Mélanie_De_Pennylane
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Soldez vos comptes avec un écart
Les petits écarts d'arrondis ou les différences de change ne doivent plus être un frein à la rapidité de votre lettrage. Pour vous éviter de solder manuellement ces lignes, Pennylane enrichit son outil de suggestions : vous pouvez désormais appliquer une tolérance d’écart et générer automatiquement l'écriture comptable correspondante. Des suggestions plus flexibles, un contrôle préservé Jusqu'à présent, les lignes présentées dans les suggestions devaient se compenser au centime près. La nouvelle méthode « Solder avec écart » lève cette contrainte tout en garantissant une rigueur absolue sur vos dossiers. Une tolérance sur-mesure par dossier C'est vous qui fixez le montant maximal d'écart autorisé (en plus ou en moins) au moment de lancer la génération. Vous gardez ainsi la maîtrise totale du seuil accepté, adapté aux spécificités de chaque client ou typologie de compte. Création automatique de l'écriture d'écart À la validation des suggestions proposées, Pennylane lettre les lignes et génère automatiquement l'écriture d'ajustement sans action manuelle supplémentaire. Les comptes d'imputation sont gérés de manière transparente : Charges et produits divers (658 / 758) pour les montants en euros. Pertes et gains de change (656 / 756) pour les montants en devises étrangères. Cette évolution ouvre le champ des suggestions à des comptes jusqu'ici complexes à automatiser, notamment les comptes d'État ou URSSAF (431) sujet aux arrondis administratifs, ainsi que les factures et règlements en devises sur les comptes tiers (401 / 411). Ce que vous pouvez faire dès maintenant En sélectionnant la méthode Solder avec écart lors de vos travaux de lettrage, vous simplifiez vos opérations de révision : Traitez les arrondis sociaux en masse : Ne perdez plus de temps à solder les centimes d’écart sur l'URSSAF ou l'organisme de retraite. Gérez les écarts de change plus vite : Lettrez directement vos factures et règlements en devises étrangères. Automatisez sans risque : La méthode se concentre sur des correspondances une ligne à une ligne pour éviter les faux positifs et les validations erronées. Détails supplémentaires Disponibilité et accès La fonctionnalité est accessible depuis la balance et le grand livre, pour l'ensemble des collaborateurs disposant du droit d'accès aux suggestions de lettrage sur les exercices non clos. Périmètre d’application L'analyse avec écart s'applique aux correspondances simples (deux lignes). Les groupes de trois lignes ou plus ainsi que le lettrage automatique par règles ne prennent pas encore en charge la tolérance d'écart. Limites actuelles Les comptes d'imputation de l'écriture d'écart (658, 758, 656, 756) sont appliqués automatiquement et ne sont pas personnalisables pour le moment. Le dé-lettrage automatique avec suppression de l'écriture d'écart associée ainsi que le suivi analytique sur l'écriture d'écart seront intégrés dans une prochaine mise à jour. Prise en main Rendez-vous sur votre Balance ou Grand Livre, sélectionnez un compte lettrable puis cliquez sur Générer lettrage et choisissez la méthode Solder avec écart (badgée Nouveau). Ressources Lettrer automatiquement des écritures (article d'aide)Automatisez vos demandes de justificatifs avec l’Autopilot
Autopilot : il déclenche et gère désormais automatiquement les demandes de justificatifs manquants auprès de vos clients, sans aucune intervention manuelle. Récupérez vos documents plus rapidement et sans effort Jusqu'à présent, la relance des pièces manquantes s'effectuait souvent de manière ponctuelle en fin de mois. Grâce à l'Autopilot, la détection et la relance deviennent continues. Un traitement quotidien et ciblé Chaque nuit, l'Autopilot analyse l’ensemble des transactions de vos dossiers. Il identifie les dépenses non réconciliées datant d'au moins 15 jours (et sans suggestion de réconciliation ni statut particulier) pour déclencher automatiquement une demande de justificatif. Pour vos clients, le process reste fluide et familier : ils reçoivent leurs notifications habituelles (application mobile, espace de gestion et récapitulatif par e-mail). Pour vous permettre de distinguer les actions automatisées de vos actions manuelles, les demandes générées par l'Autopilot affichent un badge violet spécifique. Une gestion intelligente des annulations L'automatisation fonctionne dans les deux sens. Vous pouvez configurer des règles d'annulation automatique : si une demande générée par l'Autopilot dépasse un certain nombre de jours ou concerne un montant inférieur à un seuil défini par vos soins, elle est automatiquement annulée et la transaction repasse en statut « À justifier ». Ce que vous pouvez faire dès maintenant En activant cette fonctionnalité depuis la page Automatisations, vous gagnez un temps précieux sur chaque dossier : Anticipez la collecte : Vos clients sont sollicités au fil de l'eau plutôt qu'au moment de la clôture. Réduisez le temps d'attente : Plus besoin de relancer manuellement dossier par dossier. Gardez le contrôle : Vous fixez les seuils de montant et de durée pour l'annulation automatique des demandes. Détails supplémentaires Disponibilité Cette fonctionnalité est actuellement en essai gratuit sur l'ensemble des dossiers en comptabilité d'engagement jusqu'en septembre 2027. L'analyse porte sur les transactions créées à partir des 15 jours précédant l'activation du réglage. Les transactions antérieures à cette fenêtre de 15 jours ne font pas l'objet de demandes rétroactives. Prise en main Rendez-vous dans Réglages du dossier > Automatisations. Dans la section Saisie, activez l'option Envoi automatique de demande comptable.Automatisez vos rapprochements bancaires avec Autopilot
Vos rapprochements bancaires mensuels s’automatisent désormais de bout en bout grâce à Autopilot. Les demandes de relevés sont envoyées automatiquement à vos clients et les rapprochements sont créés sans intervention de votre part dès réception du document. Laissez Autopilot collecter et rapprocher les comptes bancaires Activez simplement l'option depuis le dossier de votre client pour que des demandes de relevés bancaires soient envoyées automatiquement chaque mois à votre client, pour l'ensemble de ses comptes. Dès que le relevé est déposé dans la GED, l'IA l'analyse, extrait les périodes et les soldes, puis génère le rapprochement. Si les données bancaires concordent avec le relevé (écart égal à zéro), l'état de rapprochement PDF est automatiquement généré et archivé. Vous ne passez du temps que sur les dossiers présentant un réel écart (« Action requise »). Consultez l'état d'avancement et gérez les exceptions Autopilot couvre automatiquement tous les comptes bancaires visibles du dossier, sans aucun paramétrage spécifique. L'échéance de la demande de document est automatiquement fixée au 10 du mois. En cas d’échec d’extraction, la demande reste en attente d’approbation manuelle et aucun rapprochement n’est créé. Si l’extraction est incomplète, l'outil vous passe la main : le rapprochement est créé avec les éléments disponibles et passe en statut « Action requise » pour vous permettre de finaliser l'ajustement manuellement. Détails supplémentaires Disponibilité Le rapprochement bancaire automatique via Autopilot est actuellement en essai gratuit sur l'ensemble des dossiers jusqu'en septembre 2027. Rôles et permissions L'activation s'effectue au niveau des Réglages du dossier (section Automatisations). La fonctionnalité est réservée aux dossiers sur lesquels la GED est activée. Prise en main Rendez-vous dans Réglages du dossier > Automatisations. Dans la section Rapprochement bancaire, activez l'option Demande de relevé et rapprochement automatique. Suivez l'avancement des demandes déposées directement dans la GED ou depuis le module de rapprochement bancaire. Points d'attention L'automatisation s'applique à tous les comptes du dossier sans possibilité de sélection individuelle. Le déclenchement de l'automatisation nécessite que le client dépose son document en réponse à la demande automatique (les fichiers importés manuellement ou envoyés hors demande ne déclenchent pas Autopilot). Les documents de plus de 10 Mo ne sont pas traités et font l'objet d'une nouvelle demande auprès du client. L'Autopilot détecte les écarts mais n'en identifie pas l'origine : l'investigation reste à la charge du comptable. Ressources Activer le rapprochement bancaire automatique (Autopilot) (Article d'aide)Personnalisez l’espace de vos clients aux couleurs de votre cabinet
Offrez à vos clients une expérience plus immersive et alignée sur votre image de marque dès qu’ils se connectent à Pennylane. Vous pouvez désormais personnaliser la barre de navigation latérale en y affichant le logo de votre cabinet et choisir parmi 8 couleurs pré-définies. Une expérience visuelle fidèle à l'identité de votre cabinet La première impression de vos clients compte. Pour renforcer la proximité avec eux et valoriser votre cabinet, vous pouvez désormais adapter l’interface Pennylane à votre charte graphique. En ajoutant votre propre logo et en sélectionnant une couleur de navigation spécifique, vous créez un environnement de travail familier et rassurant pour vos clients. Pennylane reste le moteur de leur gestion comptable et financière, mais l’interface reflète directement l’identité visuelle de votre cabinet. Une configuration simple au niveau Cabinet ou Groupe Que vous gériez un cabinet indépendant ou un groupe multi-sites, la personnalisation s’adapte à votre organisation : Au niveau Cabinet : Accédez directement à vos paramètres pour activer la couleur de votre choix et charger vos logos. Au niveau Groupe : Appliquez votre identité visuelle d’un seul coup à l’ensemble de vos cabinets. Les paramètres définis au niveau cabinet restent prioritaires si vous souhaitez personnaliser un site en particulier. Ce que vous pouvez faire dès maintenant En moins de 2 minutes et directement en self-service (pour les utilisateurs administrateurs), vous pouvez mettre aux couleurs de votre cabinet l’interface de tous vos clients : Sélectionnez votre couleur de navigation : Choisissez parmi 8 teintes (Jade, Lapis, Aigue Marine, Améthyste, Rubis, Or, Bronze et Neutre) pour habiller le menu latéral. Intégrez votre logo : Importez votre logo aux formats rectangulaire (100 × 52 px) et carré (64 × 64 px) en version foncée ou sur fond transparent pour un rendu visuel optimal. Détails supplémentaires Rôles et permissions La configuration de l’apparence visuelle est réservée aux utilisateurs disposant du rôle Administrateur au niveau du cabinet ou du groupe. Une fois enregistrées, les modifications sont immédiatement visibles par l'ensemble des clients rattachés à votre cabinet. Limites Périmètre d'application : Le changement concerne principalement la navigation latérale. Le logo Pennylane peut encore apparaître dans d’autres endroits, par exemple sur les écrans de chargement ou les factures. Dossier du cabinet : Afin de différencier facilement vos dossiers clients de votre propre dossier cabinet, la navigation de votre dossier cabinet reste affichée dans la couleur bleue d'origine. Palette de couleurs : Le choix de couleur s'effectue parmi les 8 teintes prédéfinies (il n'est pas possible de saisir un code couleur libre). Prise en main Rendez-vous dans vos Paramètres du cabinet > Personnalisation (ou Paramètres du groupe > Personnalisation) pour activer la fonctionnalité et suivre le guide pas à pas. Ressources Guide d'aide : Personnaliser la navigation de votre cabinetAccédez aux justificatifs depuis les balances détaillées
Le temps où il fallait jongler entre différents onglets pour vérifier une écriture est révolu. Vous pouvez désormais accéder aux justificatifs directement depuis les balances détaillées, en pleine page et en mode synchronisé. Justificatifs en double page et synchronisés Cette nouvelle interface vous permet de : Consulter le justificatif de l'écriture sélectionnée sur la balance en double page. Naviguer en synchronisé : lorsque vous changez de ligne ou de compte dans la balance, le justificatif de l'écriture correspondante s'affiche automatiquement. Plus besoin de chercher ! ⌨️ Accès rapide et raccourci clavier Pour ouvrir le justificatif depuis une ligne de balance : Option 1 : Utilisez le raccourci MAJ + J sur la ligne sélectionnée Option 2 : Cliquez sur l'onglet Justificatif de l'écriture puis sur Vue double page À noter : L'ouverture du justificatif en survolant l'icône ne sera pas disponible tout de suite. Cette amélioration est prévue pour début 2026. Ressources Vidéo de démonstration (Loom)Ajoutez les dates d’échéance, montants en devise et numéros de facture
Nous avons harmonisé les données présentes dans les états comptables (balances détaillées et grand livre) pour y ajouter de nouvelles informations clés. Ce que vous pouvez faire Vous aurez désormais à disposition, sur tous les états comptables, les informations clés suivantes : Les numéros de facture Les montants en devise Les dates d'échéance Ces données sont désormais uniformément disponibles, évitant ainsi les divergences d'information que vous pouviez constater auparavant (par exemple, le numéro de facture disponible sur la balance détaillée, mais absent du grand livre). Ces informations proviennent des factures ou des transactions (pour les dates d’échéance et les montants en devise) ou des OD que vous avez importés avec ces dites informations. Personnalisation et filtres Comme le reste des colonnes, ces informations sont personnalisables : si vous n'en avez pas besoin, vous pouvez les enlever. Vous aurez la possibilité de filtrer par date d'échéance ou par devise. Note : dans un premier temps, le filtre par montant en devise ne sera pas disponible.Classez vos pièces jointes Outlook depuis le Centre de Collaboration
Classez les pièces jointes de vos emails Outlook directement dans Pennylane, sans quitter le Centre de Collaboration. Connectez votre boîte Outlook pour visualiser instantanément les documents reçus et les classer au bon endroit dans la GED de votre client. Ce que vous pouvez faire Une fois votre boîte Outlook connectée, et un dossier client ouvert dans Pennylane, vous accédez à l’onglet Emails dans le Centre de Collaboration. Vous voyez instantanément : La liste des mails Outlook contenant des pièces jointes associés au dossier client ouvert. Les pièces jointes détectées (nom, type, taille). Vous pouvez alors : Déplacer une ou plusieurs pièces jointes en quelques clics vers la GED (dossier/chemin de votre choix) ou vers les factures Achats / Fournisseurs. Prévisualiser les pièces jointes (aperçu) pour vérifier avant classement. Télécharger les pièces si besoin. Conserver une trace de ce qui a été classé (mémo visuel "déjà rangé") pour éviter les doublons et les doutes. En quelques mots : Économisez du temps chaque semaine en classant vos documents sans quitter Pennylane. Moins de changements de contexte (mail ↔ Pennylane). Traitement en lot pour accélérer le tri et l’archivage. Lien vers l'article du Centre d'AideActivez les automatisations avancées pour gagner en productivité
Nous étendons les options d'automatisation pour vous permettre de gagner un temps précieux sur la saisie, le contrôle et le rapprochement de vos documents. 1. Validation automatique des factures Gagnez en productivité sur votre saisie en permettant aux factures de passer directement au statut "traitée" dès qu’elles sont reconnues, sans validation manuelle de votre part. Paramétrez de façon flexible : activez l’automatisation pour un tiers spécifique, pour toutes les factures électroniques, ou pour toutes les factures analysées par l’OCR. Vous pouvez à tout moment désactiver cette fonctionnalité. 2. Réconciliation automatique de factures et transactions Activez le pilotage automatique de la réconciliation pour rapprocher les documents et transactions de même montant sans action manuelle : Après analyse de notre IA, les transactions bancaires et factures de même montant sont rapprochées sans action manuelle. Les pièces traitées disparaissent de la liste à contrôler pour un suivi plus clair. Vous retrouvez sur chaque facture la transaction réconciliée automatiquement, pour un contrôle total et transparent. Bientôt, tous ces réglages seront regroupés dans un centre de contrôle dédié !Découvrez de nouvelles variables dynamiques sur les factures
La facturation sur Pennylane évolue pour vous faire gagner du temps. Il est désormais possible d’automatiser l’affichage de nombreuses informations sur vos factures de vente grâce à de nouvelles variables dynamiques. Plus besoin de saisir manuellement le trimestre, l’année fiscale, le numéro d’acompte ou la période facturée : laissez Pennylane le faire pour vous. Des factures plus claires et toujours à jour Nous avons enrichi la génération automatique des factures avec des variables dynamiques qui s’adaptent à chaque situation. Ces variables peuvent être glissées dans les champs libres de vos factures pour faire apparaître automatiquement : La période facturée : Grâce à la variable {{mois+X}}, affichez facilement le mois en cours, mais aussi les mois précédents ou suivants (ex : {{mois-2}}, {{mois+3}}). Cela vous permet d’indiquer sans erreur la période couverte par la facture, que ce soit un trimestre ou un semestre. Le numéro d’acompte dans un abonnement : Avec {{positionFacture}}, Pennylane inscrit automatiquement la place de la facture dans l’abonnement (ex : « Acompte {{positionFacture}}/12 » deviendra « Acompte 3/12 » sur le PDF). Idéal pour suivre les échéances sans se tromper. La date de clôture fiscale : Utilisez {{clôtureFiscale}} pour faire apparaître le jour et le mois de clôture du client (ex : 31/12), essentiel pour les cabinets qui accompagnent des clients en production comptable. Le millésime de la mission : Grâce à {{millésime}}, le millésime de la mission rattachée à la facture s’inscrit automatiquement (ex : 2025), un gain de temps précieux pour les cabinets. Détails supplémentaires Disponibilité Ces variables dynamiques sont disponibles dès aujourd’hui : {{mois+X}} : pour toutes les factures et tous les utilisateurs (cabinets & entreprises). {{positionFacture}} : pour toutes les factures générées dans le cadre d’un abonnement (cabinets & entreprises). {{clôtureFiscale}} : pour les cabinets facturant des clients présents en production comptable sur Pennylane. {{millésime}} : pour les factures issues d’un abonnement créé dans le cadre d’une mission (uniquement cabinets). Prise en main La fonctionnalité est déjà activée sur votre espace Pennylane. Pour l’utiliser, il vous suffit d’insérer la variable de votre choix dans le champ libre de la facture. Lors de la génération du PDF, Pennylane affiche automatiquement la bonne information, sans action supplémentaire de votre part.Améliorez la productivité de votre cabinet d’expertise comptable avec Pennylane
Chez Pennylane, nous savons que la productivité est un enjeu clé dans le développement de votre cabinet. Grâce à une analyse approfondie menée par notre équipe data, nous pouvons quantifier précisément le gain de productivité apporté par Pennylane dans le quotidien d’un cabinet. Voici comment vous pouvez tirer parti de ces résultats pour optimiser votre utilisation de Pennylane. 1. 🚆 Automatisation Réduisez le temps passé sur les tâches comptables de 27% en augmentant le niveau d'automatisation. Economisez environ 1,2 heure par mois par entreprise en atteignant un niveau d'automatisation élevé (> 66%). Consultez votre taux d’automatisation par dossier depuis le tableau de bord sur Pennylane. Pour augmenter votre niveau d’automatisation, suivez les conseils d’Anthony dans cet article Maximisez l'automatisation de vos dossiers avec l'IA 2. 🖥️ Expérience de la plateforme Les cabinets utilisant Pennylane depuis au moins 2 ans voient une réduction de 25% du temps consacré à la comptabilité. Cela représente environ 1,1 heure économisée par mois par entreprise. Cela montre l’importance de maîtriser notre outil pour en tirer le meilleur bénéfice possible. Pour maîtriser au plus vite Pennylane, vous disposez d’un grand nombre de ressources : Formations live : des formations certifiées Qualiopi par les meilleurs formateurs, pour vous aider à monter en compétence rapidement sur l’outil. Pennylane Academy : profitez des e-learnings, guide pratiques et vidéos tuto pour approfondir votre connaissance de la plateforme. Echanger sur le Forum Pennylane : Échangez avec d'autres utilisateurs pour partager des astuces et des solutions aux problèmes courants. Participer aux Forum en Live : pour rester informé des mises à jour et des meilleures pratiques. Suivez notre prochain forum en live Mer. 12 mars, 14h00 : Les cadrages et leurs nouveautés 3. 🤝 Collaboration avec les clients Collaborer via Pennylane avec vos clients réduit également le temps passé sur son dossier. Pour gagner ce temps, appliquez les conseils donnés dans cet article 4 astuces sur la relance client En mettant en œuvre ces stratégies, votre cabinet pourra non seulement améliorer sa productivité, mais aussi offrir un service plus efficace et de meilleure qualité à vos clients. 👉 Et vous quel est votre score d’automatisation ?
