Maîtriser sa gestion avec Pennylane – Structurer & automatiser

Vous avez manqué l’étape précédente ? Retrouvez-la ici : Maîtriser sa gestion avec Pennylane – Démarrer​ 

Après avoir posé les bases de votre gestion, passons à la vitesse supérieure : découvrez comment exploiter tout le potentiel de Pennylane pour piloter votre activité grâce à l’automatisation et à l’analyse.

Structurez votre équipe

Créez des rôles et des circuits de validation. Cela permet :

• D’accélérer le traitement des demandes,
• De responsabiliser les managers,
• De garder une vision claire des opérations.

🔔 Pour éviter les oublis ou les allers-retours inutiles, mettez en place des circuits de validation dans Pennylane : les managers peuvent pré-valider les paiements ou justificatifs avant que votre Directeur financier ou vous-même n’interveniez. C’est un gage de fluidité et de contrôle, en particulier lorsque la structure de l’entreprise se complexifie.

Catégories analytiques : structurez votre pilotage

Pour piloter efficacement, commencez par structurer vos données. Dans Paramètres entreprise > Catégories analytiques, créez des axes de suivi adaptés : projet, client, département… à vous de choisir ce qui compte pour votre activité.

🔔 Appuyez-vous sur vos budgets ou rapports existants pour définir vos catégories. Privilégiez la pertinence à la quantité pour garder l’analyse lisible.

Exemple : Pour un e-commerçant :

• Revenus : GMS, D2C, Export, Amazon…
• Dépenses : COGS, Marketing online, Salaires, Location, R&D, Taxes…

Avec une bonne structuration, exporter vos données, retraiter dans Google Sheets ou générer un reporting fiable devient simple et rapide. Tout est prêt, en temps réel.

👉 Envie d’aller plus loin ?

• Découvrez notre cours e-learning dédié : L'art de bien catégoriser ses données pour apprendre à mettre en place les meilleures pratiques pas à pas !
• Découvrir la nouvelle page Familles analytiques
• Créer des familles de catégories

Automatisez la catégorisation avec le Centre de Règles

Gagnez du temps sur les tâches répétitives. Dans Paramètres > Centre de Règles, créez vos propres règles : par exemple, toute transaction « Google » contenant « Ads » est automatiquement classée en « Marketing digital ».

🔔 Commencez par les flux récurrents : abonnements, prestataires réguliers, charges fixes… Plus vos mots-clés sont précis, plus vos règles sont efficaces. Pour les règles purement comptables, n’hésitez pas à solliciter votre expert-comptable.

Prêt à franchir un cap dans la gestion de votre entreprise ?

Structurer et automatiser vos processus devient accessible avec Pennylane. Ces bonnes pratiques vous permettent d’améliorer la précision et la fluidité de votre gestion au quotidien.

🚀 Rendez-vous la semaine prochaine pour l’étape 3 : Optimisez vos cycles Achats, Ventes & Notes de frais