Nos astuces pour la gestion des cartes

Les cartes de paiement sont de supers outils de flexibilité et d'autonomie ! Toutefois, pour éviter les mauvaises surprises en fin de mois et garder sa comptabilité au carré, voici nos meilleures pratiques.

✅ Personnaliser les cartes

Astuce n°1 : créez une carte par usage

Une carte, un détenteur, une fonction. C'est la règle d'or ! Les cartes sont gratuites et illimitées, alors profitez-en pour créer des cartes dédiées pour vos abonnements aux outils métiers, pour les événements, pour les frais de mission, etc. Vous retrouvez rapidement toutes les transactions liées à un usage précis dans Pennylane : cliquez sur la carte en question puis sur Voir les transactions.

Vous pouvez même donner un nom et un design à vos cartes pour les différencier facilement : une carte, un usage, un nom… et un design ! 😉

Astuce n°2 : personnalisez les paramètres de paiement

Pour chaque carte, vous pouvez configurer :

• Le plafond de paiement global : adapté aux besoins réels du détenteur ou de la fonction de la carte (peut-être configuré par jour, par semaine, par mois, etc.) ;
• Le montant maximum des transactions : pour éviter les dépenses non adaptées à l’utilisation de la carte ;
• Les jours où la carte est activée : en semaine uniquement, ou 7j/7 selon l'usage.

Le bonus ? Tout ça peut se faire dès la création de la carte ! Vous gagnez du temps et vous évitez les oublis.

✅ Maîtriser les justificatifs

Astuce n°3 : créez un rituel du lundi matin

Mettez en place une notification automatique chaque lundi pour rappeler à vos employés de joindre leurs justificatifs de la semaine précédente. C'est simple, systématique, responsabilisant et ça fonctionne !

Astuce n°4 : contrôlez les justificatifs manquants

Vous pouvez aller plus loin encore pour limiter les transactions non justifiées, pensez à activer le contrôle des justificatifs manquants directement sur les cartes de paiement. Passé un délai et un nombre de transaction non justifiées, les paiements ne sont plus autorisés. Idéal pour éviter de courir constamment après les justificatifs et responsabiliser les collaborateurs.

✅ Communiquer et responsabiliser

La meilleure façon de gérer les cartes ? La transparence et la confiance.

Astuce n°5 : donnez de la visibilité à vos employés

Partagez-leur les règles du jeu dès la remise de la carte :

• Les plafonds définis
• Les jours d'utilisation autorisés
• Les conséquences en cas de justificatifs manquants

📖 Bonus ! Voici nos articles du centre d'aide à leur partager : Tout savoir sur le contrôle des justificatifs manquants & Importer un justificatif depuis l'application mobile.

En résumé 👉 Cartes dédiées + paramètres adaptés + justificatifs au carré + communication claire = gestion des cartes sans stress !

Et vous, comment gérez-vous vos cartes de paiement? Partagez vos astuces dans les commentaires !