Les clés d’une collaboration réussie avec votre comptable

Travailler main dans la main avec votre comptable peut devenir un vrai atout pour votre entreprise. Avec Pennylane, vous partagez le même outil, ce qui rend vos échanges plus fluides et vos données plus fiables. En appliquant quelques bonnes pratiques, vous gagnez du temps, réduisez les relances, et transformez vos chiffres en leviers d’action pour piloter votre activité avec sérénité.

1. Déposer vos justificatifs régulièrement

Plus vos factures et tickets sont centralisés dans Pennylane, plus vous y voyez clair et votre comptable aussi. En quelques clics, vous pourrez ainsi retrouver, télécharger ou partager vos justificatifs avec votre équipe.

Or, il n’est pas toujours simple d’envoyer ses justificatifs régulièrement à son comptable. Pour faciliter cela, vous pouvez les déposer sur Pennylane de différentes manières.

👉 Comment faire ?

Option 1 : Via les mails

Vous pouvez envoyer vos justificatifs dans Pennylane, sans quitter votre boîte mail ! Pour cela, une fois les adresses Pennylane récupérées depuis le menu Paramètres entreprise > Transmission de factures > Adresses e-mail, il vous suffira de transmettre les mails contenant une facture (qu’elle soit en pièce-jointe ou dans le corps du mail) à l’adresse récupérée (en fonction qu’il s’agit d’une facture d’achat ou de vente).

💡 Le petit +

Depuis votre logiciel de messagerie, vous pouvez même mettre en place des règles de redirection automatique pour que vos factures soient directement envoyées et déposées sur Pennylane !

Option 2 : Via l’application mobile

Si vous n’êtes pas adepte de la première solution, pas de problème ! En téléchargeant l’application mobile Pennylane, vous pourrez prendre directement en photo vos factures, pour qu’elles soient automatiquement déposées et envoyées à votre comptable.

Option 3 : Via l’ordinateur

En dehors des précédentes options, vous pouvez aussi déposer vos justificatifs présents dans votre PC. Pour cela, un simple glisser-déposer vers la page d’accueil Pennylane suffit.

✨ Astuce : Avec le compte Pro Pennylane, vous recevez une notification pour pendre en photo votre justificatif dès la dépense. La solution parfaite pour toujours penser à déposer ses tickets de péage !

2. Utiliser les commentaires pour donner du contexte

Les commentaires vous permettent d’ajouter une information utile à votre comptable tout en gardant une trace de l’échange. C’est aussi un bon moyen de mettre une autre personne de votre équipe dans la boucle.

👉 Comment faire ?

Pour ajouter un commentaire sur une facture, ou même une transaction, il vous suffit de cliquer sur celle-ci, et d’écrire le message souhaité dans la partie Commentaire. Pensez bien à identifier votre comptable, en utilisant le @ afin que celui-ci reçoive bien une notification 🔔

💡 Exemple : Vous payez une facture en espèces ? Indiquez-le en commentaire, votre comptable saura immédiatement comment traiter cette dépense.

3. Consulter vos demandes comptables et y répondre

Si une dépense ou un encaissement n’a pas sa facture associée, votre comptable vous enverra une demande comptable. Vous pouvez les consulter facilement depuis la page d’accueil, ou depuis le menu Transactions > Demandes comptables

👉 Comment faire ?

Depuis le menu Transactions > Demandes comptables vous pouvez consulter les transactions qui n’ont pas encore été associées à une facture.

Pour y répondre, vous pouvez directement déposer le justificatif à l’endroit indiqué. Si vous préférez utiliser l’application mobile, vous pouvez faire de même, en prenant en photo la facture.

✨ Astuce : Si vous avez perdu la facture demandée (ça arrive 😌), indiquez cela à l’aide des … > Marquer comme perdu. Ainsi votre comptable aura l’information et ne vous relancera plus à ce sujet !

4. Répondre aux demandes de documents

Au-delà des justificatifs de dépenses, votre comptable peut avoir besoin de documents complémentaires (relevés bancaires, statuts, contrats…). Pennylane centralise aussi ces échanges pour éviter les aller-retours.

👉 Comment faire ?

Vous pouvez consulter ces demandes directement depuis votre Page d’accueil et y répondre en déposant le document demandé via le bouton Partager un fichier.

💡 Exemple : Votre comptable vous demande le relevé bancaire du mois pour vérifier les transactions. Vous le déposez en un clic et évitez ainsi plusieurs échanges par mail.

5. Faire matcher factures et paiements

Réconcilier vos factures avec leurs paiements vous permet d’avoir une gestion claire et à jour. Vous pourrez ainsi visualiser vos encours clients et fournisseurs en temps réel. C’est aussi un vrai gain de temps, car vous évitez que votre comptable doive vous demander des précisions, notamment dans le cas des factures réglées en plusieurs fois.

👉 Comment faire ?

Vous pouvez associer les factures et leur paiement depuis le menu Transactions, ou depuis le menu Achats > Factures fournisseurs (uniquement à partir du Plan Basique).

Pour cela, cliquez sur une facture ayant le statut à payer ou payée, puis sur la loupe. Vous pourrez ainsi lui associer un ou plusieurs paiements.

Vous pouvez faire la même chose depuis le menu Transactions.

✨ Astuce : Gagnez du temps en utilisant les suggestions de réconciliation proposées par Pennylane : elles font souvent le travail pour vous 😉

Conclusion

Avec ces quelques bonnes pratiques, vous transformez la relation avec votre comptable en un véritable atout pour votre entreprise. En centralisant vos justificatifs, en utilisant les commentaires, en répondant facilement aux demandes et en réconciliant vos paiements, vous gagnez en clarté et en efficacité !