Un an et 1 000 réponses plus tard…
Retour d’expérience sur le choix et l’utilisation de l’outil.
Le choix 
Le Cabinet AAGEC a pour mission de simplifier les flux de nos clients. C’est pourquoi nous avons choisi Pennylane, un outil adapté pour collecter et transmettre les justificatifs, surtout face aux enjeux de la météorite facturation électronique et de son petit frère plus préoccupant l'e-reporting.
Nous avons opté pour Pennylane en début de période fiscale, après avoir comparé trois solutions concurrentes (une qui commence par T et une autre par R) et testé quelques clients sur QB.
Les critères qui ont motivé notre choix sont les suivants :
- les possibilités d’import des justificatifs,
- la collaboration avec les dirigeants,
- l’impact direct sur l’outil de production (une source de vérité financière et comptable unique et partagée),
- les possibilités de connectivité,
- les perspectives d’évolution.
Nous n’utilisons pas encore la gestion des temps 
Pour le client 
Pennylane nous permet de proposer aux clients une plateforme de pilotage et de gestion financière qui offre les avantages suivants :
- la centralisation des données et l’utilisation de la même source de données,
- le suivi des achats
(jusqu’au paiement),
- le suivi des ventes
(édition des factures et suivi des encaissements),
- le suivi de trésorerie et budget
,
- la facilitation de la transition vers la facturation électronique, grâce à un outil qui simplifie les flux et le cycle de vie des factures.
L’adoption de cet outil est également favorisée par le tsunami de la réforme de la facturation électronique 
Nous prenons systématiquement un temps pour présenter l’outil aux clients, connecter leurs banques et faire un tour des principaux modules et cas d’usage.
Pour nos collaborateurs 
Pennylane permet à nos collaborateurs de disposer d’un outil qui leur permet de :
- faciliter l’échange des documents,
- centraliser les demandes,
- utiliser un outil efficace et évolutif, loin du carcan des éditeurs dinosaures qui n’arrivent plus à faire évoluer leurs outils avec les évolutions du marché et les changements législatifs,
- maîtriser un outil qui nous accompagne dans la numérisation de nos processus et de nos métiers,
- s’émanciper de la comptabilité traditionnelle pour consacrer du temps à des missions à plus forte valeur ajoutée, basées sur des données plus fraîches, et orientées vers du conseil prédictif.
L’utilisation de Pennylane oblige à avoir une nouvelle philosophie par rapport aux logiciels historiques et les collaborateurs ont besoin de suivi et d'accompagnement pour bien maîtriser tous les contours et usages de l’outil.
Comme pour les clients, ils ont accès à un centre d’aide 
Les débuts 
D’un point de vue timing, je suis heureux d’être arrivé qu’en 2023, car je pense que nous ne serions pas restés sur l’outil, tant sa jeunesse marquait un manque de fonctionnalités et d'améliorations de base à mettre en œuvre.
Au tout début, nous avons été déroutés par le fait de ne pas pouvoir mettre en compte auxiliaire (clients/fournisseurs) ou traiter comptablement les transactions 
Heureusement, Pennylane a compris qu’il fallait revoir sa copie Les transactions "non justifiées" par défaut : plus d'oubli dans la transmission des justificatifs ! | Communauté|Communautés (pennylane.com).
À la suite de ce changement et sortis de la période fiscale, nous avons accéléré le mouvement : tous les nouveaux dossiers sont mis en place sur Pennylane ; les anciens dossiers sont transférés au fur et à mesure des besoins exprimés ou des fonctionnalités souhaitées par les clients, mais aussi par les collaborateurs.
Récupérer les justificatifs 
Notre premier objectif était de faciliter l’échange de documents et de ne plus subir les différentes organisations des clients parfois peu rigoureux sur le plan comptable.
Nous avons donc commencé par mettre à disposition l’outil aux clients pour la récupération des justificatifs. Sur ce point, Pennylane change la vie :
- fini la boîte à chaussures ou les pochettes et classeurs avec toutes les factures et les facturettes,
- fini les nombreux mails (traités ou non par les collaborateurs),
- fini les classements chaotiques et non-homogènes d’un dossier/collaborateur à l’autre…
Pennylane change la vie et facilite la transmission des documents par le client et la gestion de ceux-ci par le cabinet.
Évidemment il y aura toujours des dossiers pour lesquels les dirigeants ne prendront pas le temps d’importer les justificatifs… Hâte de passer à la factur-x et j’espère un jour au ticket-x.
Pennylane permet de faire des demandes comptables et des commentaires 
Certes, au début, ce n’était pas le top, mais Pennylane a travaillé pour rendre plus pratiques et agréables ces échanges avec le client :
Demandes comptables Achats / ventes | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Il manque encore quelques fonctionnalités :
Imprim ecran dans les commentaires | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Demandes comptables sur transaction issue dune reprise FEC | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Tchat avec les clients | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Relance paramétrage (date/messages/suppression) | Communauté|Communautés (pennylane.com)
De son côté, le client a une visibilité sur les transactions non justifiées 
Le compte pro 
- d’avoir un vrai compte professionnel principal ou non,
- déposer le capital et recevoir certificat de dépôt gratuitement,
- de payer les fournisseurs depuis l’outil (selon Pennylane jusqu’à 400 factures en 1 clic)
- de faciliter la récupération des factures via une notification à chaque dépense,
- d’automatiser la réconciliation facture/transaction (Payez, soyez notifiés, photographiez)
- d’éviter les liasses de facturettes, fini la chasse aux reçus.
Il n’existe actuellement aucune assurance avec les cartes du Compte Pro sur Pennylane.
Pour les dirigeants qui nous liraient, non, vous n’effectuez pas le travail à la place du comptable, mais Pennylane vous permet de faire mieux et plus vite le vôtre. Surtout, ne passez pas sur Pennylane, sauf si vous voulez gagner du temps pour la gestion de votre comptabilité !
La saisie 
Une fois les informations récupérées, il ne reste plus qu'à saisir… Enfin, non, pardon, sur Pennylane on ne saisit pas :
on règle
on paramètre
on connecte
on importe
on filtre
on réimpute
on réconcilie
on catégorise
Fini la saisie et bienvenue à la manipulation des données et à l'interopérabilité entre les solutions.
L’outil est plutôt ludique et il y a une certaine satisfaction à voir le compteur diminuer au fur et à mesure du paramétrage des dossiers. Par la suite, les transactions et factures sont traitées 
En vérité, l'outil est assez puissant et sans, je pense que j’aurais sombré dans une furieuse dépression en continuant à traiter à l’ancienne la comptabilité. Merci Pennylane !
Mention particulière pour le début de la période fiscale des 31/12 :
Affichage transactions/achats/ventes exercices non clôturés | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La réconciliation 
L’objectif de nos clients est d’associer un justificatif 
L’idéal est que le client associe lui-même un justificatif à chaque transaction. Soit directement depuis la transaction soit en cherchant parmi les factures déjà importées. Ainsi, les transactions passent au statut “justifié” et doivent être traitées par le cabinet.
Des suggestions de réconciliations de Pennylane 
Celles-ci peuvent s’avérer très utiles, mais parfois RINGO 
Ringo trouve très souvent la mauvaise transaction | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Améliorer les suggestions de la réconciliation | Communauté|Communautés (pennylane.com)
J'espère que cet aspect va s’améliorer avec de l’intelligence artificielle.
Avec l'arrivée de la facturation électronique, de nombreux justificatifs seront récupérés automatiquement via la PDP. Les clients devront piocher dans ceux-ci pour justifier une transaction. Il faudra faire attention aux doublons et bien consulter le journal des refus.
L’analytique 
Je parle peu de l’analytique car nous l’utilisons peu, mais je pense qu’il y a de gros progrès à faire dessus, notamment sur de l’analytique purement comptable :
Catégorisation/ Analytique (Echanges et recueil XP) | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La révision 
On retrouve la balance et un grand livre. Au début, c’était moyen, mais Pennylane veut s’améliorer et rendre un cœur comptable à son outil :
Balance : Amélioration | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Amélioration édition grand livre | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Lettrage comptes (hors 4,511,58) | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Lettrage partiel + AN | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Plan d'amortissement global (annuel/mensuel) | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Sélection des périodes | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La fiscalité et les états financiers 
Pennylane propose une approche de la TVA avec des comptes d’attente sur les encaissements et les décaissements. Au début, ça complexifie la compréhension de l’outil, mais finalement, c’est plutôt efficace.
Il reste cependant un problème avec les créances et les dettes issues du FEC, pour lesquelles les écritures ne se passent pas automatiquement lors de la réconciliation avec une transaction :
Demandes comptables sur transaction issue dune reprise FEC | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La plupart des déclarations sont disponibles, mais des améliorations sont attendues, comme pour la DAS2 ou un module DES/DEB :
DAS2 - Adresses des fournisseurs | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Module DES/DEB | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Il faudrait également améliorer le remplissage automatique de la liasse fiscale :
LIASSE | Communauté|Communautés (pennylane.com)
SYNCHRONISATION LIASSE FISCALE | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Un guide de révision 
Pour les états financiers, on retrouve le bilan, le compte de résultat, les SIG et la plaquette. L’outil fait le job, mais il y a de nombreuses améliorations attendues et un meilleur visuel serait souhaitable :
Etats financiers - Améliorations | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La restitution 
Il serait TRÈS INTÉRESSANT que PL fournisse pour tous les dossiers quelques indicateurs comptables de base visibles dès la connexion, quel que soit le plan choisi. Je trouve ce manque Pennyble…
Il faudrait aussi pouvoir exporter le FEC avec tous les justificatifs :
Export FEC avec pièces jointes colonne refpiece | Communauté|Communautés (pennylane.com)
Il faudrait également créer automatiquement dans la GED les états comptables à la clôture :
Et améliorer le classement GED :
GED classement possible dès le déplacement vers la GED | Communauté|Communautés (pennylane.com)
La magie Pennylane 
Malgré de nombreuses améliorations encore attendues, l’outil Pennylane est MAGIQUE et permet de réinventer la comptabilité :
- Il permet d’offrir une visibilité aux dirigeants sur leur gestion, avec un travail en commun autour d’une source unique de vérité.
- Il réinvente le dialogue avec les entreprises et permet de gagner en simplicité et en fluidité de traitement de l’information.
- Il permet d’obtenir des données plus fraîches et à jour, permettant d’être moins dans le passé et de pouvoir mieux prédire l’avenir. J’espère que bientôt, on ne parlera plus de période fiscale et qu’en mars N, on prédira de façon simple et rapide l’année N+2.
- De dégager du temps aux collaborateurs pour mieux suivre, accompagner et conseiller leurs clients.
Les équipes Pennylane sont à l’écoute des utilisateurs et travaillent dur pour sortir régulièrement des nouveautés et des améliorations.
Les sept co-fondateurs sont très investis et engagés pour la plateforme.
Le support 
Les équipes du Forum 
Je pense qu’on va entendre parler longtemps de Pennylane et que dans le futur ce sera une vraie machine de guerre. Peut-être que les collaborateurs choisiront seulement les cabinets qui travaillent dessus. Heureux de faire partie de l’aventure et de pouvoir proposer à mes clients un outil qui les aide et leur redonne goût à l’administratif.
À vos marques, prêts, Pennylanisez...!!
Votre contribution sur le Forum est inestimable ! Bravo pour votre engagement et votre expertise, vos idées et suggestions enrichissent grandement nos discussions, et notre communauté ! 