vous souhaitez ajouter à cet utilisateur.

Si l’utilisateur n’existe pas, vous pouvez l’ajouter en passant par Nouveau > Utilisateur entreprise depuis la page d'accueil :

Les modifications de dates d'exercice se font dans les Paramètres du dossier > Informations entreprise > Tenue comptable.

Si la modification concerne le premier exercice comptable, vérifiez premièrement que la date de création de l’entreprise est correcte afin de renseigner votre premier exercice aux bonnes dates. La date de création est visible et modifiable dans l’onglet Général.

Vous pouvez modifier les dates d'exercice en procédant comme suit :

1. Supprimez tous les exercices postérieurs à l’exercice que vous souhaitez modifier ;
2. Modifiez les dates de l’exercice pour le rendre correct ;
3. Créez les exercices suivants de manière chronologique et sans coupure, la date du jour doit obligatoirement être incluse dans un exercice ouvert ;
4. Appliquez les changements. Veillez bien à n’effectuer cette étape qu’après avoir observé toutes les autres sinon vous risquez d’avoir un message d’erreur.

📖 N’hésitez pas à consulter l’article du Centre d’Aide sur le Paramétrage des exercices comptables.

Si des écritures sont déjà présentes sur le dossier et qu’elles font doublons avec les écritures du FEC, 2 solutions s’offrent à vous pour préparer préalablement le dossier :

1 - Archiver les données déjà présentes

Cette action consiste à supprimer en masse de manière non définitive les données déjà présentes entraînant ainsi l’annulation des écritures associées en comptabilité.

Pour ce faire, allez dans les Paramètres > Saisie > Actions, puis dans Archivage ou restauration multiple.

1. Renseignez les dates de la période souhaitée.
2. Sélectionnez les éléments à archiver (Factures fournisseurs, factures clients, transactions bancaires).
3. Cliquez sur Archiver.
4. Répétez l’opération si tout n’a pas été archivé du premier coup.

Si les données présentes dans l’exercice proviennent d’un précédent import (FEC provisoire par exemple), il faut supprimer ce FEC directement depuis le module d’imports en cliquant sur la poubelle rouge. Pour cela l'exercice doit bien être ouvert et les écritures ne doivent pas être validées. Vérifiez dans les paramètres du dossier que c'est bien le cas.

2 - Extourner la balance générale et les balances auxiliaires

Cette action consiste à remettre à zéro la comptabilité sans perte de données sur l’interface gestion.

Vous pouvez procéder de 2 façons pour extourner les balances du dossier :

• Importez les balances extournées.

  1. Exportez la balance générale et les balances auxiliaires de l’exercice concerné au format XLS depuis Pennylane.
  2. Modifiez votre fichier pour y ajouter une colonne date et indiquer pour toutes les lignes la date de clôture de l’exercice concerné.
  3. Ajoutez également une colonne Code Journal et indiquez pour toutes les lignes le code journal OD ou celui du journal spécifique de votre choix.
  4. Importez votre fichier en passant par un import d’écritures et en inversant la correspondance des colonnes Débit et/ou crédit et Crédit.

• Saisissez manuellement une écriture d’OD à la date de clôture de l’exercice concerné en passant les soldes de vos comptes débiteurs au crédit et inversement.

Vous l’aurez compris, il est préférable de privilégier la deuxième solution si votre client a déjà soumis un certain nombre de factures via l'interface de gestion et/ou a émis des factures de ventes via Pennylane les années précédentes, afin d'éviter toute perte de suivi.

Retrouvez ✨ici notre article sur l’import de FEC qui a fait l’objet de quelques améliorations afin d’être encore plus complet.

Je vous souhaite à tous un bel été et de bonnes vacances bien méritées. On se retrouve en pleine forme en septembre pour notre publication mensuelle des questions de l’été ☀️.

Merci de m’avoir lue et à bientôt !

• Je ne parviens pas à ajouter un utilisateur Entreprise sur un dossier lorsque je tente de l’inviter depuis la section Gestion de l’équipe. Il ne se passe rien. Comment faire ?


•  Je souhaite modifier les dates d’un exercice comptable mais je n’y arrive pas et je ne comprends pas pourquoi ?


•  Je dois importer un FEC sur un dossier mais des éléments sont déjà présents dessus pour le même exercice. Comment procéder pour ne pas avoir de doublons ?