Suite au quatrième Forum en Live Nouveautés animé par Mélanie et Brice, Product marketing managers chez Pennylane, nous avons compilé les questions les plus fréquemment posées par les participants concernant les nouvelles fonctionnalités présentées.

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⚠️ Les nouveautés ci-dessous sont en cours de développement pour certaines. Elles seront disponibles dans les prochaines semaines.

Saisie en pilote automatique

Il n’y a pas de risque de confusion quand il y a plusieurs montants identiques ?

Notre IA s’appuie sur des suggestions de réconciliation qui sont proposées dans 94 % des cas avec un taux de réussite moyen sur l’ensemble des dossiers supérieur à 98 %. Elle se base sur les montants, mais sachez qu’elle se base également sur un certain nombre d’informations complémentaires telles que le tiers, la date, etc.

Peut-on identifier les lettrages automatiques de l’IA et ceux qu’on a faits manuellement ?

Il n’est pas possible d’identifier d’où provient le lettrage de la transaction, mais notre équipe travaille sur ce point.

Peut-on activer cette fonctionnalité pour l’ensemble des dossiers du cabinet d’un coup ou dossier par dossier ?

Il faudra l’activer dossier par dossier depuis le module Paramètres entreprise > onglet Tenue comptable.

La réconciliation automatique est-elle activée par défaut ? Peut-elle être désactivée ?

Non, c’est à vous d’activer la fonctionnalité depuis les Paramètres entreprise > Tenue comptable. Vous gardez donc le contrôle complet sur son activation.

Parfois Pennylane suggère des rapprochements entre factures et flux bancaires de montants différents. Est-ce que ce type de suggestions seront aussi réconciliées automatiquement ?

Non, la réconciliation automatique ne se fera que sur des montants strictement identiques.

Le rapprochement se fait aussi s’il y a un écart ou si le client l’a validé par erreur ?

Le rapprochement est réalisé uniquement quand le montant de la transaction est strictement égal au montant de la facture.

La prévisualisation peut-elle être agrandie et déplacée sur un autre écran ?

Oui, c’est possible. Vous pouvez déplacer la fenêtre de prévisualisation sur un second écran pour travailler plus confortablement.

Centre de collaboration et e-mails

Comment un e-mail est-il affecté à un dossier en particulier ?

Dans un dossier, vous allez avoir accès à l’ensemble des échanges avec les adresses e-mails de vos clients enregistrées sur le dossier.

📖 Découvrez comment fonctionne le centre de collaboration dans cet article.

Pour un client qui utilise la même adresse e-mail pour communiquer et qui détient plusieurs sociétés, est-il possible d’avoir les e-mails uniquement pour le dossier concerné si dans l’objet de l’e-mail il y a le nom de la société ?

Nos équipes travaillent actuellement à gérer ce type de cas. Plus d’informations au prochain webinaire.

Est-il possible d’être notifié lorsqu’un client dépose des documents dans la GED sur Pennylane ?

Lorsqu’un client dépose un fichier dans la GED, le collaborateur et le chef de mission liés au dossier reçoivent une notification dans Pennylane. Vous n’avez rien à activer de votre côté pour recevoir ces notifications.

La synchronisation avec Gmail est-elle prévue ?

Pour le moment, seule la synchronisation avec Outlook est disponible.

Déclarations de TVA

Êtes-vous passés chez jedeclare.com ou êtes-vous toujours chez TELEDEC ?

Nous quittons progressivement TELEDEC en créant notre propre moteur fiscal pour les déclarations. Cela permet de pré-remplir plus facilement la liasse fiscale.

📖 Pour tout savoir à ce sujet, consultez notre article Complétion des formulaires de la liasse fiscale Pennylane et TELEDEC.

Est-ce qu’il est prévu que Pennylane gère la TVA déductible (via journal RT) lorsque le lettrage se fait avec une écriture d’OD ?

C’est effectivement prévu pour amélioration, afin de vous permettre de ne plus les traiter manuellement. Cela concernera notamment les cas de délégation de paiement.

La cellule E2 fonctionne au débit et non à l’encaissement. Pourquoi rechercher un rapprochement avec un paiement ?

Cela vous permet, lorsque vous n’avez pas la pièce, d’inscrire tout de même le tag dans l’onglet transaction. C’est un gain de temps pour vous dans le traitement des opérations.

Pour alimenter la cellule E2, il faut absolument que le tag TVA soit « autoliquidée 20 % ? Ou « Extracom » fonctionne aussi ?

Oui, « Extracom » fonctionne aussi pour alimenter la cellule E2. Les autres taux autoliquidés aussi.

Si les recettes sans TVA passent directement par la banque sans facture, cela veut dire que cela ne remontera pas dans la cellule E2 ?

Si vous l’identifiez dans l’onglet Transactions du cadrage de TVA, la transaction apparaîtra bien dans la cellule E2.

Quelle est la différence entre le tag « autoliquidée 20 % » et « intracom » ?

Dans la déclaration, la TVA intracom remonte en case B2 Acquisitions intracommunautaires, dans la case 17 Dont TVA sur acquisitions intracommunautaires et dans la case 20 Autres biens et services.

La TVA autoliquidée vient elle en 44566301 et en 44530001. Dans la déclaration, la TVA autoliquidée apparaît en A2 Autres opérations imposables et en case 20 Autres biens et services.

Avec ces erreurs bloquantes, si l’on choisit de modifier le montant qui est calculé, on ne pourra plus envoyer la déclaration ?

Si la modification est manifestement incohérente (erreur de calcul), l’envoi de la déclaration sera bloqué.

Module immobilisations

Lors d’une sortie groupée, est-il possible de faire une répartition par rapport au prix d’achat calculée automatiquement ?

La répartition se fait avec la VNC (et donc le prix d’achat diminué des amortissements et dépréciations).

Les amortissements dérogatoires fonctionnent-ils maintenant ?

Le module vient d’être mis à jour en septembre. Si votre dernier test date d’avant septembre, nous vous invitons à refaire un essai.

Pour le calcul des amortissements non déductibles sur les véhicules privés, est-ce que le plafond est calculé automatiquement en fonction des données renseignées sur le véhicule ?

La gestion automatisée des amortissements excédentaires sur les véhicules de tourisme n’est pas encore disponible dans Pennylane. Ces cas doivent être traités manuellement pour le moment. C’est une amélioration que nous avons bien en tête.

Lettrage

Est-il prévu que nous puissions lettrer en masse sur les comptes clients ou fournisseurs présentant un solde nul ?

Vous pouvez lettrer les écritures du grand livre en masse en utilisant la suggestion de lettrage par solde nul :

1. Filtrer les comptes à lettrer en masse.
2. Cliquez sur la flèche du bouton Lettrer automatiquement pour afficher plus d’options de lettrage.
3. Sélectionnez Générer les suggestions par solde nul pour revoir les suggestions de lettrage.
4. Sélectionnez les lignes à ajuster.
5. Cliquez sur Lettrer, Fusionner ou Retirer du lettrage en fonction de votre besoin.
6. Cliquez sur Valider la suggestion de lettrage pour convertir les suggestions de lettrage en lettrage réel sur les lignes.

Grand Livre et Balance

Les largeurs de colonnes seront-elles mémorisées par dossiers, par collaborateurs ou faudra-t-il le refaire à chaque ouverture de dossier ?

Elles seront mémorisées par dossier. Pennylane conserve la taille des colonnes même si vous changez de page ou de compte.

Lors de l’édition du grand livre en PDF, serait-il possible d’afficher le numéro de facture plutôt que le numéro de pièce ?

Oui, c’est une fonctionnalité qui va sortir sous peu.

À quand l’édition des numéros de facture lors de l’édition du grand livre ?

Cette fonctionnalité arrive très prochainement et sera disponible directement dans les exports PDF.

Lors de l’édition d’une balance, peut-on modifier la date de N-1 ? Si on édite une balance en cours d’année, N-1 est automatiquement à la même date et non la date de clôture.

Cette fonctionnalité est en cours de développement pour vous permettre de comparer des périodes personnalisées.

Révision et dossier de travail

Le paramétrage du guide de révision est-il actuellement fait automatiquement avec l’IA, ou sommes-nous obligés de le faire manuellement ?

Un peu des deux. Lors de la création d’un dossier de travail, parmi les diligences activées, certaines seront marquées automatiquement comme non applicables en fonction des mouvements des comptes concernés et des seuils que vous aurez définis.

Est-il prévu que la visualisation des justificatifs soit plus simple ? Je suis obligé de défiler chaque justificatif à chaque fois...

Oui, tout à fait. En ouvrant un justificatif dans un autre onglet, celui-ci affichera le justificatif lié à chaque ligne cliquée (bien pratique pour l’utilisation d’un double écran). La visibilité des justificatifs sera la même que celle de la balance générale (un onglet qui s’adapte à la ligne sélectionnée).

Les points d’attention remplacent-ils les points en suspens ?

Oui, c’est ça. Les points en suspens sont maintenant contenus dans les points d’attention. C’est une évolution de la fonctionnalité pour mieux organiser le suivi.

Les points d’attention sont-ils visibles par tous ceux qui ont un accès au dossier ? (collaborateur, superviseur, etc.)

Oui, ils sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès au dossier.

Synthèse financière

Faut-il un abonnement particulier pour que le client accède à la synthèse financière ?

Non, pas d’abonnement particulier pour que le client accède à la synthèse financière.

Peut-on imprimer ces synthèses ? Afin de faciliter la présentation d’un bilan par exemple.

Cela n’est pas encore possible, mais cette amélioration peut être envisagée.

Peut-on avoir dans tous nos dossiers la même synthèse financière ?

Pas pour le moment. La notion de « modèle » n’existe pas pour la synthèse financière à ce stade, mais cela pourrait faire l’objet d’une prochaine mise à jour.

Peut-on mettre sur la synthèse financière un ratio MS/CA, par exemple ?

Les deux indicateurs impliqués dans votre équation sont disponibles, mais vous ne pouvez pas créer de « ratio » personnalisé à ce stade. La notion de « formule de calcul » pourrait être intéressante à terme.

Module véhicules et taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone

Est-ce qu’il est possible d’avoir le détail des calculs de la taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone ?

Le détail du calcul est consultable dans le centre d’aide de Pennylane.

La taxe annuelle sur les émissions de dioxyde de carbone est-elle insérée automatiquement dans la CA3 de décembre ?

Oui. Si le module Véhicules est utilisé correctement, les montants sont repris à partir du compte 63514 qui est utilisé pour comptabiliser les taxes.

En 2026, la mise à jour du module véhicule pourra-t-elle être faite dès le début de l’année ?

Le barème de la taxe est déjà à jour pour 2025, 2026 et 2027. Vous pouvez donc anticiper vos taxes dès aujourd’hui. Vous pouvez aussi générer des écritures de provision liées à la taxe.

Quel est l’intérêt de la liaison entre le module véhicules et crédit-bail ? Je n’ai pas bien compris.

Il s’agit d’un lien entre immobilisations, module véhicules et crédit-bail. Cela permet un gain de temps dans la recherche d’un bien précis et assure une cohérence entre les différents modules.

GED et gestion documentaire

L’IA dans la GED : est-ce que le nom du document a une importance, ou l’IA fait-elle une lecture de celui-ci ?

L’IA prend tout en compte et pondère les informations à sa manière. Le nom du document, son contenu, et le contexte sont tous analysés.

Comment l’IA fait-elle la différence entre dossier annuel et dossier permanent ?

En étudiant vos habitudes de rangement. Après, il est possible qu’il y ait des faux positifs. Mais comme l’IA apprend des corrections que vous lui transmettez, le nombre de faux positifs devrait baisser à terme.

Est-ce que cela fonctionne avec une GED personnalisée ou juste avec le modèle de GED pré-livré ?

La fonctionnalité fonctionne avec les deux types de GED.

Quand sera-t-il possible de modifier une arborescence GED en masse sur tous les dossiers (dont dossiers déjà existants) ?

C’est déjà possible avec des limites. Mais ce n’est pas rétroactif. Consultez cet article pour en savoir plus.

Peut-on joindre des fichiers ZIP maintenant ?

Lors d’import de FEC ou de fichier d’écriture, oui, c’est possible d’y ajouter les PDF regroupés dans un fichier zip. Cela se fera via le trombone, après l’import des écritures.

OCR et saisie automatique

Comment peut-on vérifier que l’OCR a reconnu les informations à 100 % ?

Lorsque l’ensemble des champs est renseigné sur la facture, cela indique que l’OCR a bien identifié toutes les informations.

Si nous utilisons l’option pour la validation automatique des pièces via l’OCR, comment pouvons-nous corriger le robot s’il se trompe ? Pouvons-nous le paramétrer ?

Vous pouvez à tout moment modifier une information sur la facture « traitée ». La validation automatique n’empêche pas la correction manuelle.

Plaquettes et états financiers

Sera-t-il possible de modifier le nom et l’ordre des documents additionnels dans les plaquettes ?

Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible, mais elle est remontée aux équipes de développement.

Pour les tableaux libres dans l’annexe : pas possible de les avoir en modèles, mais ils seront néanmoins conservés pour la plaquette N+1 du dossier ?

Seuls les paragraphes libres sont conservés quand vous repartez d’une plaquette N-1. Les tableaux seront bientôt conservés eux aussi, mais seul leur format sera copié dans la nouvelle plaquette — pas les valeurs.

Peut-on dupliquer une annexe pour un autre dossier ?

Oui, découvrez comment faire dans cet article.

Divers

Comment être informé du déploiement des nouvelles fonctionnalités ?

Les annonces que vous voyez quand vous cliquez sur le mégaphone situé en haut à droite de votre espace Pennylane correspondent à des fonctionnalités qui ont déjà été déployées à 100 %. Si vous voyez l’annonce, c’est le signe que c’est disponible pour tout le monde. Pour avoir un aperçu des fonctionnalités à venir, c’est-à-dire en cours de développement ou de déploiement partiel, consultez notre feuille de route publique.

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